Fichar en el trabajo: retos y soluciones para empleados remotos

Fichar en el trabajo es uno de esos gestos cotidianos que podrían haber desaparecido, o quedar relegados a la memoria de tiempos pasados… ¿o tal vez no? En respuesta a las incertidumbres presentadas por la crisis del coronavirus muchas organizaciones se han dado cuenta de que la única solución es trabajar de forma remota.

La digitalización se ha acelerado incluso en las PYME españolas, que necesitaban flexibilizar sus políticas, llegando a un punto en que muchos empleados y sus gerentes, han trabajado lejos de la oficina, desde sus hogares, por primera vez.

 

¿Es posible adaptarse al trabajo remoto tan rápidamente?

Las circunstancias nos han demostrado que sí lo es. Iniciar sesión en el ordenador de casa en vez de fichar en el trabajo; y asistir a videoconferencias en vez de acudir a la sala de Juntas son detalles de la nueva realidad.

Si bien es cierto que lo ideal hubiese sido poder definir políticas claras de trabajo remoto e implementar un programa capacitación acorde por adelantado, en tiempos de crisis, como los vividos, no ha habido opción. Ha sido preciso acelerar un proceso en el que los negocios iban avanzando poco a poco, presentando niveles de madurez muy distintos.

Afortunadamente, hay medidas que pueden tomarse para mejorar la eficiencia y compromiso de los empleados remotos. Lo primero es, no obstante, conocer los retos que plantea esta situación a las organizaciones y sus plantillas.

 

Fichar en el trabajo y otros desafíos que plantea el trabajo remoto

Las empresas deben comprender los aspectos que dificultan el trabajo para evitar caídas en la productividad, desmotivación de la plantilla y la falta de satisfacción de sus trabajadores. Entre los desafíos inherentes al trabajo remoto se encuentran los siguientes:

• Menor control. No solo es que ya no existe la posibilidad de fichar en el trabajo, sino que la falta de supervisión cara a cara aumenta la preocupación de la gerencia. Los responsables del negocio temen que los empleados no trabajen tan duro o eficientemente. Al mismo tiempo, la plantilla lucha con un acceso reducido al apoyo gerencial y la comunicación. En algunos casos, los empleados sienten que los gerentes remotos no están en contacto con sus necesidades y, por lo tanto, no les ofrecen el soporte necesario ni les ayudan a sacar adelante sus tareas.
• Menor conocimiento y visión. La falta de acceso a la información es un problema importante al que se enfrentan las plantillas que trabajan en remoto. Los teletrabajadores necesitan invertir un esfuerzo y tiempo extra para localizar la información que requieren para completar sus tareas. En algunas empresas, el personal de departamentos como el de IT pueden verse desbordados.
• Conflictos laborales. La falta de conocimiento del medio, la novedad de los nuevos métodos de comunicación y la inexperiencia de algunos usuarios de negocios llevan a que se puedan malinterpretar los mensajes, por ejemplo, un correo electrónico, provocando una menor disposición a favorecer a algún compañero de trabajo o un aumento del estrés y la insatisfacción laboral.
• La sensación de aislamiento es uno de los inconvenientes más comunes del trabajo remoto. En España, las personas prefieren, por lo general, el contacto informal en el lugar de trabajo. A largo plazo, el aislamiento puede derivar en un descenso del compromiso e incluso puede dar lugar a un mayor absentismo laboral o la fuga de talento.
• Aumento de los fallos. Los errores humanos pueden producirse en cualquier lugar, pero, cuando se trabaja desde casa, sobre todo si toda la familia se encuentra allí confinada también, las distracciones en el hogar juegan en contra del teletrabajador. El trabajo virtual se hace menos efectivo y eso es algo que debe ser tenido en cuenta desde la planificación.

 

Cómo puede la empresa apoyar a sus teletrabajadores

Aunque el trabajo remoto puede estar lleno de desafíos, hay medidas que pueden tomarse para facilitar la transición. Las acciones que la empresa puede tomar están relacionadas con:

1. Una nueva forma de fichar en el trabajo. No es necesario un correo de buenos días y otro a última hora de la jornada. Puede bastar con mantener una llamada diaria con los empleados remotos. Una forma regular y predecible de contactar que fomente la comunicación bidireccional. Si se requiere un mayor control, siempre puede evaluarse la posibilidad de instalar algún tipo de software de gestión que facilite la supervisión del progreso de las tareas.
2. Opciones de tecnología de comunicación. No basta con el correo electrónico. Herramientas como Trello, Skype, GoogleDocs, Zoom o Slack facilitan el día a día a la plantilla y la gerencia, mejorando el intercambio de comunicación y haciendo más efectivos los minutos frente a la pantalla.
3. Compromiso sólido. El trabajo remoto se vuelve más eficiente y satisfactorio cuando los gerentes establecen expectativas para la frecuencia, los medios y el momento ideal de comunicación para sus equipos.

Además de estos aspectos prácticos, no hay que olvidarse de la importancia de ofrecer reconocimiento, gratitud y apoyo emocional, especialmente en el contexto de un cambio brusco al trabajo remoto, como es el caso actual. Interesarse por cómo le está yendo esta situación de trabajo remoto hasta ahora a la otra persona puede surtir más efecto que pensar en alternativas para que ese empleado pueda fichar en el trabajo desde su ordenador.

Créditos fotográficos: Manu Reyes