Claves para una conciliación bancaria eficaz

Algunas veces nos encontramos ante el hecho de que nuestros apuntes contables no coinciden con los del banco al que confiamos las gestiones financieras. Se trata de una situación más habitual de lo que creemos, y ello nos obliga a conocer las herramientas que tenemos a mano para solventarla.

La más empleada es la denominada conciliación bancaria, un proceso en el que las dos partes contrastan sus apuntes y tratan de dilucidar en dónde residen las causas para tales diferencias.

Recordemos que los períodos financieros tienen una fecha de cierre que por lo general es mensual. En ellos se registran no sólo los activos y los pasivos de las empresas, sino también los movimientos relativos a las nóminas, los préstamos, los créditos y otros compromisos financieros adquiridos en cada caso.

Otras empresas prefieren hacer dicho cierre cada quince días o incluso en plazos más prolongados, por ejemplo en períodos bimestrales, semestrales o anules. La necesidad de cada una de ellas marca dichos plazos.

Principales tipos de conciliación bancaria

La falta de concordancia entre unos y otros apuntes contables puede deberse a varias causas. En una buen número de casos, la diferencia de valores no es una cuestión de fondo sino de plazos: algunos bancos tardan en incluir cierta información, sobre todo la que se refiere a la última parte del período financiero, lo cual genera los desajustes con los libros de las empresas.

En otros casos, sin embargo, el asunto no es tan sencillo. Es entonces cuando entra en juego la conciliación bancaria, para el cual se usan dos métodos básicos:

a) Saldos correctos:

Es el método más utilizado por los departamentos contables de las empresas. Consiste en confrontar el estado de cuenta del banco con los libros contables de la compañía y ajustar las diferencias. Esto supone la elaboración de un tercer documento en el que se incluyen los saldos correctos.

b) Saldos encontrados:

En este caso, sólo se toma uno de los dos estados de cuenta, bien sea el del banco o el de la empresa, y se procede a identificar las diferencias. Únicamente se señalan aquellos valores que registran inconsistencias.

Pasos para una conciliación bancaria eficaz

Más que una cuestión de tipo contable, la conciliación bancaria es un elemento de auditoría y de control interno. Permite identificar inconsistencias de cálculo y subsanarlas al cierre de cada período. Los pasos básicos para prepararla son:

a) Comparar los estados contables. Para poner en marcha un proceso de conciliación bancaria deben existir diferencias entre los saldos de un mismo período. De lo contrario, no será más que una revisión.

b) Señalar las diferencias. Esto supone identificar los cálculos que registran fallos y el monto de los mismos. Las empresas pueden emplear cualquiera de los dos métodos mencionados anteriormente.

c) Enviar un documento solicitando la revisión. Una vez las diferencias han sido identificadas, la empresa procede a solicitar a la entidad bancaria una revisión de sus estados de cuenta. Puede hacerlo reenviando el estado que ha recibido en días pasados con los correctivos necesarios o elaborando un nuevo documento con los saldos correctos.

No obstante, los directores contables deben tener en cuenta que ciertas diferencias se deben, entre otros factores, a cheques pendientes, depósitos de última hora, errores numéricos, fallos informáticos u otras omisiones del banco. Antes de solicitar la revisión de las cuentas, es necesario tener certeza de que ninguna de estas razones de carácter secundario incide en las diferencias señaladas.

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