Pasos para implementar una estrategia de comunicación interna eficaz

Los profesionales de la gestión empresarial insisten mucho en la comunicación externa, es decir, aquella que se desarrolla desde las propias organizaciones y cuyo destinatario se encuentra en el entorno en que éstas operan.

Por ejemplo, se habla con frecuencia de las estrategias de marketing, la definición del buyer persona o público objetivo, la reputación de la marca o la relación con proveedores y distribuidores, entre otros asuntos.

Sin embargo, la atención que se le presta a la comunicación interna no es la misma. En cierta forma, parece que se trata de un elemento que únicamente tiene que ver con las organizaciones de gran tamaño,  aquellas que están divididas en departamentos o áreas especializados y cuyo funcionamiento es complejo.

Hay algo de razón en todo ello. Para una startup con 5 trabajadores la comunicación interna difícilmente será una prioridad, pues se supone que los canales de diálogo son casi directos y que la emisión de mensajes no encarna dificultades de gran naturaleza.

Para una empresa con más de 100, sí que lo será.

Esto no quiere decir que en las pequeñas y medianas empresas no deba existir un plan de comunicación interna o, como mínimo, unas directrices. Todas las organizaciones deben desarrollar el suyo, entre otras cosas porque se trata de uno de los elementos que influye en su rendimiento, productividad y modelo de operación.

 

¿Cómo elaborar un plan de comunicación interna eficaz?

Así que, al menos por un momento, dejemos de lado aspectos como el tamaño de una organización, su número de trabajadores, su naturaleza, su campo de actividad y hasta otros elementos más concretos, como su modelo de financiación.

Lo que nos interesa en esta oportunidad es explorar los pasos básicos para implementar un plan de comunicación interna eficaz ¿Empezamos?

1) Hacer un análisis de la situación:

Una radiografía nos permite inspeccionar detalladamente ciertas zonas del cuerpo. En este caso se trata de lo mismo: analizar cuál es la situación de la empresa en temas de comunicación interna. Para ello se valoran aspectos como los canales disponibles, el tipo de comunicación imperante o la calidad de la misma, entre otros.

2) Fijar objetivos y metas:

De ese primer análisis se desprenderán los objetivos: qué necesita nuestra empresa, dónde está fallando, cómo hacer para mejorar la comunicación entre sus miembros.

 3) Identificar audiencias y canales de comunicación:

El tercer paso va estrechamente ligado al punto anterior. Hay que definir las audiencias (trabajadores, colaboradores, departamentos, etc.) y optimizar los canales existentes o elaborar unos nuevos. El objetivo es la satisfacción de las audiencias.

4) Papel de la dirección:

La gerencia debe implicarse durante todo el proceso. Son ellos los que van a movilizar al resto de la organización en el momento de implementar un plan de comunicación interna. Cuando las empresas sean demasiado grandes, habrá que identificar a aquellos líderes de sección para que el mensaje sea efectivo.

5) Determinar plazos y responsables:

Como cualquier plan, la comunicación interna necesita un responsable directo y otros que le acompañen. Esta labor puede recaer en la propia gerencia o en adjuntos a ella. También es necesario fijar unos plazos para la ejecución de las labores.

6) Seguimiento y medición:

Cuando el plan esté en marcha, sus responsables deben implementar estrategias de seguimiento, monitorización y medición permanente. Por ejemplo, pueden probar si un determinado canal está siendo efectivo o cómo puede ser mejorado. Los procesos de comunicación interna no se detienen; evolucionan y se adaptan.

 

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