La calidad de proyectos y sus normativas

Es posible que alguna vez hayamos tenido lo que parecía una idea brillante para un proyecto, sólo para descubrir que al final no cumple con las expectativas de tu cliente. Esta es una situación muy frustrante, pero que podría evitarse con una correcta gestión de la calidad de proyecto. ¿Cómo puedes estar seguro de que los resultados de un proyecto están a la altura de las expectativas de los clientes? 

La respuesta se encuentra en la implementación de las normativas y estándares que nos ayudan a asegurar la calidad en la gestión de proyectos, como la reconocida ISO 9001 y las directrices UNE-EN ISO 21500. Además, veremos cómo la implantación de un sistema de gestión de calidad de proyecto puede transformar la operativa de una empresa y los beneficios que esto conlleva.

Si eres un profesional o aspirante a gestionar proyectos de manera efectiva, conocer estos estándares puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de tus iniciativas. En EAE Business School Madrid, el Máster en Project Management ofrece una formación que abarca estas y otras herramientas necesarias para la gestión exitosa de proyectos.

¿Estás listo para descubrir cómo las normativas de calidad pueden revolucionar tus proyectos y cómo aplicarlos en tu organización?

Normativas y estándares de calidad en la gestión de proyectos

El primer paso a seguir para asegurar la calidad en gestión de proyectos es comprender y aplicar las normativas y estándares de calidad internacionales. Y dos de los estándares más reconocidos y utilizados a nivel global son el sistema de gestión de calidad ISO 9001 y las directrices para la dirección y gestión de proyectos UNE-EN ISO 21500. Dominar estos estándares puede significar la garantiadel éxito y la satisfacción del cliente en cada iniciativa.

Sistema de gestión de calidad ISO 9001

El sistema de gestión de calidad ISO 9001 es la norma que establece los requisitos para un sistema de gestión de la calidad efectivo. Su objetivo es garantizar que las organizaciones puedan satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes de manera coherente, proporcionando un marco sistemático para mejorar la calidad de los productos y servicios a través de la planificación, el control y la mejora continua.

Una de las bases de la ISO 9001 es la formulación de una política de calidad que refleja el contexto de la empresa y sirve como base para establecer objetivos de calidad que podemos medir. 

La norma exige una planificación cuidadosa para alcanzar los objetivos de calidad que incluye: la identificación de recursos necesarios, la asignación de responsabilidades y la definición de plazos, además de una evaluación continua para identificar oportunidades de mejora y mitigar riesgos.

Directrices para la dirección y gestión de proyectos UNE-EN ISO 21500

Publicadas originalmente en 2012 y actualizadas recientemente, las directrices UNE-EN ISO 21500 proporcionan un marco integral para la dirección y gestión de proyectos, permitiendo una visión global de las relaciones entre todas las normas de gestión de proyectos elaboradas. 

Uno de los cambios más significativos en las actualizaciones recientes de la ISO 21500 es el cambio de un enfoque orientado a procesos a uno basado en principios y buenas prácticas. La norma incluye recomendaciones sobre cómo los proyectos pueden generar resultados y beneficios, la importancia del entorno organizacional y la consideración de roles y responsabilidades adicionales.

La implementación de un sistema de gestión de calidad dentro de la empresas

La implementación de un sistema de gestión de calidad es un proceso meticuloso con diversas etapas necesarias para asegurar que el sistema sea eficaz y sostenible a la vez.

