Matriz de competencias, ¿cómo implementarla?

Tal como paso con la matriz de funciones, la matriz de competencias es uno de los recursos esenciales para la gestión eficaz de proyectos, sobre todo para aquellos con altos niveles de complejidad tanto en el método como en las acciones en sí mismas.

Esta matriz señala de forma esquemática las personas que están capacitadas para la ejecución de las distintas tareas que conforman un proceso.

O dicho de otro modo: por un lado, nos permite estructurar los proyectos en distintas fases, jerarquías y prioridades; por otro, nos ayuda a visualizar quién está capacitado para la ejecución de las tareas y, al mismo tiempo, evaluar los estados de las labores.

 

 

 

¿Cuál es la utilidad real de una matriz de competencias?

Antes hemos mencionado la gestión de proyectos como el principal escenario para la implementación de una matriz de competencias. Sin embargo, no todas las veces es así. También se puede aplicar en procesos de orden cotidiano.

Por ejemplo, muchas compañías recurren a una matriz de este tipo tan pronto como contratan a determinado personal. La idea es facilitar la distribución de funciones y, más que nada, tener presentes las características, habilidades y destrezas que deben reunir los trabajadores para ejercer determinado cargo.

En ese sentido, la matriz de competencias es una herramienta que nos permite alinear las cualidades de los colaboradores con los objetivos generales de la empresa, sobre todo si hablamos de puestos que supongan altas responsabilidades.

Otras compañías la utilizan para los trabajadores que ya forman parte de su plantilla. En este caso, el fin es evaluar las competencias actuales de los trabajadores e identificar cuáles de ellas es necesario reforzar, actualizar o mejorar.

La idea no es que la empresa imponga las competencias requeridas y el colaborador las acepte sin más. Todo lo contrario, se trata de una especie de consenso gracias al cual se establecen las condiciones para un buen desempeño.

Por último, vale la pena señalar que, tras dicho consenso, algunas competencias quedan a cargo de la empresa y otras son exclusividad de cada colaborador.

 

¿De qué competencias estamos hablando?

El diseño de una matriz de competencias depende de las necesidades de cada caso, tanto si se aplica a procesos concretos como a estructuras o esquemas corporativos. A grandes rasgos, las 12 más empleadas son:

• Trabajo por resultados.
• Autodesarrollo (o nivel de autonomía).
• Trabajo en equipo.
• Énfasis en necesidades o exigencias de los clientes.
• Calidad de los servicios.
• Productividad.
• Madurez.
• Capacidad para el trabajo bajo presión.
• Capacidad de respuesta.
• Liderazgo.
• Motivación intrínseca y extrínseca.
• Innovación.

No obstante, conviene aclarar que cada competencia no es absoluta. De hecho, puede tener desgloses o niveles de exigencia si la empresa así lo requiere. Incluso, si se trata de procesos demasiado complejos, es casi seguro que a cada una de ellas se asigne un valor de 1-5 para determinar su nivel de cumplimiento.

 

Claves para implementar una matriz de competencias

Ahora bien, vayamos a la parte práctica del proceso. Sin olvidar la especificidad de cada caso, los pasos básicos para implementar una matriz de competencias se resumen así:

1. Identificación de competencias:

La primera medida consiste en elaborar una lista con todas las competencias necesarias para el cumplimiento de los objetivos de la organización. Una forma eficaz de hacerlo es tomando como referencia las funciones del personal de la empresa, tanto a nivel de áreas como de cada cargo.

2. Análisis de las funciones de la organización:

Una vez tengamos dicha lista en la mano, es necesario analizar una por una las funciones halladas en el paso anterior. La idea ahora es determinar niveles de importancia de las mismas y su grado de impacto e incidencia en el conjunto de los procesos, es decir, jerarquizarlas en función de los objetivos que determine cada organización. Este es un paso que requiere rigurosidad máxima para no dejar por fuera ninguna función.

3. Clasificación de competencias:

A continuación debemos proceder a clasificar dichas funciones en categorías. La lista puede ser demasiado larga y es necesario acotar de alguna manera los datos que luego servirán para elaborar la matriz de competencias. Como es lógico, las categorías deben ser lo más genéricas posible, como por ejemplo:

• Tecnología.
• Atención al cliente.
• Dirección.
• Procesos de fabricación.
• Diseño.
• Gestión de calidad.

4. Asignación de competencias a cada tarea:

Hecha esta clasificación, el siguiente paso consiste en asignar a cada uno de los cargos del mapa corporativo las habilidades y competencia necesarias para su desempeño. Dichas competencias deben guardar estrecha relación unas con otras e incluso en algunos casos pueden repetirse, pues para eso se ha realizado previamente el proceso de clasificación en categorías.

5. Valoración de los colaboradores:

Después de asignadas las competencias, la directiva procede a evaluar a todos los colaboradores de la organización con el objetivo de determinar si éstos están en capacidad de asumir los cargos a los que aspiran (o que de hecho ya ocupan). En este punto es cuando se suelen utilizar los patrones de evaluación que hemos expuesto anteriormente, como por ejemplo la puntuación del 1 al 5 o el empleo de calificativos del tipo ‘aceptable’, ‘bueno’ o ‘excelente’.

 

Matriz de competencia: ventajas de su implementación

El resultado que obtengamos de este proceso debe arrojar coherencia entre el nivel de capacitación de los trabajadores y las funciones para las que han sido delegados. Entre las principales ventajas de emplear la matriz de competencias se destacan:

• Detecta problemas de capacitación en determinados niveles corporativos; algunos trabajadores no tienen la formación necesaria para desempeñar las funciones que les han asignado y es preciso reubicarlos o suministrarles el tipo de formación que requieren.

• Identifica trabajadores infravalorados o que por el esquema no estén al frente de cargos en los que pueden desarrollar todo su potencial.

• Señala la distribución ineficaz de funciones o incluso la duplicidad de las mismas dentro del mismo esquema.

• Define perfiles profesionales concretos en procesos de reclutamiento o selección de personal, lo cual facilita el trabajo, no siempre sencillo, que en este sentido desempeñan los responsables de Recursos Humanos.

 

Ahora que ya conoces los usos de la matriz de competencias y sus principales ventajas, decídete a implementarla en tu negocio. Te aportará claridad, eficacia y productividad.