Las barreras a la comunicación efectiva

La comunicación efectiva no es lo más habitual en una organización. De hecho, enviar un mensaje a otra persona y lograr que sea recibido íntegramente puede ser más complicado de lo que se piensa. El desafío tiene que ver con las barreras a la comunicación efectiva.

¿Qué es la comunicación efectiva?

Una comunicación efectiva es una comunicación entre dos o más personas en la que el mensaje deseado se envía, recibe y comprende con éxito.

En otras palabras, se dice que la comunicación es efectiva cuando el receptor o receptores, asigna al mensaje un significado similar al que le daba el emisor y escuchan atentamente lo que se ha dicho, haciendo que quien se dirige a ellos se sienta escuchado y entendido.

En el contexto empresarial, la comunicación es efectiva si la información compartida entre los empleados de la empresa contribuye al éxito comercial de la organización.

La comunicación efectiva incluye no solo la forma en que usa las palabras, sino también varias otras habilidades, como las siguientes:

• Comunicación no verbal.
• Capacidad para comprender las propias emociones.
• Habilidad para identificar las emociones de la otra persona con la que se está tratando de comunicar.

La comunicación efectiva en el contexto de la organización permite a los empleados profundizar su conexión con los demás y mejorar el trabajo en equipo, la toma de decisiones y la capacidad de resolución de problemas.

¿Cuáles son las claves de la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es clave para todo lo que hacemos y realizamos juntos. No siempre es sencillo que en la empresa se dé este intercambio fluido y transparente, aunque, por suerte, siempre se está a tiempo de empezar a mejorar.

Entre las claves para la comunicación efectiva en la organización se encuentran las siguientes:

1. Hacer de la comunicación una prioridad. En entornos de trabajo acelerados, la comunicación puede pasar al final de la lista de prioridades. Para evitar que esta tendencia se apodere del clima organizacional, aislando a las personas y creando muros entre ellas, puede comenzarse por plantear, desde pequeñas reuniones diarias de 15 minutos, hasta reuniones mensuales y trimestrales. Este esfuerzo puede complementarse con el envío de newsletters semanales y actualizaciones en redes sociales. Por supuesto, la regla de oro es priorizar las conversaciones cara a cara a cualquier otro canal, ya se trate de email o teléfono.
2. Ser sincero. Decir la verdad es una característica de los mejores líderes. Éstos tampoco evitan las conversaciones difíciles. A veces necesitamos hacerle saber a alguien, un empleado o cliente, que hay un problema. Sin embargo, antes de sacar conclusiones, siempre conviene asegurarse de hacer preguntas y escuchar realmente las respuestas. La percepción de una situación podría cambiar con más información. En cualquier caso, la comunicación efectiva implica tratar a la otra persona con respeto y pasar rápidamente a buscar soluciones que permitan emprender los próximos pasos. El objetivo de las conversaciones difíciles debe ser una resolución positiva.
3. Conocer al interlocutor. La comunicación en el lugar de trabajo puede parecer tan desafiante y frustrante a veces, por desconocerse las preferencias de comunicación y los hábitos de los demás. Sin embargo, todos tenemos algunos puntos en común. Recopilar todos esos mecanismos, trucos e ideas que facilitan la comunicación en un documento y dar acceso a él a todos los empleados fomentará la comunicación efectiva. Del mismo modo, a nivel individual, siempre conviene hacer el esfuerzo de conocer las preferencias de los distintos interlocutores. Habrá quienes prefieran la concisión, otros evitarán las conversaciones a primeras o últimas horas de la mañana y también habrá compañeros que se decanten por tratar los temas sin rodeos, evitando cualquier comentario superfluo. Comprender cómo somos todos y de qué modo nos gusta comunicarnos hace que trabajar juntos sea mucho más efectivo y divertido.
4. Comunicación no verbal. Por supuesto, no toda la comunicación se produce verbalmente. Entre el 65% y el 95% de un mensaje se recibe de forma no verbal. Esto significa que tus gestos, aunque no tengan que ver con cuestiones profesionales, podrían llevar a otros compañeros a hacer interpretaciones erróneas, considerando que es negativo por falta de satisfacción con ellos. Es recomendable ser consciente del lenguaje corporal y establecer una relación positiva entre la comunicación verbal y no verbal.

