Fases esenciales para la optimización de procesos

La optimización de procesos en una empresa es una tarea que demanda esfuerzos, herramientas y recursos que no en todos los casos se pueden obtener, especialmente en aquellas empresas que acaban de ingresar en el mercado o que por su infraestructura, su modelo de gestión o su nivel de beneficios no los pueden asumir.

Sin embargo, también es cierto que nunca antes como ahora esta optimización se había vuelto esencial para evaluar lo que ocurre de puertas para adentro en un negocio y corregir los errores que puedan presentarse en cualquier punto del sistema productivo.

 

Momentos esenciales en la optimización de procesos

Si existe una palabra que resume la optimización de procesos es la cohesión: de las áreas de una empresa, de sus trabajadores y las funciones de cada uno, y sobre todo de los objetivos con respecto a las necesidades del cliente.

El objetivo central de esta labor es eliminar todas las barreras que impidan un buen desempeño, tanto de las personas involucradas como de los sistemas que refuerzan las acciones humanas. Es decir, es una tarea dinámica y en permanente transformación.

 

 

Muchas empresas aún ignoran cuál es la mejor forma para implementar un sistema de optimización de procesos. Y la verdad es que no existe uno establecido como tal. Hay varios y cada uno de ellos con características adaptables a cada idea de negocio.

Pero, aun así, sí que es posible entender esta optimización como un proceso estándar u sirva tanto a un negocio de coches como para otro de moda infantil. Para cualquiera de los dos casos (o de otros muchos), las fases que no pueden faltar en este proceso son:

1. Definición de objetivos y metas:

Los objetivos se resumen básicamente en una cuestión: ¿para qué buscamos la optimización de procesos? Es decir, ¿qué nos ha traído hasta aquí? Aparte de ello, es indispensable revisar los recursos disponibles, pues de nada nos vale hacer las mejores proyecciones si no podemos llevarlas a cabo.

2. Diseñar el proyecto:

Definido el elemento (o los elementos) a mejorar con este proceso, el próximo paso consiste en documentar las acciones, elegir los recursos tecnológicos para cada fase, establecer tiempos de entrega y, por supuesto, implicar y motivar a los equipos que van a implementarlo.

3. Analizar los resultados obtenidos:

El negocio debe disponer, a su vez, de herramientas capaces de monitorizar las acciones propias de la optimización de procesos. Esto se realiza aplicando una fórmula relativamente sencilla: evaluar si los resultados se ajustan a lo que se ha previsto en un principio y determinar si existen desviaciones con respecto a los objetivos. Recuerda, la clave está en la alineación.

4. Seguimiento posterior:

Un cuarto paso en este proceso es el control regular que se haga después de que las acciones se han llevado a cabo. En realidad, el control se fundamenta en los tres pasos anteriores (planificación, documentación y seguimiento) y señala una cuarta fase cuyo objetivo es verificar si la adaptación del negocio al proceso de optimización ha sido exitosa. El punto culminante de este seguimiento llegará cuando la empresa haya asumido la mejora continua como parte de su filosofía.

 

Ya conoces las fases esenciales para implementar un sistema de optimización de procesos. Ahora lo siguiente es valorar cómo llevarlas a cabo en tu negocio y cómo éste debe adaptarse a los cambios que un proceso de estos supone. ¡Cuánto más rápido lo hagas, más pronto verás sus numerosos beneficios!