Mejora continua: claves Kaizen para el cambio

Ya se considere, enfoque, planteamiento o filosofía la mejora continua es el conjunto de acciones que ayudan a optimizar los procesos y reducir el desperdicio, en base a la identificación de oportunidades y a la monitorización de métricas.

Se trata de un esfuerzo que no tiene fin y se orienta a la búsqueda de la excelencia que, en la gestión Lean también se conoce como Kaizen.

Kaizen, o la mejora continua que ayuda a avanzar hacia la perfección, es un concepto que tienes sus raíces en Japón poco después del final de la Segunda Guerra Mundial. Ganó una popularidad masiva en la fabricación y se convirtió en uno de los fundamentos del ascenso de Toyota hasta convertirse en uno de los productores de automóviles más grande del planeta.

En el contexto de la metodología Lean, la mejora continua busca optimizar todos los procesos en la empresa al enfocarse en mejorar las actividades que generan el mayor valor para el cliente y al mismo tiempo eliminar tanta generación de desperdicio como sea posible.

 

¿Qué es la mejora continua en una empresa?

La mejora continua en una empresa es la búsqueda de la eficiencia y la toma de decisiones orientadas a minimizar la generación de desechos.

Según el enfoque Lean, en el ámbito empresarial puede hablarse de tres tipos de desperdicio diferentes:

• Es como se conoce a los siete desechos: están asociados a procesos principales, como son transporte, inventario, movimiento, espera, sobre-producción, sobre-procesamiento y defectos. Eliminarlos por completo es casi imposible, pero concentrarse en minimizar sus efectos negativos en su trabajo es crucial para la implementación exitosa de la mejora continua.
• Es el desperdicio de la desigualdad o la presencia de inconsistencias en un proceso que termina provocando muchos de los siete desechos de Muda. Mura evita que las tareas fluyan sin problemas a lo largo del proceso de trabajo y, por lo tanto, se interpone en el camino para alcanzar un flujo continuo.
• Alude al desperdicio de la sobrecarga, un problema importante para las empresas que aplican sistemas de inserción y que tiene su origen en el hecho de que, cuando se asigna demasiado trabajo al equipo, se está aumentado innecesariamente el nivel de estrés, tanto en el equipo como en el proceso. Muri suele ser el resultado de Mura y si desea que la mejora continua forme parte de su cultura, debe centrarse en deshacerse de esos desechos.

 

 

Para prepararse para la mejora continua es preciso crear un entorno adecuado dentro de la empresa, que puede alcanzarse en base a cualquiera de los tres siguientes enfoques:

1. Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA). El modelo Plan-Do-Check-Act es el enfoque más popular para lograr la mejora continua. También conocido como el círculo de Deming, se trata de es un ciclo interminable que tiene como objetivo ayudar a mejorar aún más en función de los resultados obtenidos.
2. Análisis de causa raíz. Esta técnica permite lograr la mejora continua al mostrar las causas de los problemas en el proceso. Es una práctica iterativa que profundiza en un problema analizando qué lo causó, hasta llegar a la raíz de lo que está provocando el efecto negativo. Se puede considerar raíz solo si el efecto negativo final se previene para bien una vez que se elimina la causa.
3. Lean Kanban. Para que la mejora continua de un proceso sea posible, antes hay que tener claro qué es lo que debe mejorarse. Si no tiene visibilidad, podrá mejorarse ocasionalmente, o de forma reactiva, pero no podrán detectarse los síntomas de un problema antes de que sea demasiado tarde.

 

¿Qué es un plan de mejora continua?

Un plan de mejora continua permite reducir al máximo la generación de desechos, al tiempo que se consigue aumentar, cada vez más, la efectividad de los procesos. Gracias al plan de mejora continua todo fluye, aunque, es preciso saber que este plan puede enfocarse de dos formas diferentes, en base a mejoras incrementales o en base a mejoras innovadoras.

Ambas pueden usarse indistintamente, pero la mejor manera de implementar un programa completo de mejora continua es combinar los dos ya que, de este modo, pueden resolverse rápidamente los problemas más pequeños y, al mismo tiempo, brindar a los más grandes la atención que merecen.

La mejora continua incremental consiste en hacer pequeños ajustes a un proceso, método o práctica para mejorarla a medida que se encuentran los problemas. Por lo general, esto cuesta menos y se puede hacer mucho más rápido que con el método innovador, pero existen algunos riesgos y desventajas al hacerlo.

Una de las grandes ventajas es la economía de plantear una mejora gradual, que sólo implica hacer pequeños cambios o correcciones en un proceso o método sin tener que revisar toda la operación, para asegurarse de que la operación continúa sin problemas y el equipo puede seguir trabajando con la máxima eficiencia.

No obstante, con la mejora continua incremental se corre el riesgo de ignorar el impacto de los cambios.

Por el contrario, la mejora continua innovadora implica realizar grandes cambios en un proceso o método. Esto tiende a costar más (en dinero y tiempo) que la mejora gradual, pero da como resultado revisiones más grandes, pero, a la vez, relevantes y precisos.

Una mejora de este tipo afecta significativamente el proceso, por lo que se necesita una gran actualización para asegurarse de que siga siendo relevante y útil.

 

¿Qué es la mejora continua de la calidad?

La mejora continua de la calidad abarca toda la organización, es un enfoque cultural que permite comprender con precisión lo que necesitan los clientes, para poder ofrecer regularmente esas soluciones dentro del presupuesto, a tiempo y de forma precisa, abarcando las pérdidas mínimas y reduciendo al máximo el desperdicio.

EL ciclo de Deming es una representación visual de los pasos a seguir para la mejora continua de la calidad, ampliamente usando en marcos de trabajo de calidad total. También llamado ciclo PDCA, está representado por una rueda, dividida en 4 cuadrantes que representan acciones diferentes:

P – Plan: planificar la mejora que se desea realizar, según un estudio, observación y cálculo.

D – Do – Llevar a cabo las acciones, realizar los cambios, aplicar las modificaciones y actualizar el procedimiento.

C – Verificar – Verificar los resultados y las implicaciones de la mejora, usando medidas y estadísticas cuando sea posible.

A – Actuar – Actuar según las observaciones y practicar las modificaciones o mejoras necesarias.

A medida que se avanza cada paso del ciclo de PDCA se reducen fallos, ineficiencias, desperdicio y se avanza hacia la perfección. Es preciso comprender que harán falta innumerables iteraciones y que, cada una, elevará los niveles de calidad un poco más cerca de la excelencia.

 

¿Qué es la mejora continua ejemplos?

Como ejemplos de mejora continua podrían citarse los siguientes:

INEFICIENCIA	SOLUCIÓN
Pérdida de tiempo en desplazamientos durante horario de oficina.	Reunir impresoras, fax, y suministros en lugar centralizado, cercano y accesible.
Duplicación de datos.	Identificar duplicados, eliminarlos y reducir las entradas manuales de información.
Cargas de trabajo desiguales.	Formación a la gerencia y monitorización del rendimiento.
Elevado número de incidentes en almacén.	Mejora de las condiciones de seguridad y salud, previa evaluación de riesgos.

Créditos fotográficos: BsWei