4 secretos de la planificación de tareas eficaz

El espíritu empresarial es un estado de ánimo que conlleva rasgos personales y profesionales característicos. La proactividad es uno de ellos y, sin embargo, este empuje no garantiza una planificación de tareas eficaz. Ser capaz de lanzar, ejecutar, hacer crecer y escalar un negocio es un ejercicio intelectual que implica una gran cantidad de investigación, redes, estrategia comercial, marketing, ventas y, por supuesto, un buen plan.

Los emprendedores deben ser capaces de alternar tareas diversas, de diferentes niveles de complejidad, a la vez que toman decisiones acertadas. Administrar su tiempo adecuadamente es una habilidad invaluable y extremadamente beneficiosa, tanto a corto como a largo plazo.

¿Qué es la planificación de tareas?

La planificación de tareas es un paso clave para su gestión efectiva. En lugar de tratar de lidiar con objetivos de proyecto complejos, confusos y poco claros, las tareas se convierten en apoyo, al concretar la labor pendiente en instrucciones claras, descriptivas y capaces de simplificar el avance paso a paso.

Al dividir cada parte de un proyecto en una tarea detallada, se obtiene una mejor idea de cómo va a abordarse. De lo contrario, es más difícil enfrentarse a las diferentes actividades que componen cualquier iniciativa.

Para muchos, la gestión de tareas es tanto una ciencia como un arte. Pero con los métodos correctos, un sistema de gestión adecuado y la suficiente planificación de tareas, puede garantizarse que cualquier proyecto se completará sin problemas de principio a fin.

Cómo se lleva a cabo la planificación de tareas

Aunque la planificación de tareas es una idea bastante simple, eso no significa que siempre vaya a resultar fácil. En su forma más básica, implica prever lo que supondrá programar y abordar una tarea, en el marco de un sistema en el que, probablemente, estará interrelacionada con otras.

Es preciso tener presente su ciclo de vida, para poder preparar a conciencia la gestión de todos los aspectos de cada tarea, desde su estado y prioridad, hasta el tiempo, los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros que necesita.

Cuando se trabaja con un equipo, la adecuada planificación de tareas es la base de la productividad, ya que ayuda a todos los que participan en la iniciativa a mantenerse sincronizados y dentro de los plazos fijados.

La planificación de tareas también actúa como motivador. Se trata de una ventaja adicional derivada de la división del proyecto en hitos, que entregan la satisfacción de ir completando actividades y alcanzando metas en el camino hacia el momento final de entrega.

Para llevar a cabo la planificación de tareas es fundamental estructurar la carga de trabajo. Hay tres objetivos principales cuando se trata de estructurar y planificar las próximas tareas:

1. Desglosar la carga de trabajo (del objetivo del proyecto) en tareas individuales para aclarar los pasos reales del trabajo.
2. Monitorizar el progreso durante la duración del proyecto, para que pueda ser dirigido.
3. Asegurar la transparencia en las tareas actuales y futuras de cada participante.

Ya se trabaje utilizando métodos ágiles, gráficos clásicos de Gantt o listas de tareas simples, los objetivos siguen siendo los mismos, aunque no todos los proyectos dentro de un equipo se ejecuten de la misma manera.

Esta es exactamente la razón por la cual una planificación de tareas tendría que ser flexible, para estructurar cada proyecto de acuerdo con las preferencias del equipo.

¿Por qué es importante la planificación de tareas?

Gestionar el tiempo y los recursos de forma óptima no es resultado de la casualidad, la buena suerte o la intuición. En la mayoría de ocasiones, se trata del producto de una planificación de tareas cuidadosa.

Cuando se pasa a la acción directamente sin un plan que guíe los pasos a seguir, estableciendo directrices, se corre el riesgo de sufrir de estrés. Este estado crítico de agotamiento mental y físico no tarda en aparecer cuando se mantienen niveles de exigencia muy elevados, se trabajan más horas de lo que sería aconsejable y, a pesar de ello, se ve poco o ningún progreso en las actividades.

Los empresarios experimentados, los emprendedores y los dueños de negocios exitosos se diferencian del resto por sus habilidades de planificación de tareas. SU dominio de distintas técnicas y estrategias de gestión del tiempo les ayudan a mantener un equilibrio y evitan problemas, errores y riesgos.

¿Cuáles son las claves para una planificación de tareas efectiva?

Existen diferentes modos de abordar la planificación de tareas, aunque, desde la posición del empresario, algunas de las que mejores resultados garantizan son las siguientes:

1. Desglosar las actividades en problemas simples. La excelencia en la gestión del tiempo gira en torno a establecer un proceso y descomponerlo en pequeñas operaciones que son fáciles de comprender y que no requieren recursos intensivos. Las operaciones simples son sencillas y ejecutarlas no requiere de un gran esfuerzo de seguimiento.
2. Crear un sistema de priorización. Más que centrarse en clasificar las tareas en función de su prioridad, lo importante es programar las prioridades. Éstas se configuran en función de los plazos, la importancia de la ejecución, el posible retorno de la inversión y el alcance. La clave está en aprender a priorizar tanto las actividades a largo plazo, que cobran impulso en el futuro, como las metas a corto plazo necesarias para resultados incrementales.
3. Comenzar con tareas simples. No completar una tarea amplia y compleja a lo largo del día puede desmotivar, impidiendo ver el progreso en la planificación semanal. Una excelente manera de romper el hielo es comenzar con una tarea trivial y rápida, que elevará la motivación, la productividad y permitirá concentrarse en tareas complejas más adelante.
4. Crear una hoja de ruta a largo plazo. La planificación de tareas a largo plazo permite concentrarse mejor en el presente y decidir si las nuevas actividades están en línea con los objetivos. Este planteamiento permite también obtener una imagen más clara de la disponibilidad semanal.

Por último, no hay que olvidar que, además de aplicar estas claves, al enfrentarse con la planificación de tareas es necesario reservar el tiempo requerido para el descanso. Disfrutar de descansos regulares entre las actividades suele facilitar la aparición de ideas creativas que pueden implementarse después con éxito.

Créditos fotográficos: AndreyPopov