Elementos del informe de auditoría interna

La auditoría interna es un instrumento al que recurren las empresas en momentos concretos de su actividad para valorar el cumplimiento de sus metas y, a la vez, mejorar los procesos y las operaciones que allí se realizan.

Al ser de carácter excepcional, es decir, que no responden a una práctica habitual en las compañías sino que se enmarca en situaciones concretas, es un proceso que requiere rigurosidad, objetividad y pautas muy claras para la obtención de conclusiones útiles respecto a los objetivos que las han motivado.

Las auditorías, que se reflejan en un documento denominado informe de auditoría interna, en muchas ocasiones forman parte de los sistemas de control que las propias organizaciones establecen en su estrategia corporativa o plan organizacional, como por ejemplo aquellos que monitorizan la calidad o el rendimiento.

 

 

 

¿Quién elabora el informe de auditoría interna?

El informe de auditoría interna es responsabilidad del auditor jefe, quien no sólo es el encargado de la redacción del mismo, sino también de la aprobación y revisión de las no conformidades que se incluyan en el documento.

Sin embargo, este auditor cuenta con el apoyo de un grupo de colaboradores a los que delega funciones concretas. Son ellos los que realizan las entrevistas de campo, recogen los datos requeridos, toman las muestras pertinentes y examinan de cerca los procesos, entre otras labores.

Este grupo no debe ser muy numeroso, a menos que el tamaño de la empresa así lo requiera. Lo idóneo es que sea un equipo pequeño para que haya unidad y los objetivos y la información del proceso no pierdan cohesión.

Según los expertos, el informe de auditoría interna no debe tardar más de 15 días desde la finalización de la auditoría como tal, pues cuando se supera ese plazo se suelen olvidar ciertos detalles y pasar por alto algunos aspectos que enriquecen el proceso.

 

Lo que no puede faltar en tu informe de auditoría interna

La familia de normas ISO, en su estándar 19011, señala los 7 elementos básicos que se deben incluir en un informe de auditoría interna. Veamos:

• Objetivo de la auditoría:

Se describe la razón por la cual se puso en marcha este proceso y, si es el caso, se mencionan los objetivos de segundo o tercer orden.

• Alcance:

Se especifican los departamentos, áreas, secciones o delegaciones en las que se llevó a cabo la auditoría y se describe brevemente el grado de intervención que se realizó en cada uno de ellos.

• Criterios de la auditoría:

En función de los objetivos, se procede a nombrar los criterios que se tuvieron en cuenta para auditar la empresa y los indicadores empleados.

• Equipo auditor:

Se nombran a los miembros del equipo de trabajo que ha realizado la auditoría, en cabeza, claro está, del auditor jefe. Cuanto mejor queden especificadas las funciones de cada uno, mayor claridad tendrá el proceso.

• Fecha y lugar de realización:

En este caso se habla de la duración del proceso, fecha de inicio y de finalización, así como del lugar en que se efectuó.

• Hallazgos:

Constituye sin duda la parte más importante del documento. Con un lenguaje claro, conciso y directo, sus autores mencionan lo que descubrieron durante el proceso de auditoría. En este sentido, la norma ISO 19011 recomienda seguir el esquema del Orden de Sistema de Gestión, el cual habla de describir los requisitos cumplidos y aquellos que, por diversas razones, hayan quedado pendientes.

• Conclusiones:

Por último, el equipo auditor redactará una serie de conclusiones sobre el proceso en términos claros y específicos. Esta información es la que servirá para implementar soluciones que mejoren la situación interna de la empresa.