Plan de comunicación para un modelo híbrido

El plan de comunicación de la empresa debe adaptarse a su realidad y eso es algo que, en muchos casos, se ha olvidado hacer en los últimos meses. Si bien son mayoría las organizaciones que han hecho una transición exitosa al modelo híbrido, el cambio no ha calado en lo que respecta a las comunicaciones.

Sí es verdad que, inevitablemente, se han incorporado nuevos medios, como la cámara del ordenador o del teléfono móvil; y nuevas herramientas, como las aplicaciones de videoconferencia; pero sin grandes repercusiones a nivel de estrategia.

¿Sabías que cerca de 7 de cada 10 empresas no han comunicado una visión clara del trabajo posterior a la pandemia? McKinsey publica que se trata de un 68 % y alerta de las consecuencias negativas que ello puede tener para la productividad de los empleados.

Modelo híbrido: nueva estrategia de comunicación

Durante el año pasado, las organizaciones han implementado una variedad de modelos de trabajo híbridos que admiten una combinación de empleados remotos e in situ. Estos modelos continúan evolucionando. Pero ¿por qué el plan de comunicación no se ha adaptado a esta nueva realidad?

Este aspecto es seguramente uno de los que mayor transformación sufran y su impacto en la motivación, satisfacción y compromiso de la plantilla es indudable. Más que cualquier otro aspecto del trabajo, es la comunicación lo que cambiará en mayor medida bajo este nuevo modelo híbrido, y sin una planificación cuidadosa, se pueden desvanecer las cualidades más características de la cultura, como la calidez y la conexión, que son precisamente las que logran que el lugar de trabajo sea tan gratificante.

El lugar de trabajo está cambiando, pero nuestra necesidad de conexión, camaradería y apoyo no. En este nuevo panorama, las comunicaciones digitales son cruciales para garantizar que los empleados se sientan seguros, valorados e integrados.

>> Mejora tu perfil profesional con el MBA de EAE Business School <<

Plan de comunicación para la nueva realidad

Está claro que cualquier plan de comunicación hoy en día debería tener en cuenta la necesidad de invertir en infraestructura digital. Lo mismo sucede con la formación específica, para ayudar a los empleados a sacar todo el partido a estas nuevas herramientas que les hacen más autónomos.

Los lugares de trabajo híbridos, y las herramientas de comunicación digital que los hacen posibles, ofrecen importantes beneficios tanto para los empleados, en términos de satisfacción laboral, como para las empresas, ya que impulsan la productividad y la retención de empleados.

Además, conviene tener en cuenta que:

• Los trabajadores prefieren fuertemente herramientas de comunicación digital más modernas, como Slack, al correo electrónico.
• El plan de comunicación debe incluir instrucciones claras sobre cuándo, dónde y cómo se comunicarán los empleados en su nuevo lugar de trabajo distribuido. Es buena idea definir claramente los límites en torno a las videoconferencias, el correo electrónico, los mensajes de texto y las llamadas telefónicas. Quien lea el plan debe conocer con qué rapidez se espera que los empleados respondan a estas comunicaciones digitales, si se les avisará para las reuniones virtuales o si se espera que respondan a algún tipo de mensaje fuera del horario laboral.
• El plan debe ser empático y estar personalizado para cubrir las necesidades de los empleados. Al redactarlo, es preciso tener en cuenta su plan cómo le gusta comunicarse al equipo.
• Importante también considerar si hay algún problema claro con la comunicación que el plan debería resolver (por ejemplo, qué sucede si el trabajo queda sin terminar debido a conexiones perdidas o cómo conectar entre sí al personal, si los trabajadores se ubican en diferentes zonas horarias).
• Animar a todo el equipo a participar para desarrollar nuevas maneras de fomentar la conexión, incluso entre los miembros del equipo que no están físicamente presentes, y cree procesos que se adapten a diferentes horarios de trabajo respetando el equilibrio entre el trabajo y la vida de todos.

Un buen plan de comunicación ayuda a todas las personas que componen la organización a comprender qué se espera de ellos y qué pueden esperar de los demás. Eso significa que el tiempo invertido en elaborarlo está bien empleado, ya que evitará confusiones y conflictos más adelante.

Créditos fotográficos: Olena Kurashova