¿Qué es y cómo elaborar una matriz de priorización?

A veces lo difícil no es definir el contenido de un proyecto; lo realmente complicado es priorizar las tareas que lo conforman y tomar las decisiones.

Recordemos que no todas las tareas que establecemos en un principio tienen la misma importancia e impacto sobre el grueso del proyecto. Hay unas que encarnan el núcleo mismo de los objetivos, mientras otras son sólo accesorias o derivadas de las primeras.

Para establecer la diferencia entre unas y otras, los teóricos de la gestión han diseñado numerosas herramientas. Una de ellas es la denominada matriz de priorización,  que además facilita la toma de decisiones y la clarificación de soluciones.

 

 

 

Funciones principales de la matriz de priorización

En términos prácticos, la matriz de priorización es una tabla o figura en la que una serie de criterios se relacionan y se confrontan entre sí. La idea es obtener información sobre el valor de dichos criterios para definir cuáles son las tareas que revisten mayor importancia y qué decisiones se pueden tomar al respecto.

Cada proyecto es distinto y por ello cada empresa implementa esta herramienta según sus propias necesidades. Sin embargo, a grandes rasgos podemos describir una serie de funciones asociadas a la matriz de priorización:

• Identificar el valor de los criterios de evaluación, pues estos son los que nos dicen qué tan relevantes son las tareas previstas. Sin ellos, serían imposibles los procesos de priorización y clasificación.

• Clarificar problemas o situaciones que en ocasiones no percibimos con la nitidez con que deberíamos.

• Analizar soluciones o alternativas. La tabla también nos ayuda a plantear soluciones a los problemas y a establecer su plan de ejecución.

• Visualizar oportunidades de mejora. No es necesario enfrentarnos a un problema para buscar alternativas. La mejora debe ser un elemento constante en cualquier etapa de cualquier proceso.

 

Matriz de priorización: pasos básicos para su implementación

Ahora bien, pasemos al plano práctico. ¿Sabes cuáles son los pasos esenciales para la implementación de la matriz de priorización, independientemente del tipo de proyecto o de sus fases de ejecución? Aquí te los resumimos:

1) Definición del objetivo:

Todo proyecto recurre a la matriz de priorización con un objetivo: jerarquizar las tareas, facilitar la toma de decisiones, visualizar problemas, etc.

2) Opciones para alcanzar el objetivo:

En este paso se establecen las opciones para alcanzar el objetivo del apartado anterior. A veces se definen por sí solas; otras, en cambio, deben establecerse entre los distintos grupos de trabajo.

3) Criterios de decisión:

También en función del objetivo central, los grupos de trabajo deben definir los criterios a tener en cuenta. Por ejemplo, si la idea es jerarquizar las tareas de un proyecto, algunos criterios podrían ser el tiempo de ejecución, los recursos para la realización de cada una, la importancia global, el impacto en el entorno, etc.

4) Ponderar criterios y opciones:

Aquí se realiza por primera vez la matriz de priorización. En ella se ubican los distintos criterios (punto 3) y se comparan entre sí, asignándoles un valor que puede ser cuantitativo o cualitativo. Inmediatamente después se comparan las opciones (punto 2) haciendo el mismo procedimiento.

5) Seleccionar la mejor opción:

En una última matriz, se relacionan los criterios y las opciones. Se multiplica el valor de cada opción con el de cada criterio y, finalmente, se elige la opción que mejor puntuación tenga. Esa es la que se pondrá en marcha para alcanzar el objetivo del que hablamos en el primero paso.

 

La matriz de priorización es una herramienta que nos ayuda a clarificar la deriva de un proyecto, más allá de cuál sea la necesidad que nos mueva a implementarla. Es útil en cualquier campo o área de la gestión empresarial.