¿Cómo prepararte para optimizar tu trabajo con la gestión del tiempo?
¿Te has preguntado alguna vez por qué el tiempo no te cunde? ¿Te has sentido frustrado por no poder disponer de un día con 36 horas?
El tiempo es un recurso escaso y limitado que no puede intercambiarse ni almacenarse, por eso es tan importante que, si diriges una empresa, dediques parte de tu tiempo a formarte para poder gestionar tu tiempo personal y el tiempo que dedicas a la organización.
En la actualidad, la formación a la que los directivos pueden acceder es múltiple y flexible. Por ejemplo, a través de un Executive MBA o bien a través de formación específica en dirección de la empresas, que te aportará conocimientos acerca de la gestión del tiempo que te servirán de gran ayuda para conseguir ser un gestor eficiente y productivo.
Consejos para organizarte para conseguir una mejor gestión del tiempo
Algunos de los consejos que se analizan, estudian y aplican de forma práctica en la formación de directivos son:
- Objetivos claros. Ahorrarás tiempo cuando hayas fijado objetivos claros y establecido prioridades en cuanto a tus funciones y responsabilidades en la empresa.
Tener los objetivos claros te permitirá trabajar de una forma orientada y eficaz, además de establecer rutinas que fomentan tu disciplina.
Además, la consecución de objetivo tras objetivo aumentará tu confianza y motivación.
- Actividades que aportan valor. En tu puesto de trabajo desarrollarás procesos y actividades que tienen que ver directamente con tus responsabilidades y objetivos y otras rutinarias que no aportan nada a tu puesto.
El análisis del tipo de tareas que realizas te dará el patrón de aquellas a las que tienes que dedicar más tiempo (las que aportan valor, cumplen objetivos).
El resto de tareas son aquellas que te restan tiempo porque no están bien organizadas o delegadas.
- Priorizar las tareas. Para superar las imposiciones de lo urgente y centrarse en lo importante. Aprende a clasificar las tareas para poder asignar un tiempo concreto según la importancia.
Priorizar es centrarse en lo importante pero combinarlo con lo urgente para que no quede nada por hacer.
La formación de directivos incluye técnicas para planificar el día a día en el trabajo asignando el tiempo justo a cada una. Sabrás planificar con respecto a la regla del 60%, contando con un 40% restante como reserva para adaptarse a los cambios que puedan surgir.
A la vez, te enseñarán a combinar esta planificación diaria con otra semanal para no perder la visión general de los objetivos.
Herramientas y ayudas para gestionar tu tiempo
En busca de la gestión del tiempo, la formación de directivos incluye el aprendizaje de herramientas técnicas que te servirán de gran ayuda como el uso de calendarios, diagramas de planificación, software de programación, uso de agendas, etc.
Además, aprenderás a evitar las trampas que te surgen a diario en tu jornada laboral a través de una buena organización (te formarás para gestionar adecuadamente y sin pérdidas de tiempo las reuniones, las comidas de negocio, las relaciones públicas, el teléfono y el correo, la gestión del tiempo personal, etc.).
Si necesitas liberarte de la sensación de pérdida de tiempo por no centrarte en lo importante, decídete a aprender todas las técnicas y estrategias para estar seguro de que la gestión del tiempo hace tu trabajo productivo y eficaz para tu empresa.
Un ejercicio para mejorar la gestión del tiempo
Empieza por un ejercicio sencillo, comprobarás que funciona. Se trata de adquirir hábitos saludables en la gestión del tiempo. Es como lavarse los dientes, al principio te costará la rutina, pero en cuanto te acostumbres lo harás automáticamente:
- Al inicio de tu jornada, haz una lista de las tareas que te gustaría hacer durante el día
- Asígnales una prioridad. Aplica criterios de urgencia/importancia. Pon delante tareas más cortas, te motivarán porque verás que trabajas más rápido.
- Elimina tus distractores de tiempo. Sepárate del teléfono, cierra el email, haz solo una cosa cada vez, cierra las páginas que no estás utilizando.
- Empieza a trabajar. Sorprendentemente, terminarás tus tareas mucho más rápido.
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3 comentarios
Aurora Serrano
14 abril, 2015 9:40
Muchas gracias por vuestro artículo. Yo hace unos meses empecé a preguntarme por qué no daba alcanzado ninguno de los objetivos que me proponía y empecé a darme cuenta la gran cantidad de tiempo que perdía respondiendo a emails, charlando sobre tonterias, volviendo a concentrarme, estando a miles de cosas al mismo tiempo…nuestro tiempo es sagrado y es una obviedad que no sabemos gestionarlo. Yo os recomiendo que empecéis a preguntaros cuántas horas de trabajo realmente las pasáis trabajando, porque los resultados son increibles. Creo que este post sobre las claves para la gestión del tiempo también puede ayudar a entender un poco más cómo hacerlo.
Ángel Gutierrez
29 mayo, 2015 10:40
Es verdad que para dirigir una empresa hay que saber como gestionar el tiempo. Yo cuando fundé la mía, me di cuenta de la cantidad de cosas que no lograba hacer por mi cuenta en un día. Antes de fundarla, trabajaba en otra empresa donde me decían lo que tenía que hacer, y yo, cumplía. Pero cuando tu eres el dueño de tu tiempo, esto cambia. Apliqué algunos consejos que tu has comentado, y la verdad es que funcionaron. Y es que la gestión del tiempo es muy importante en una empresa. Tanto para los directivos como para los empleados. Este artículo habla de como gestionar el tiempo corectamente, pero centrado en la empresa. Si tienes un momento te lo recomiendo!
Es agradable ver que hay gente que comparte sus conocimientos de gestión con el resto!
Un saludo!
carlos
31 agosto, 2017 19:00
muy interesante el artículo