Amortización en estimación objetiva: ¿guardas facturas?

La obligación de conservar documentos es una de las que se aplican a todos los empresarios que realizan la amortización en estimación objetiva. La Agencia Tributaria, impone este requisito de guardar facturas y otro tipo de documentación en relación con lo declarado en cada módulo con objeto de poder sujetar lo aplicado a comprobación.

Esta exigencia obliga al empresario a planificar su actividad y gestión documental teniendo en cuenta esta necesidad.

Amortización en estimación objetiva: ¿qué documentación hay que conservar?

El sentido común y la experiencia pueden ayudar al empresario o a la persona experta en asesoría fiscal y contable a diferenciar entre la documentación que no es preciso preservar y la que deberá guardarse en buenas condiciones para poder ser presentada, caso de ser requerida por Hacienda.

En concreto, la Agencia Tributaria obliga a los empresarios sujetos a amortización en estimación objetiva a conservar la siguiente documentación:

• Facturas emitidas.
• Facturas recibidas.
• Documentos en relación con la tributación.

Obligación de conservar documentación: 3 problemas y 3 soluciones

En principio, parece una tarea sencilla, que no debería suponer mayor complicación. Sin embargo, en la práctica, muchas veces los responsables de la empresa fallan y sufren las consecuencias del incumplimiento por causas tan variadas como las siguientes:

1. Descentralización de la gestión administrativa. Se trata de algo que puede suceder cuando existe una dispersión geográfica de las oficinas y cetros de trabajo que dificulta una buena organización. En estos casos, habrá que definir un procedimiento que facilite el reunir puntualmente toda la documentación necesaria en un lugar común predeterminado.
2. Dualidad de almacenamiento de documentos en formato digital y papel. Cuando la documentación de la empresa no se almacena uniformemente y existe una heterogeneidad, bastante habitual hoy día, que mezcla papel y archivos digitales, puede resultar más sencillo descuidar un documento y olvidarse de su correcto archivado. El problema es que no se estaría garantizando su conservación y, por tanto, tampoco se estaría cumpliendo con esa obligación que se hace extensible a todos los que se acogen a la amortización en estimación objetiva. Para evitar sorpresas desagradables, conviene normalizar la función de archivado en el área de contabilidad y finanzas, determinando qué documento se archivan dónde y en qué formato. Otra opción es, como norma general, archivar todo, al menos, en formato digital.
3. Problemas de calidad en los documentos en papel pasados unos años. En algunos casos, quienes se acogen a la amortización en estimación objetiva pueden necesitar conservar facturas o documentos durante diez años. En ese tiempo, la exposición al sol, altas temperaturas, la baja calidad de la tinta empleada para la impresión o la del papel mismo pueden jugar en contra del empresario diligente. Así, podría suceder que, pese a haber archivado en un lugar seguro la documentación exigible, en el momento de ser requerida su presentación el texto se haya desvanecido o su deterioro impida la lectura y comprobación de los datos que contiene. Para evitar este tipo de situaciones, es recomendable instaurar un procedimiento nada complicado: hacer copia digital de toda la documentación. Con un escáner o una cámara fotográfica, se pueden guardar archivos en formato .pdf, .png o .jpg en el ordenador y hacer copias de seguridad que garanticen que su contenido quedará preservado.

Cumplir con esta obligación de conservación de documentos asociada a la amortización en estimación objetiva será, con estas pistas, cada día más sencillo y mejorará visiblemente la capacidad de cumplimiento de la organización.

Créditos fotográficos: hyejin kang