Contabilidad online: cómo adptarse

Que la gestión empresarial del siglo XXI y las nuevas tecnologías son elementos que van de la mano no es ninguna novedad. De hecho, en otros post ya te hemos hablado de cómo las herramientas online se pueden integrar a tus labores de gestión, haciéndolas más eficaces, dinámicas y productivas.

Dentro de la gestión, la contabilidad es una de las áreas que más importancia tiene en el conjunto de una empresa y, por tanto, una de la que mayor necesidad tiene de adaptarse a los recursos digitales de la época en la que vivimos.

¿Por qué adaptar la contabilidad a los recursos digitales?

Muchas empresas han adaptado su contabilidad a los recursos online por las múltiples ventajas que estos ofrecen, entre ellas una mayor agilidad y precisión, la posibilidad de realizar seguimientos permanentes e incluso la efectividad de los cálculos y previsiones.

Sin embargo, ya no se trata tanto de todo lo que ganamos adaptando nuestras áreas contables a estos recursos. El verdadero asunto es que, en este nuevo contexto, dicha adaptación ya empieza a ser un requisito.

Para no ir más lejos, has de saber que las instituciones fiscales en España ya exigen a las empresas proporcionar a través de medios electrónicos la información tributaria relativa a asuntos como el Impuesto de Valor Agregado (IVA).

Hablamos, en concreto, del denominado IVA online o IVA en tiempo real, un proceso que permite que las empresas envíen información sobre este impuesto de manera inmediata a la Administración correspondiente.

Se calcula que al menos unas 62.000 en el país empresas tendrán que adaptarte a esta nueva exigencia, la cual entrará en vigor a partir de julio próximo. Dichas empresas equivalen al 85% del total de facturación por este concepto.

Para ello, técnicamente deben recurrir a proveedores tecnológicos como Seres o HP Software, los cuales permitirán que las empresas envíen información en tiempo real a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.

 

¿En qué consiste la adaptación al IVA online?

Además de definir el software o herramienta tecnológica que nos ayudará a realizar las operaciones anteriormente descritas, es necesario valorar otros elementos para lograr un proceso de adaptación eficaz. Dichos elementos son tanto digitales y técnicos como de gestión y organización interna. Veamos:

• Comunicación directa con la Administración. Lo primero pasa, claro está, por definir canales permanentes de interacción con la autoridad fiscal, que en este caso es la Agencia Tributaria. La comunicación debe ser eficaz y ágil en los dos sentidos; ambas partes así deben exigirlo.
• Gestionar errores de forma eficaz. Al ser la información es tiempo real, las empresas deben adaptarse de tal modo que puedan corregir eventuales fallos o inconsistencias en un período corto, ojalá no más de 4 días.
• Seguimiento a los diferentes libros de registro. Los libros de registro deben mantenerse actualizados y, obviamente, digitalizados. De este modo, se convertirán en una fuente directa de información fiscal que se podrá consultar tanto en operaciones diarias como en trámites oficiales.
• Disponibilidad de información permanente. Otra exigencia dentro del proceso de adaptación digital es que las empresas deben disponer de personal para atender cualquier necesidad o petición en cualquier momento.