Comunicación eficaz en una videoconferencia

La videoconferencia es la tecnología que permite mantener reuniones con varios interlocutores ubicados en diferentes lugares, que pueden mirarse a la cara (imagen de la misma) y hablar en tiempo real usando alguna aplicación específica. Se trata de un formato que, en ocasiones, puede plantear desafíos a la comunicación eficaz, en especial debido a que es diferente de las videollamadas simples, que normalmente son comunicaciones de vídeo entre solo dos interlocutores.

El auge de la videoconferencia es un hecho. Hace algún tiempo, las videollamadas o las conferencias eran un lujo que requería equipos y experiencia costosos. Hoy, un móvil es todo lo que se necesita para organizar una, siempre que exista la conectividad a Internet adecuada.

La herramienta de videoconferencia gratuita más establecida es Skype. Sin embargo, existen alternativas como Google Hangouts, join.me o TeamViewer, entre otros.

Comunicación eficaz en 5 claves

Las videoconferencias son muy similares a las reuniones individuales pero, para asegurar una comunicación eficaz de principio a fin, es preciso tener en cuenta distintos aspectos, como:

1. Hay que tener en cuenta que la videoconferencia tiene un requisito de ancho de banda mucho mayor que una simple llamada de vídeo. Además, todos los participantes deberían tener las mismas disposiciones de conectividad, o se corre el riesgo de perder gran parte de la sesión, además de menoscabar el valor de la experiencia colectiva.
2. La videoconferencia implica el uso de herramientas y software, por lo que, para una comunicación eficaz, es mejor configurar y probar los micrófonos antes de la hora de la reunión. De este modo se evita que planteen problemas más adelante. También conviene asegurarse de que los programas de comunicación de vídeo estén configurados correctamente para evitar interrupciones en el medio de la conferencia.
3. Comunicación no verbal. Dado que la conferencia tiene un componente visual, no debe olvidarse que la audiencia estará observando las señales no verbales. Asegurarse de que las manos se vean claramente en el vídeo y de que la expresión facial siempre coincida con el estado de ánimo y el tema resulta fundamental para una comunicación eficaz.
4. Calidad de imagen. Los vídeos de calidad entregan una mejor experiencia de comunicación. Las personas se distraerán si la imagen de alguno de los participantes se vuelve borrosa o excesivamente brillante. Es preciso tener en cuenta que la cámara esté bien posicionada con respecto a la iluminación de la habitación.
5. Al comienzo de una reunión, debe confirmarse si los micrófonos funcionan y, para ello, se puede aprovechar el momento de saludar a los demás participantes. Hay que recordar permanecer en silencio mientras otras personas hablan durante la videoconferencia. Un error común es mantener el micrófono encendido cuando otro interlocutor está hablando, por suerte, es sencillo de evitar.

Finalmente, debe limitarse cualquier acción que pueda distraer a los otros o distraernos a nosotros. Para una comunicación eficaz en videoconferencia, hay que tratar de evitar actividades como revisar correos electrónicos o mensajes de texto. Lo más apropiado es posponerlas hasta que termine la conferencia. Cualquiera de estos actos puede hacer que la audiencia sienta que no se está prestando suficiente atención a lo que tiene que decir.

En una videoconferencia, igual que sucede en persona, la comunicación eficaz empieza por mantener contacto visual con quien habla.

Créditos fotográficos: AndreyPopov