Productividad personal Guía para ser más productivo en el trabajo

En el campo empresarial, la productividad personal es una de las habilidades mejor valoradas. Aunque existen
varias definiciones del concepto, una de las más extendidas habla de la relación que guarda con el desempeño laboral. Es decir, se trata de la capacidad de los trabajadores de conseguir los resultados propuestos en cualquier tipo de proyecto, más allá de su naturaleza, duración o las fases que lo componen.

Al contrario de lo que aún se cree, la productividad no es única; por el contrario, tiene varios grados o
niveles. Esto se explica porque se trata de un concepto atravesado por elementos como el tiempo, la
planificación, las fases de ejecución, la carga laboral, la formación requerida o los recursos disponibles,
entre otros.

Factores que influyen en la productividad personal

Algunos modelos organizacionales, especialmente aquellos basados en un enfoque de resultados,
van más y definen la productividad como la «cantidad de trabajo útil que ejecuta una persona en un
determinado plazo». Si los resultados corresponden con lo fijado en el plan de acción, puede hablarse
de un trabajador productivo.

La productividad puede ser baja, media o alta. Si bien los resultados son el indicador más empleado
a la hora de medirla, existen otros factores que entran en juego cuando una persona desarrolla una
tarea. Estos factores, que pueden ser condicionantes tanto externos como internos, son básicamente los
siguientes:

• El nivel de intensidad

Todas las tareas no requieren la misma energía. Algunas precisan de una atención máxima y un
esfuerzo físico enorme, mientras que otras se pueden desarrollar en ambientes tranquilos y apacibles.
Pensad, por ejemplo, en un trabajador que limpia los cristales del edificio más alto de Nueva York. Sin
duda, es un trabajo que supone mayor arrojo e intensidad que el que realiza otra persona vendiendo
entradas en la taquilla de un cine. Es un factor clave para la productividad personal.

• Concentración

Del mismo modo, existen tareas que necesitan una alta dosis de concentración, como por ejemplo las
que implican el manejo de maquinaria pesada. Pero, más allá de cuál sea la acción que se realice, el
nivel de concentración influye de manera decisiva en el resultado de los procesos. Una mayor concentración se traduce en un mayor control de las acciones y decisiones que tomamos.

• Compromiso con la tarea

Está demostrado que los trabajadores más comprometidos con lo que hacen son los que mejores
resultados obtienen. El compromiso nace del vínculo entre la persona y las tareas que ejecuta. Cuando
ese vínculo es fuerte, la persona se esforzará por dar lo mejor de sí para beneficio del proyecto. En esto
también influyen aspectos como la motivación, los estímulos y el clima laboral.

• Formación requerida

Muchos proyectos fracasan porque sus ejecutores no están preparados para asumir las tareas que
se les han delegado. Los retos que plantean las situaciones superan a las habilidades y fortalezas de
los trabajadores. Antes de medir la productividad de nuestros equipos de trabajo, conviene analizar el
grado de cualificación con el que cuentan sus miembros. Si es más bajo del requerido, debe buscarse
una fórmula que permita suplir esas carencias.

• Plazos de entrega

Los tiempos y las fechas de entrega tienen una influencia directa sobre el nivel de productividad. Por
un lado, fijan los límites temporales para la ejecución de una o varias tareas y, en cierta forma, impulsan
la acción. Pero, a la vez, pueden ser fuente de presión. Los plazos deben definirse teniendo en cuenta la
naturaleza de cada tarea, la formación de quien la realiza, el clima laboral, los recursos y los eventuales
condicionantes que puedan surgir en el camino. Sea como sea, siempre tienen que diseñarse con cierto
margen de acción.

• Recursos necesarios

Si los recursos disponibles son los adecuados, un trabajador no tendrá problemas en el momento de
ejecutar sus tareas. Distinto es cuando los recursos son mínimos o insuficientes para la situación, algo
disminuye de forma considerable su nivel de productividad y pone en entredicho la calidad del proceso.

• Planificación

Elementos como la formación requerida, los plazos y los recursos deben definirse en la etapa previa
de cada proyecto, es decir, en la planificación. Los trabajadores con una mayor planificación suelen
alcanzar más pronto sus objetivos; en cambio, los que dejan todo en manos de la improvisación suelen
perder el sentido de lo que hacen más tarde o más temprano.

El tiempo, ¿ Gran aliado o el peor enemigo?

Actualmente, la lucha contra el tiempo es casi una constante en el terreno comercial y empresarial. Todo fluye a una velocidad extrema: la información, las tendencias, los datos, los negocios y las dinámicas que se imponen en cada sector.

Lo que hoy tiene vigencia probablemente mañana no la tendrá.

Esta coyuntura ha provocado que el tiempo se convierta en un elemento indispensable de nuestra
cultura. Casi todo gira en torno a él. Día a día, miles de personas tratan de sacar el máximo provecho a
sus jornadas laborales o a las diferentes actividades que realizan, aunque no siempre los resultados son
los esperados.

Dos reglas sobre el uso del tiempo

Para tratar de optimizar el tiempo de nuestras jornadas laborales y mejorar nuestra productividad personal , existen numerosas herramientas.

Dos de las más conocidas en la actualidad son las reglas sobre el uso del tiempo, las cuales podemos
describir de la siguiente manera:

• Regla de los 2 minutos

El teórico David Allen, en su libro Get Things Done (Terminar las cosas), aporta algunos consejos prácticos para optimizar cualquier labor a la que nos dediquemos. Uno de ellos es la ley de los 2 minutos, cuyo postulado central puede resumirse así: «Si puedes hacer una cosas en 2 minutos, hazla ahora; de lo contrario, apúntala en tu lista de tareas pendientes». Aplicada de esta forma, su objetivo es centrar la atención en tareas cortas para evitar que éstas, a su vez, interfieran en otras que requieran más tiempo.

De hecho, esta regla es especialmente útil en entornos donde proliferan las interrupciones. Si un trabajador la tiene clara, difícilmente abandonará algo que esté haciendo por dedicarse a otra cosa. La premisa es sencilla: ya habrá tiempo para hacer aquello que no puedes hacer ahora; sigue en lo tuyo

• Regla del 80/20

Fue ideada por el sociólogo italiano Vilfredo Pareto. Aunque en principio tuvo una aplicación en el ámbito
económico, luego se trasladó a varias escenarios, incluido el empresarial y laboral. Según esta regla, el
20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados, mientras que el 80% del tiempo sólo produce el 20% de los resultados. Por supuesto, los porcentajes no son exactamente los mismos en cada caso, pero sí que representan muy bien los retos de eficiencia y productividad de algunas actividades.

Pareto afirma que debemos centrarnos en ese 20% de las tareas que producen el 80% de los resultados.
Es decir, es una clara invitación a jerarquizar aquello que hacemos a diario. Por ejemplo, en una lista de
diez tareas, dos de ellas tienen la misma importancia que las ocho restantes, con lo cual los esfuerzos
deben ser orientados hacia aquéllas.