Cuadrante de trabajo: cómo hacerlo y su importancia

Confeccionar un cuadrante de trabajo puede resultar complicado para los responsables de personal. Es complicado anticipar con precisión las necesidades de personal y maximizar la productividad sin dejar de ser justo con los empleados.

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¿Qué es un cuadrante de trabajo?

Un cuadrante de trabajo es una herramienta, analógica o digital, que ayuda con la planificación de turnos y horarios. Sirve como apoyo para la organización de la empresa al organizar la distribución del personal, sus funciones y responsabilidades.

Además de los roles y turnos, este cronograma a menudo puede incluir cosas como:

  • Vacaciones del empleado.
  • Programas de formación.
  • Consideración de superposición de turnos.

Un cronograma mantiene las operaciones del negocio funcionando a un ritmo ideal y ayuda a mantener alta la moral del personal. Sin embargo, cuando los responsables de personas no se toman el tiempo necesario en preparar el cuadrante de trabajo, la mala organización puede causar un impacto negativo, en áreas como:

  • Atención al cliente, por escasez de personal.
  • Finanzas, por exceso de personal.
  • Talento, por la alta tasa de rotación.
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¿Cómo se hace un cuadrante de turnos?

La planificación anticipada es clave para elaborar un cuadrante de trabajo por turnos. Hay que tener en mente las necesidades de la organización y priorizar el equilibrio con las de los empleados. Una forma de enfrentarse a esta tarea con mayores probabilidades de éxito es teniendo en cuenta:

  • Datos históricos por departamento (ventas, producción, almacén, etc.) para asegurarse de contar con el personal adecuado durante los momentos más ocupados y también en los más tranquilos.
  • Análisis de niveles de personal y disponibilidad, en base a horarios y registros de asistencia. Un enfoque es permitir que los empleados elijan sus turnos regulares o soliciten cambios a través de una aplicación de programación que les permita actualizar su disponibilidad directamente.
  • Conocimiento de los empleados que desean turnos extra para tener claro quiénes están abiertos al trabajo adicional. Ello facilita llenar los vacíos cada vez que haya cambios de horario de última hora.
  • Cumplimiento, normativa interna y cultura de empresa. Además de las normas y reglamentos locales, los principios y valores de la organización deben quedar representados en el proceso de elaboración del cuadrante de trabajo.
  • Comunicación de la programación de manera efectiva, asegurando que los empleados están bien informados de los nuevos turnos.

¿Cómo organizar los turnos de trabajo?

No existe una regla única para el establecimiento de turnos laborales, ni puede hablarse de una mejor manera de crear horarios de trabajo, aunque sí que es recomendable seguir estas pautas para obtener resultados satisfactorios:

  • Tomarse el tiempo que sea necesario para entender al equipo.
  • Analizar la carga de trabajo.
  • Contar con herramientas digitales que peritan la actualización, faciliten la comunicación y hagan posible el acceso a la información en autoservicio.
  • Hacer un seguimiento de las horas de entrada y salida de los empleados.
  • Buscar que la distribución de turnos se realice de manera justa.
  • Publicar los cambios con la anticipación necesaria.

Ejemplos de cuadrantes de trabajo

Ahora que ya conoces lo que es un cuadrante de trabajo, cómo organizarlo y las claves de su preparación, solo te queda buscar inspiración en estos ejemplos:

No te olvides de que lo más importante para acetar con la organización del trabajo, sea la industria y tipo de empresa que sea, es contar con las personas adecuadas para llevar a cabo la gestión. Profesionales preparados, con la formación adecuada y una visión que encaje con la cultura organizacional.

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Créditos fotográficos: nudall30


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