Por último, no hay que subestimar la importancia de fomentar los comentarios positivos. Es un elemento clave en la comunicación efectiva que, adicionalmente contribuye a fomentar la armonía en la empresa, por lo que logra que el trabajo y la vida sean mucho más productivos y agradables.

¿Cuáles son las barreras a la comunicación efectiva?

Existen muchos obstáculos que pueden interponerse en el camino de la comunicación efectiva. Entre los más comunes se encuentran los siguientes:

• Filtración. Es la distorsión o retención de información que permite influir en las reacciones de una persona. Suele usarse por parte del emisor para evitar la respuesta negativa a los mensajes no deseados por el receptor. El problema es que el filtrado no permite que los miembros de una organización obtengan una imagen completa de cómo son las cosas. Para evitar este tipo de limitaciones y recibir una comunicación efectiva, es útil entregar un mensaje de varias maneras y buscar información de múltiples fuentes. De esta manera, el efecto de cualquier persona que filtre disminuirá.
• Percepción selectiva. Esta barrera se refiere a filtrar lo que vemos y oímos para satisfacer nuestras propias necesidades, un proceso inconsciente en la mayoría de ocasiones. Muchas veces, deriva en hacer suposiciones acerca de cómo están las cosas sobre la base de nuestra experiencia pasada.
• Semántica. La semántica es el estudio del significado en la comunicación. Las palabras pueden significar diferentes cosas para diferentes personas, o pueden no significar nada para alguien. Al hablar de semántica como barrera a la comunicación efectiva no debe pasarse por alto la jerga, que se define como el lenguaje especializado utilizado por un grupo con características comunes o profesión. La mayor parte de la jerga consiste en términos desconocidos, palabras abstractas, palabras inexistentes, acrónimos y abreviaturas, con un eufemismo ocasional incluido en buena medida. Cada profesión, comercio y organización tiene sus propios términos especializados y, aunque a primera vista parece una forma más rápida de enviar una comunicación efectiva, no siempre es así. De hecho, la jerga puede ser un obstáculo para la comunicación efectiva, ya que provoca que algunos oyentes desconecten y puede llegar a fomentar el malestar entre compañeros en una conversación.
• Sobrecarga de información. Esta limitación se da cuando el procesamiento de información exige el tiempo de un individuo para realizar interacciones y los cálculos internos exceden el suministro o la capacidad de tiempo disponible para dicho procesamiento. Se trata de algo habitual en un momento en que los datos nos llegan de todas partes de forma continua, provocando un efecto negativo importante en la eficiencia, la creatividad y la agudeza mental, no sólo en la comunicación.
• Desconexiones emocionales. Éstas ocurren cuando el emisor o el receptor están molestos, ya sea sobre el tema en cuestión o sobre algún incidente no relacionado que pueda haber ocurrido antes. Una comunicación efectiva requiere de participantes abiertos a hablar y escucharse, a pesar de las posibles diferencias de opinión o personalidad.
• Falta de credibilidad de la fuente. La falta de familiaridad o credibilidad de la fuente puede afectar negativamente a la comunicación, especialmente cuando se trata de humor. El sarcasmo y la ironía deberían quedar fuera del lugar de trabajo ya que sus beneficios son limitados y sus peligros potenciales son grandes. La falta de familiaridad con el remitente puede llevar a malinterpretar el humor. Del mismo modo, si el remitente carece de credibilidad o no es de confianza, el mensaje no se transmitirá, por desconfianza del receptor hacia las motivaciones del emisor.

Además de estas barreras a la comunicación efectiva, la actitud del receptor del mensaje influirá en su comprensión y en el resultado de la interacción, por ejemplo, no es lo mismo que la persona adopte una actitud de escucha activa a que se encuentre desconectada. Del mismo modo, las características personales del individuo, tanto del emisor, como del receptor del mensaje pueden influir en la comunicación: género, edad, formación, nivel académico e incluso origen geográfico, pudiendo llegar incluso a complicar una comunicación efectiva entre dos personas.

Créditos fotográficos: metamorworks