Cómo crear un cronograma de actividades en Excel

La creación de un cronograma de actividades es importantísima para la buena coordinación y funcionamiento de todos los miembros de un equipo de trabajo dentro de una empresa. De hecho y debido a esta circunstancia, existen multitud de empresas que se dedican a la creación de herramientas de productividad y planificación. Muchas de ellas presentan interfaces intuitivas y que facilitan su uso. Con todo, todavía hay demasiados software que no cumplen con los niveles de exigencia de un equipo de trabajo y que además requieren de un proceso de aprendizaje que no suele ser demasiado llevadero.

Sin embargo, algunas empresas se olvidan de una herramienta que lleva mucho tiempo con ellas y a cuyo uso están más que acostumbradas: las hojas de Excel. Si, el Excel es una excelente herramienta para crear, por ejemplo, el cronograma de actividades del equipo de trabajo. Hemos realizado un resumen de un breve tutorial de ehow.com en el que veremos paso por paso como crear dicho cronograma en la famosa aplicación de Microsoft.

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El primer paso es identificar los proyectos, sub-proyectos y en cada uno identifica las tareas y sub-tareas a realizar. Imaginemos una empresa de Marketing cuyo proyecto es el nombre del cliente y tiene dos sub-proyectos: Social Media y e-commerce. En cada sub-proyecto definiremos diferentes tareas. El nombre de estos proyecto lo introduciremos en la primera columna de la hoja de cálculo.

En una hoja de cálculo diferente introduciremos el nombre de cada sub-proyecto. Una hoja por sub-proyecto. En la segunda columna introduciremos la fecha de inicio de los proyectos. En la tercera se introducirá la fecha que hemos establecido como fecha final. Has de tener en cuenta que estas fechas son aproximadas, ya que rara vez se llega a dichas fechas con exactitud.

En filas inferiores agrega las tareas y sub- tareas correspondientes a cada proyecto. En ellas también debes fijar las fechas de comienzo y finalización. En cierta medida, el proyecto actúa como el tronco del que nacen las ramas que son las diferentes tareas.

Añadiremos una cuarta columna que nos servirá para determinar el presupuesto que se destinará al cumplimiento de este sub-proyecto. En cada tarea, puedes hacer lo mismo, lo que te ayudará a reconocer la importancia de cada tarea según la inversión que requiere esta. El control del presupuesto es de suma importancia ya que nos ayudará a ser más exigentes con los plazos.

La quinta columna es la que definirá los recursos humanos que se destinarán a cada proyecto y tarea. Básicamente, en esta columna realizaremos la asignación de tareas a un miembro o miembros del equipo.

La última columna se utilizará para describir el estado de avance del proyecto. Para cada proyecto nos orientaremos por el número de tareas ya terminadas y si estas se han terminado en plazo. Define una serie de tareas clave para marcarlas como hitos del proyecto. Así, sabremos el nivel de avance del mismo. Esto será de gran utilidad para el jefe de proyecto, que podrá tener una visión global del proceso y podrá realizar ajustes.

Como veis, realizar un cronograma de actividades con Excel es tremendamente sencillo y sobre todo, utilizarlo será muy útil para tu equipo de trabajo.

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