Departamento de comunicación: pieza clave

Hoy en día la comunicación es una herramienta estratégica fundamental dentro de cualquier organización. Por eso, para gestionarla correctamente y de forma eficaz, es indispensable la creación del Departamento de Comunicación.

De hecho, más del 90% de las empresas españolas cuentan con un departamento de comunicación y han ido incorporando en sus estrategias organizativas este elemento, el cual les ofrece, entre otras cosas, los recursos necesarios para proyectar una buena imagen entre clientes, proveedores y colaboradores.

¿Qué sentido tiene un departamento de comunicación en una empresa?

Las empresas del siglo XXI necesitan comunicarse y expresarse como parte del mundo globalizado al que pertenecen. La información es fundamental para que las organizaciones den una buena imagen exterior y un funcionamiento interno eficaz.

Para lograr que todos los trabajadores se comprometan con la empresa, tengan un nivel de motivación alto y cumplan las metas y objetivos establecidos, la información ha de manejarse y transmitirse de forma óptima.

Por este motivo surge el departamento de comunicación, que como hemos dicho es la pieza que se encarga de gestionar de manera eficaz y positiva la información a través de los canales más adecuados para cada circunstancia.

Sin embargo, esta área no sólo se encarga de gestionar la información relativa a una empresa. Al ser un elemento estratégico de cualquier organización, del mismo modo que otros como los Recursos Humanos o la gestión financiera, también se le relaciona con aportes de otro tipo como por ejemplo:

• Maneja la información y la transforma en mensajes claros y directos. Para ello, no sólo gestiona todos los temas vinculados a la comunicación, sino que además crea las mejores estrategias en ese sentido. Eso quiere decir que no sólo vale con identificar la información que circunda la labor de una empresa; es necesario acotarla, definirla, transformarla y usarla para alcanzar objetivos o metas específicas. He ahí su gran valor como departamento.
• Protege, maneja y gestiona la identidad corporativa de la empresa, así como su personalidad, es decir, el elemento que mejor le permite diferenciarse de la competencia en el mercado. Será el área encargada de transmitir todos los mensajes que se emitan a nombre de la compañía y, por tanto, debe hacerlo en función de los valores corporativos, la misión y la visión, el público objetivo y la necesidad que cada contexto amerite.
• Gestiona las bases de datos que son útiles para la actividad comercial. De esta manera, la empresa estará al día en lo que se refiere a datos e información y podrá implementar cambios tanto en la forma como en el fondo. Se trata de una labor especialmente eficaz cuando hablamos de empresas que trabajan con datos propios de sus clientes, los cuales no sólo merecen un trato oportuno sino, además, deben gozar de confidencialidad y reserva.
• Estandariza todos los procesos comunicativos que se generan al interior de la compañía. Por ejemplo, establece canales y procedimientos para que la información fluya de forma uniforme y eficaz en cada contexto y evita, de esta manera, que la comunicación no oficial se apropie de espacios o zonas vacías.

Departamento de comunicación: gestión interna y externa

Los líderes del departamento de comunicación han de generar un tipo de comunicación capaz de transmitir en todos los niveles una visión compartida y la misión, los valores y los objetivos principales de la empresa. Ese es su principal compromiso.

A partir de esta estrategia, la idea es identificar las necesidades del personal, así como las de los clientes, proveedores, distribuidores o terceros agentes que de alguna u otra manera guarden relación con la organización. Un correcto funcionamiento de esta área supondrá una importante función interna y externa. Veamos de qué forma:

1. a) A nivel interno: existe una mayor identificación de los trabajadores con la organización y una cohesión de los valores que forman parte de la cultura de la empresa. Aumentan el compromiso el sentido de pertenencia y el rendimiento.
2. b) A nivel externo: se comunica de forma clara a los clientes potenciales qué es lo que la empresa ofrece, aportando credibilidad y positivismo.

Para las pequeñas y medianas empresas que son conscientes de que la comunicación ha de ser contemplada como una herramienta de gestión, la creación de un departamento de comunicación supone un paso importante para garantizar la eficiencia global de la empresa y un síntoma claro de sostenibilidad.

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