Ventajas y desventajas de las reuniones semanales

Las reuniones laborales son un recurso que permiten la monitorización y el seguimiento de procesos. Aunque pueden ser personalizadas, suelen girar en torno a los objetivos trazados por uno o varios grupos de trabajo.

Sin embargo, no en todos los ámbitos gozan de una buena reputación. Esto se debe a que muchas reuniones no son explotadas de la forma adecuada. Por ejemplo, en algunos casos se convierten en espacios en los que afloran temas que no guardan ninguna relación con el campo profesional o laboral.

Otras veces el problema reside en su regularidad. En la actualidad, en muchos campos profesionales es común oír hablar del exceso de reuniones y de los bajos niveles de productividad de las mismas. Se convierten en un recurso monótono y pierden su carácter de convocatoria excepcional.

Reuniones laborales: cuestión de regularidad

Hay diversos tipos de reuniones laborales. El elemento que mejor las define es la regularidad con que se convocan.

La elección de un parámetro de regularidad depende de las necesidades de cada grupo de trabajo o empresa. Las reuniones diarias son propias de tareas a corto plazo o de procesos tan complejos que requieran una monitorización constante. En cambio, cuanto menor sea su regularidad, menor será la necesidad de intervención en las tareas que se están ejecutando.

Existen empresas donde las reuniones son un ingrediente diario de su rutina; en otras, por el contrario, sólo tienen lugar cuando una situación excepcional, bien sea positiva o negativa, así lo requiera. No existe una fórmula mágica.

Reuniones semanales. ¿Una solución eficaz?

Muchas empresas se decantan por las reuniones semanales, que suelen estar a medio camino entre las reuniones diarias y las mensuales, trimestrales o semestrales, y que por eso mismo se adaptan a distintos contextos y proyectos.

También denominadas reuniones tácticas, suelen durar entre 30 y 90 minutos y abordan temas que han aflorado a lo largo de la semana. No tienen un carácter decisivo como las reuniones mensuales o de menor frecuencia, y es por ello que una buen parte de los directores o jefes se apoyan en ellas para la monitorización de sus proyectos. Su principal objetivo es el seguimiento.

¿Qué retos y qué beneficios plantean? ¿En qué contextos son más propicias? Echemos un vistazo a sus principales ventajas y desventajas:

a) Ventajas:

• Garantizan un control periódico de los procesos. La semana es la unidad de medida más empleada en los contextos laborales. Se entiende que es el período ideal para realizar evaluaciones.

• Facilitan la adopción de soluciones y la corrección de fallos. De optar por la reunión mensual, dichos fallos no serían detectados a tiempo y pondrían en riesgo el conjunto del proceso.

• Evitan la monotonía de las reuniones diarias. Su frecuencia evita que los miembros de los equipos pierdan interés en ellas.

• Aumentan la confianza del grupo de trabajo y se reafirma la conciencia de las acciones que se están realizando. Por tanto, también son un factor para la cohesión y la motivación de los equipos.

b) Desventajas:

• Cuando los procesos no aportan novedades significativas, pueden perder su esencia de monitoreo. En ese caso, lo mejor es optar por una reunión quincenal o, incluso, mensual.

• Si las tareas son complejas y demandan mucha atención, la reunión puede llegar a convertirse en un obstáculo para la ejecución de dichas tareas.

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