1. Compromiso de la dirección: este compromiso asegura que todos los niveles de la empresa estén centrados en los mismos objetivos de calidad de proyecto. Es también su función la de formular una política de calidad coherente con los objetivos estratégicos de la empresa, así como la asignación de responsabilidades, nombrando un líder o equipo responsable de la implementación y mantenimiento del sistema de calidad en gestión de proyectos.
2. Evaluación inicial y planificación: es el momento de evaluar los procesos existentes en la organización, identificar deficiencias y encontrar posibles áreas de mejora. A continuación se deben definir los objetivos de calidad basados en las políticas formuladas y comunicarse a todos los niveles de la empresa involucrados.
3. Desarrollo de procedimientos y documentación de procesos: llega el momento de crear procedimientos documentados para todas las actividades y procesos que afecten a la calidad. 
4. Capacitación de empleados y comunicación interna: de ser necesario, se deben desarrollar e implementar programas de capacitación para que todos los empleados comprendan la importancia de un sistema de calidad y sus responsabilidades específicas dentro de este. Es importante establecer canales de comunicación para informar a los empleados sobre los objetivos, políticas y procedimientos de calidad, ya sea mediante reuniones o a través de boletines y plataformas digitales.
5. Implementación de procesos, monitoreo y medición: con el sistema documentado y el personal capacitado, el siguiente paso es poner en práctica los procedimientos y políticas documentadas. También implementar mecanismos de monitoreo y medición para evaluar la efectividad., así como el uso de indicadores clave de desempeño (KPI) y herramientas de análisis de datos.

Auditorías y evaluación de la calidad

Las auditorías de calidad son revisiones sistemáticas e independientes que se realizan para determinar si las actividades y resultados cumplen con los planes y procedimientos establecidos, así como con los requisitos normativos y de la organización. 

Estas prácticas permiten a las empresas revisar, verificar y mejorar continuamente sus procesos de calidad, de manera que puedan asegurarse de que se están cumpliendo los estándares establecidos y se aplican mejoras de manera constante.

Existen varios tipos de auditorías que se pueden llevar a cabo en una empresa:

• Auditorías internas: realizadas por personal interno o equipos especializados dentro de la empresa para evaluar la efectividad del sistema de gestión de calidad y el cumplimiento de los procedimientos y políticas internas. 
• Auditorías externas: realizadas por auditores independientes o por organismos de certificación externos, necesarias para obtener y mantener las certificaciones de calidad.
• Auditorías de proveedores: para evaluar la capacidad de los proveedores de cumplir con los requisitos de calidad de la empresa.

Los beneficios y las ventajas de una gestión de calidad 

Implantar un sistema de gestión de calidad de proyecto no se trata sólo de cumplir con normas y regulaciones. Se trata de crear un sistema que impulse la productividad, mejore la satisfacción del cliente y potencie la competitividad en el mercado. Al minimizar errores y defectos, las empresas pueden además reducir desperdicios en materiales y recursos, lo que se traduce en ahorros considerables. Piensa que la gestión de calidad de proyecto pone énfasis en la prevención de problemas en lugar de en su corrección, y esto también evita gastos elevados asociados con la reparación de defectos y fallos en los servicios.

Pero la gestión de calidad, además de beneficiar a los clientes y la empresa en general, también impacta positivamente en la motivación y satisfacción del personal, permitiendo identificar y reconocer el buen desempeño individual de cada uno de los trabajadores.

Conclusiones

A través de la implementación de normas y estándares como ISO 9001 y UNE-EN ISO 21500, las empresas pueden establecer procesos sólidos que aseguren la calidad de proyecto en todas sus etapas.

Hemos visto que los beneficios de una gestión de calidad bien estructurada son amplios y profundos. Se logra mejorar la satisfacción del cliente, la reducción de costos operativos, el aumento de la productividad, la mejora de la reputación de la empresa y una ventaja muy reseñable frente a la competencia. Pero también la creación de una cultura de mejora continua, mientras se facilita la gestión de riesgos y el cumplimiento de regulaciones, al tiempo que aumenta la motivación y satisfacción del personal.

Programas como el Máster en Project Management de EAE Business School Madrid preparan a los profesionales interesados en llevar la calidad en gestión de proyectos al máximo nivel. Y es que adoptar y mantener un enfoque sistemático y proactivo hacia la calidad, además de proteger a cualquier empresa contra posibles fallos y problemas, también la posicionará como líder en su sector.