Sistema de gestión de información: requisitos

Dado que el manejo de datos e información es una de las tendencias que se impone en el escenario empresarial actual, especialmente para aquellos negocios que operan en el terreno digital, la implementación de un sistema de gestión de información  es más que una necesidad; es una exigencia.

Aunque este tipo de sistemas no son propios de nuestra era, sino que se han aplicado en escenarios previos a las nuevas tecnologías, sí que es verdad que sólo en este escenario ha encontrado su máximo desarrollo, impacto y evolución.

 

¿Qué requisitos previos exige un sistema de gestión de información?

Implementar un sistema de gestión de información puede ser una opción costosa en el plazo corto, pero constituye una valiosa inversión de cara al futuro del negocio. Eso sí, para ello la empresa debe cumplir con una serie de requisitos indispensables que garanticen una buena implementación. Veamos algunos de ellos:

• Compra de un software MIS:

Empecemos por el aspecto técnico. Lo primordial es adquirir un programa software MIS (Sistema de Información Gerencial) que ayude a recopilar la información útil para la empresa de diversas fuentes y su presentación en formatos legibles. Este tipo de programas son cada vez más personalizados, tanto por áreas del comercio como por las necesidades y las características de las empresas.

• Contratación de personal especializado en tecnología informática:

Los negocios deben contratar personal especializado para que haga un uso eficaz de estas herramientas, que en ningún caso son iguales a las de modelos de gestión tradicional. En el mercad laboral ya sobresalen perfiles de candidatos enfocados concretamente en esta competencia.

 

 

• Formación y capacitación de los equipos:

Algunas empresas optan por delegar un sistema de gestión de información en los trabajadores que hasta ese momento han desarrollado tareas similares. En estos casos, la clave para una adecuada adaptación está en la formación y capacitación que la propia empresa les suministre, así como la asimilación de un nuevo modelo de desempeño derivado del uso de las herramientas MIS.

• Reparto adecuado de funciones:

Adicionalmente, las empresas deben pensar en dos factores: colocar o recolocar a sus trabajadores en las plazas donde mejor rendimiento y desempeño demuestren para los procesos de gestión de información, así como el coste que esto supondrá en cuanto a las nóminas y la retribución. Por ejemplo, los trabajadores ubicados en la primera línea de desempeño sueñen ocuparse de la entrada y recopilación de datos, algo que sin duda aumentará sus prestaciones. En este sentido, la pregunta es más o menos la siguiente: ¿puede la empresa asumir estos costes laborales sin que ponga en entredicho su funcionamiento?

 

Sistema de gestión de información, ¿qué ganamos?

Ahora bien, una vez solventadas estas exigencias mínimas, un sistema de gestión de información suministrará numerosos beneficios.

Por ejemplo, se da paso a un modelo de producción más colaborativo en el que todos los integrantes de una empresa (y no sólo los que se encargan del sistema de gestión de información) pueden consultar el MIS para comprobar el estado de las tareas, tanto si se trata de su grupo específico como del global del negocio.

Adicionalmente, las estadísticas que miden los procesos internos circularán de forma inmediata entre los distintos niveles y departamentos y se logrará una transferencia de materiales eficaz y en función de las necesidades.