Analiza cómo el cronograma de Gantt puede organizar tu proyecto

El diagrama de Gantt es uno de los múltiples modelos de cronogramas para la gestión de proyectos. Su objetivo puede resumirse de la siguiente manera: relacionar las tareas propuestas con el tiempo previsto para el desarrollo de cada una de ellas. Esta relación da como resultado un mapa general de las actividades.

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Diseñado por el ingeniero norteamericano Henry L. Gantt a principios del siglo XX, actualmente ha adquirido gran aceptación entre numerosas empresas hasta convertirse en una valiosa herramienta para la planificación y ejecución de proyectos.

Por un lado, el cronograma de Gantt permite visualizar la ruta del proyecto en cuanto a plazos y actividades. Por otro, una vez establecida dicha ruta, sirve como referente para los gestores una vez se han iniciado las labores. Su función, pues, es igualmente valiosa tanto antes como durante la ejecución de las diversas tareas.

Aunque es especialmente propicio para proyectos complejos, por ejemplo aquellos que tienen más de 25 acciones, el modelo Gantt sirve para organizar cualquier conjunto de acciones con un objetivo común. ¿Cómo hacerlo?

 

 

Organizar tu proyecto con el modelo Gantt

Antes de emplear el cronograma Gantt, los gestores del proyecto deben tener claro cuatro elementos básicos detallados a continuación:

a) Objetivos generales:

Se trata de definir qué es lo que persigue realmente el proyecto y para qué. Es decir, una justificación del mismo. A veces este aspecto depende de la filosofía corporativa de la organización; otras, en cambio, lo dictan las aspiraciones del cliente o consumidor. En cualquier caso, es fundamental tenerlo claro.

b) Tareas propuestas:

Además de los objetivos, el gestor del proyecto debe realizar una estimación realista de las tareas que serán necesarias. Dichas tareas suelen agruparse por fases, las cuales, a su vez, deben ir relacionadas las unas de las otras. Tal como se dijo líneas más arriba, el “Gantt  chart” es un modelo que suele emplearse en proyectos de largo alcance y para los que resulta indispensable un ordenamiento temporal y temático.

c) Número de participantes:

Las tareas, a su vez, son desempeñadas por miembros de un equipo de trabajo, el cual puede variar según los plazos de entrega o el alcance del proyecto. Es importante que el gestor defina los roles de cada uno de estos miembros.

d) Recursos disponibles:

En este punto, el responsable del proyecto debe realizar una lista con todos aquellos elementos (técnicos o humanas) que permitirán el desarrollo de las tareas. Aunque suena una labor sencilla, en realidad no lo es. El principal riesgo que se corre en esta etapa es no contemplar la aparición de riesgos o dificultades durante el proceso, algo para lo que es propicio dejar cierto margen. Aquí también es oportuno incluir los gastos totales y parciales del proyecto.

Pasos. ¿Cómo se aplica un cronograma de Gantt?

1 Se definen las tareas propuestas. Dichas tareas suelen situarse en un eje vertical de la hoja de cálculo o del sistema informático empleado.

2. Se fijan los plazos de cada tarea y del proyecto en general. El tiempo para la ejecución de cada fase debe quedar claramente especificado. Entre más preciso sea dicho plazo, mejor serán los resultados. Hay que evitar las dilaciones.

3. Relacionar plazos con tareas. Es decir, trazar líneas en el centro del cronograma que vinculen los dos ejes principales. El resultado será un espacio que el gestor puede rellenar con especificaciones referidas a esa acción y ese plazo en concreto. Otra forma de hacerlo es usando colores para cada caso.

4. Monitorear los resultados. El diagrama también permite hacer un seguimiento a las labores e introducir mejoras cuando el gestor lo considere conveniente. De este monitoreo depende, en gran medida, el resultado final.

 

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