Cómo organizar una empresa: Algunas claves

Existe un paso fundamental para el buen funcionamiento de cualquier negocio. Antes de que éstos echen a andar, es preciso que emprendedores y gerentes tengan claro cómo organizar una empresa, es decir, estructura de su empresa.

La organización es la aplicación del plan de empresa. En este proceso se definen elementos como la autoridad, el modelo de liderazgo, la distribución de funciones, los recursos disponibles o los canales y medios de comunicación, entre otros.

Está claro que se trata de una actividad más propia de las empresas grandes, donde el alto número de integrantes, los distintos niveles o departamentos, los recursos y las relaciones que se establecen hacen necesario un ordenamiento que permita apreciar todo aquello como un conjunto coordinado y no como partes aisladas.

Las empresas pequeñas o medianas también requieren de un trabajo de organización, aunque no en la misma medida. Se entiende que éstas son más fáciles de gestionar y que la ausencia de niveles unifica su acción.

Organizar tu empresa: cada cosa en su lugar

No obstante, tener una empresa organizada no es tarea sencilla. Requiere visión, disciplina, conocimiento, habilidades de gestión y una pequeña dosis de intuición.

Esta labor recae, casi todas las veces, en el líder o gerente del negocio. Nadie mejor que él para saber lo que necesita la empresa y tomar las decisiones más acertadas en este terreno. De hecho, en muchos casos se trata de la misma persona que ha elaborado el plan de empresa en las etapas previas del proceso.

Sea como sea y tenga la naturaleza que tenga la empresa, lo único cierto es que antes de ponerse manos a la obra es que se deben tener claros los elementos esenciales en todo plan de organización empresarial. Veamos algunos de ellos:

• Niveles:

Se refiere al modelo jerárquico de cada organización.  Las empresas grandes suelen tener varios niveles de funcionamiento, mientas las medianas o pequeñas no suman más de tres. El método de organización tradicional señala la existencia de un líder o responsable por cada tarea hasta llegar a la dirección, que es la máxima autoridad de la empresa. Sin embargo, hay tareas que no requieren supervisión y que pueden integrarse a otras dependencias. De hecho, algunos modelos de empresa apuestan por una relación horizontal entre sus miembros, en la que tanto las decisiones como las responsabilidades se asumen entre todos. Otros expertos señalan que cuanto menos se noten los niveles jerárquicos en una organización, más efectivos serán sus procesos y mejor el clima laboral.

• Cargos o responsables:

Es importante que cada persona ocupe el lugar que le corresponda. No sólo por la persona en sí misma, que de esta forma podrá desarrollarse profesionalmente, sino también para la gestión del talento en la empresa. Un trabajador mal posicionado puede ser un talento mal empleado y, a la vez, un obstáculo para las tareas que se le deleguen. Por tanto, quien organice su empresa debe conocer bien a su personal y aprovechar al máximo sus capacidades y habilidades.

• Recursos:

Las empresas funcionan gracias a sus recursos, que pueden ser técnicos o humanos. La dirección necesita saber cómo combinarlos para obtener los mejores niveles de rendimiento y productividad. Una desacertada gestión de los recursos puede dar lugar a dos escenarios: un negocio cuyos esfuerzos son insuficientes para alcanzar sus objetivos u otro que emplea recursos innecesarios.

• Estilo de liderazgo:

Es cierto que las empresas no tienen un único estilo de gestión. Lo lógico es que sus responsables recurran a diversos tipos de liderazgo en función de contexto y las circunstancias. No obstante, siempre existe un modelo que se impone sobre los otros y que acaba definiendo la dinámica organizacional. Ya sea de tipo autocrático, participativo o de línea-staff, ante todo debe responder a las necesidades de cada negocio; es decir, el más adecuado. Por ejemplo, las empresas especializadas en tareas a corto plazo tienden a adoptar estilos de dirección centralizados; otras, por el contrario, prefieren modelos más participativos y democráticos.

• Delegación:

Aun cuando el gerente asuma varias responsabilidades a la vez, tal como sucede en algunas empresas pequeñas, lo cierto es que no puede cargar con todo el peso de la gestión. Es necesario delegar en otros. Este paso también forma parte del proceso de organización y para ello deben tenerse en cuenta dos elementos: las capacidades de las personas elegidas para ello y su compatibilidad y disposición hacia las tareas que le serán encomendadas.

• Canales de comunicación:

El éxito de muchas empresas reside en cómo se gestiona la información que circula en sus distintos niveles. Organizar también supone habilitar canales para que los mensajes sean efectivos. Por ejemplo, es necesario definir a través de qué medios la dirección se comunicará con los niveles más bajos de la estructura o viceversa, sin olvidar, claro está, la retroalimentación.

• Clima laboral:

Todos los elementos mencionados serán los que conformen el clima laboral de la futura organización. Por tanto, la pregunta para el gerente es qué tipo de ambiente desea crear. Recordemos que el concepto de clima laboral está asociado al nivel de bienestar y satisfacción del personal de una empresa.

Algunos consejos para organizar tu empresa

Si estás a punto de poner en marcha tu idea de negocio y te encuentras ante el enorme reto de organizar los elementos con los que cuentas, no dejes de echar un vistazo a los consejos que te proponemos a continuación:

• No pierdas de vista los objetivos de tu empresa. Ten en cuenta que cada nombramiento y cada decisión que tomes va a tener repercusión en el futuro de tu empresa. Haz todo pensando en lo que quieres y te se será mucho más fácil.

• Documenta los procesos. Documentar es una forma de llevar el control de las tareas. Esto puede ayudarte a la hora de implementar soluciones o, incluso, cuando tengas opciones de expansión.

• Conforma equipos de trabajo. Rodéate de personas que aporten su talento y sus habilidades al proyecto. Elígelos en función de lo que necesites.
• Ten claro que ningún modelo de organización es definitivo. Ser líder de una empresa obliga a estar atento a los cambios que la propia organización requiera. Lo que ahora es válido quizá mañana no lo sea.