Una gestión del tiempo mejorada en 7 pasos

¿Crees que podrías mejorar tu gestión del tiempo? Como gerente o responsable de un equipo, es importante dar ejemplo y no sólo en lo que respecta a aspectos directamente relacionados con la cultura empresarial. La gestión del tiempo es uno de esos ámbitos donde todos podemos hacer grandes mejoras y, desde tu posición, tus cambios pueden inspirar a los demás para lograr aumentar el rendimiento global de la organización.

La mayoría de nosotros sentimos que podríamos beneficiarnos de unas horas extra todos los días. Parece que no hay suficiente tiempo para hacerlo todo y esto es especialmente cierto para los líderes empresariales. Pero hacer malabares no es la solución.

La gestión del tiempo ayuda a usar este recurso tan valioso de forma más eficiente y en las siguientes líneas hemos recopilado algunas recomendaciones para aprovecharlo al máximo.

Cómo optimizar la gestión del tiempo: consejos prácticos

En todas las empresas es posible optimizar la gestión del tiempo si se siguen estas recomendaciones:

1. Hacer autoevaluación. Para saber dónde mejorar en lo que respecta a la gestión del tiempo antes hay que conocer qué se dedica realmente. Hacer un balance y llevar un registro diario durante varios días seguido hace posible obtener una mejor perspectiva acerca de cuándo se es más productivo y cuando menos. También permite descubrir cuánto tiempo lleva realizar ciertas tareas, por lo que da la oportunidad de evaluar si se pueden hacer de manera más eficiente.
2. Sacar conclusiones. A la vista de los resultados de la autoevaluación hay que determinar si existen ciertas tareas que se pueden delegar o si hay actividades que deben priorizarse. Crear listas de tareas pendientes y revisarla con todo el equipo puede resultar muy beneficioso para encauzar la gestión del tiempo.
3. Apostar por la tecnología. Usar una herramienta de planificación, como puede ser un software de pago, open source o gratuito, permite mantener a todos los empleados al día sobre los plazos de los proyectos. Si se escogen herramientas en línea, la actualización es mucho mejor y, en algunos casos, puede llegar a garantizarse en tiempo real.
4. Organizarse. Una vez se ha tenido la oportunidad de observar el funcionamiento interno del negocio, es posible que tenga más sentido transferir ciertas tareas a otros empleados. Hay que reorganizar los proyectos por habilidad y competencia, más que por disponibilidad. Llegados a este punto, puede ser que la gestión del tiempo se vea optimizada si se decide asignar trabajos que requieran mucho tiempo a contratas externas.
5. Delegar. Es habitual sentirse atados a ciertas tareas que se perciben como propias, pero también es posible que resulte mucho más sencillo y eficiente que sean otros quienes las gestionen. Hace falta localizar este tipo de actividades y perder el miedo a delegar.

Por último, un aspecto que no deben olvidar quienes desean mejorar su gestión del tiempo es aprender a decir no. Como líderes empresariales nos sentimos comprometidos y atraídos en muchas direcciones diferentes, pero decir no a asuntos que alejan de los verdaderos objetivos es positivo.

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Créditos fotográficos: maselkoo99