Priorizar tareas en la gestión del tiempo

 Toda actividad laboral está compuesta de varias tareas. Ninguna es igual a la otra y, por eso mismo, no tienen el mismo nivel de importancia dentro de los procesos. Unas son más urgentes, otras pueden esperar; unas son complejas y requieren más tiempo, otras pueden realizarse sin mayores esfuerzos.

Priorizar nuestras tareas es un paso fundamental para la buena gestión del tiempo. Es el punto de arranque de cualquier ciclo o proceso. Clasificar, dividir y desarrollar tareas nos ayuda a mejorar los niveles de rendimiento y productividad.

Sin embargo, en el terreno práctico no suele ser tan sencillo. Desde los colaboradores de base hasta los altos directivos, existe la necesidad de priorizar responsabilidades para no caer en la trampa de los elementos distractores, como los ladrones de tiempo o las actividades intrascendentes.

Por ello, antes de que te sientes a analizar cuáles tareas son prioritarias en tu agenda de actividades, es preciso que apliques ciertos indicadores para medir su importancia. Lo puedes hacer siguiendo el siguiente esquema:

a. Tareas de beneficios tangibles: aquellas que llevan a resultados reales o inmediatos. Sus beneficios se pueden apreciar en el acto mismo de realizarlas.

b. Tareas de beneficios intangibles: se refiere a las actividades que generan beneficios a largo plazo, es decir, sus resultados sólo se verán en un mediano o largo plazo. De hecho, sus beneficios dependen de la realización de otras tareas intermedias o complementarias.

c. Tareas de beneficios bajos: aquellas que, directamente, no nos aportan ningún beneficio tangible o intangible. Por lo general, pertenecen a otro ámbito de acción y se les conoce como ladrones de tiempo.

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Aprender a priorizar tareas. ¿Misión imposible?

Pero volvamos a la jerarquización y selección de tareas. Antes de decidir cuál de ellas es la que requiere mayor atención y dedicación, es preciso que nos hagamos una serie de preguntas que pueden facilitarnos este proceso:

1. ¿Cuál es el beneficio de cada tarea?

Lo decíamos hace un momento. Cada tarea debe evaluarse en función de los beneficios que suponen para nuestro puesto de trabajo.

2. ¿Qué ocurriría si no realizas dicha tarea?

Omitir una tarea tiene implicaciones para los procesos. Ésta es una buena forma de medir qué tan importantes son o si, por el contrario, podemos prescindir de ellas o delegarlas en terceras personas.

3. ¿Qué  tareas son las más urgentes y cuáles pueden esperar?

Un indicador para medir la importancia de las tareas suele ser la urgencia que éstas supongan. Salvo casos excepcionales, aquellas que requieren una ejecución inmediata son las más importantes, mientras que las que pueden esperar lo son menos o no tanto. La gran mayoría de las personas estructuran su agenda de actividades en función de este criterio. Sin embargo, también existen partidarios de postergar las actividades importantes a un segundo plano, sobre todo en los climas corporativos menos tensos y que permiten cierta flexibilidad.

4. ¿Cuál es el objetivo de cada tarea?

Las tareas intrascendentes no suelen tener un objetivo detrás. En cambio, las tareas importantes están directamente ligadas a las metas de los procesos y son determinantes para que éstos se realicen plenamente.

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