Aprende a utilizar el modelado de procesos de negocio

Hasta hace unas décadas, las empresas empleaban métodos de trabajo vertical para la gestión de sus procesos internos. Las directrices eran dictadas por un alto directivo que era dueño absoluto de las decisiones y los pasos a seguir. El resto del equipo de trabajo se limitaba a obedecer dichas directrices.

Sin embargo, los cambios culturales y los avances tecnológicos de los últimos años han obligado a modificar este enfoque jerárquico. El requerimiento actual es, en esencia, uno solo: estructuras más dinámicas para la consecución de objetivos.

El principal cambio ha sido la introducción del concepto de «proceso de negocios», que hace referencia a una secuencia coordinada de acciones que busca proporcionar valor al servicio o producto y aumentar el nivel de satisfacción en los clientes. Estos procesos tienen un flujo de trabajo y unas reglas internas, dos aspectos que se representan a la hora de plasmar las tareas propuestas a través de un modelo.

Gestión y modelado de procesos. ¿Qué es?

Un modelado de procesos puede definirse como la aplicación de ciertas técnicas para optimizar los resultados de un proceso. Es decir, se trata de identificar las dinámicas de trabajo que operan en el interior de una compañía para, de este modo, sumar los esfuerzos funcionales de cada parte y ponerlos al servicio de un objetivo común.

Todo modelado de procesos lleva implícito un aspecto de mejora de dichas dinámicas, el cual puede hacerse efectivo en dos sentidos:

a) Cuando las mejoras se introducen en un proceso que ya existe. Un ejemplo lo vemos en las tareas de gestión de calidad, a través de las cuales las empresas buscan la optimización del producto o servicio que ofrecen a sus clientes.

b) Cuando las mejoras implican un cambio radical del proceso. Aquellos casos en los que los métodos empleados deben ser sustituidos y el proceso sufre un giro en sus estrategias de acción.

Una vez se ha definido de qué tipo es el proceso, los responsables avanzan a la fase del modelado propiamente dicha, es decir, aquella en la que  el proyecto es representado a través de un diagrama o herramienta gráfica que permita visualizarlo en su conjunto.

Existen numerosas herramientas que ayudan a plasmar gráficamente (bien sea en un medio físico o a través de un elemento Software) los procesos. Entre las más empleadas están los diagramas de flujo, estado, datos e interacción de labores.

Para la representación eficaz de un modelado de procesos, es necesario reunir toda la información relativa al proyecto y seguir los siguientes pasos:

1. Definir el equipo de trabajo: Quiénes intervienen en el proceso y cómo lo hace cada uno de los miembros.
2. Requerimiento de los clientes: Qué es lo que se demanda. O dicho en otras palabras: cuál es el objetivo del proyecto y qué proyección tiene.
3. Análisis de antecedentes o proceso actual: Esta categoría se refiere a aquellos procesos orientados al mejoramiento de uno ya existente, lo que implica volver la vista sobre lo que se ha hecho hasta ahora y analizarlo.
4. Creatividad: Tras este análisis, los responsables ya están en capacidad de proponer nuevas ideas para optimizar los resultados.
5. Implantación de las mejoras: Es decir, llevar a cabo las mejoras acordadas.
6. Seguimiento: El proceso no acaba con la culminación de las tareas propuestas. A veces, incluso, es el comienzo de otros ciclos y labores.

La eficiencia y eficacia de este tipo de representación dependerá del conocimiento y manejo de métodos, técnicas y herramientas que te ayuden a modelar los procesos de negocio. Este conocimiento y destrezas puedes adquirirlos con tu MBA de EAE Business School, que te proporciona una formación actual, práctica e integral.

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