Proyecto de una empresa: 10 soluciones para emprendedores

Ser un emprendedor es vivir en un constante desafío, a veces externo y, otras, interior. Avanzar hacia la visión implica enlazar proyecto tras proyecto de una empresa, la propia, donde todo está en juego. Hace falta estar enfocado para alcanzar las metas y, muchas veces, la complejidad resta oportunidades y aleja al empresario de sus objetivos.

Además de tener clara la misión, contar con las herramientas adecuadas puede resultar fundamental para avanzar hacia la meta. No importa lo exigente que sea el proyecto de una empresa porque, si se gana en capacidad de control, las probabilidades de éxito aumentan.

Y, precisamente eso es lo que puede conseguirse si se hace una buena selección previa de las soluciones tecnológicas que pueden apoyar al emprendimiento.

 

Cómo llevar el proyecto de una empresa al éxito

El proyecto de una empresa es responsabilidad del emprendedor, pero, en el camino hacia su entrega participan normalmente muchas otras personas.

Colaboradores, socios, empleados, freelances, proveedores o distribuidores son solo algunos de los perfiles que forman parte de la red del negocio. Todos ellos están, de una u otra forma involucrados en la iniciativa y, precisamente ahí, es donde radica una de las dificultades más comunes en los proyectos de todo tipo, la comunicación.

 

 

Mantenerse en la misma página, alinear todas las perspectivas con la visión del emprendimiento y evitar malentendidos y conflictos requiere del apoyo de la tecnología.

Entre las soluciones que mayor aportación hacen a la comunicación e intercambio fluido de información dentro del proyecto de una empresa se encuentran las siguientes:

• Google Docs. Se trata de una herramienta esencial para trabajar en un archivo con varias personas. Esta aplicación facilita que todas puedan acceder a la información desde cualquier lugar. Cualquier integrante del equipo puede revisar el contenido y hacer comentarios para que otros lo vean. Además, es posible ver quién más está trabajando en el documento y chatear con ellos, para resolver dudas en tiempo real.
• Este software permite gestionar el proyecto de una empresa de manera más efectiva, ya que, entre sus puntos fuertes se encuentra la coordinación. Asana ayuda a coordinar todo el trabajo que hace el equipo, ayudando a que cada uno de sus integrantes sepa lo que hay que hacer, quiénes son los responsables de hacerlo y cuándo deben hacerlo. Esta herramienta ofrece tableros personalizables desde donde controlar cada proyecto y sus actividades. Además, facilita la descomposición del trabajo en tareas e incluye una funcionalidad que habilita las conversaciones. Sus usuarios, señalan entre sus principales ventajas la opción de transformar los datos intercambiados en una conversación entre miembros del equipo en tareas programadas.
• Google Drive. Una de las aplicaciones más conocidas de Google habilita un espacio en la nube para el almacenamiento de archivos. Además de ser gratuito, la facilidad de uso es una de las razones que impulsan a más personas a optar por esta solución online.
• Dropbox o WeTransfer son dos soluciones diferentes para intercambiar archivos de gran tamaño. Además de servir para agilizar la actualización de los diferentes grupos de interés de un proyecto, permite elevar el nivel de protección de los datos sensibles que se empleen durante la iniciativa, facilitando que se creen frecuentes copias de seguridad.
• En el proyecto de una empresa, además del control y la comunicación, es necesaria una organización eficiente. Esta herramienta permite capturar, organizar y compartir notas desde cualquier lugar. De esta forma, no se pierde ninguna propuesta y las ideas más valiosas siempre están accesibles, listas para seguir desarrollando una nueva oportunidad de negocio.

• Google Calendar. La programación es uno de los elementos clave en cualquier iniciativa con una deadline. Google asocia esta función al calendario y al email, permitiendo a los emprendedores ganar en control. Esta solución aporta confianza y la seguridad de que ninguna fecha importante se olvidará. Gracias a esta aplicación ya no se correrá el riesgo de olvidar un compromiso o descuidar una fecha importante.
• Pese a que existen opciones con un diseño más atractivo o innovador, la calidad de esta herramienta hace que sea una de las favoritas para gestionar proyectos. Es simple, y por lo tanto fácil de usar, y muy práctica. Trello muestra un tablero en el que pueden crearse listas para establecer prioridades y clasificar tareas de forma cómoda. También incluye listas de verificación y, a diferencia de otras soluciones de Project management, es gratuita.
• Slack es una aplicación de chat que fomenta la comunicación entre los miembros de los equipos de proyecto. Hoy en día, un elevado porcentaje del éxito de cualquier iniciativa se atribuye a la colaboración. Y precisamente eso es lo que puede conseguirse con esta aplicación, que puede dividir los contenidos por canales o habilita el espacio para mantener una conversación privada. No se queda ahí, sino que también permite compartir archivos y encontrar fácilmente mensajes, notificaciones y archivos.
• Momentum es una aplicación de reemplazo de la página de inicio diseñada para inspirarte y mantenerte enfocado a lo largo de tu jornada laboral. Cuando abre su navegador, Momentum lo saluda por su nombre con una imagen y cita inspiradoras. A veces, en la rutina del emprendedor hace falta una dosis de consciencia que ayude a recuperar el foco y centrarse en lo verdaderamente importante. Esta aplicación es su mejor aliado y muy recomendable para cualquier gerente de proyecto en una empresa.
• SurveyMonkey es un servicio gratuito que puede utilizarse para crear encuestas. Muchas veces, antes de tomar una decisión es importante recibir feedback de clientes, socios o de otros departamentos. Gracias a esta herramienta es cuestión de minutos preparar una encuesta personalizada y enviarla a todos los contactos clave.

 

La tecnología se ha instalado en nuestras vidas para ponernos las cosas más fáciles y, si en el día a día ya contamos con el apoyo de nuevas soluciones para organizar nuestros hábitos, a la hora de gestionar el proyecto de una empresa no cabe duda el valor que pueden aportar. ¿Quieres tomar el control de tus tareas y concentrarte en sus objetivos?

Créditos fotográficos: scyther5