Cómo elaborar el cronograma de proyecto

Remontémonos varios siglos atrás para averiguar el origen de la palabra cronograma, que en realidad es el resultado de dos vocablos griegos: chronos (tiempo) y grama (mensaje escrito o cifrado).

El cronograma es la representación de determinadas unidades de tiempo. Cuando se trata de un proyecto, hablamos en concreto de los plazos estimados para la ejecución de las tareas que lo componen y del proyecto en su conjunto.

Esas dos variables, tiempo y tareas, son las que determinan en un primer momento la naturaleza de un cronograma. Después será necesario agregar otras, por ejemplo los recursos, las herramientas, los responsables, etc.

¿Cronogramas o mapas temporales del proyecto?

Pese a ser un elemento fácil de elaborar, no pocos directores de proyectos presentan dificultades para diseñar su propio cronograma. Esto se debe principalmente a que tampoco los objetivos del proceso han sido definidos con claridad.

Algunos cronogramas, de hecho, sirven para clarificar elementos del proyecto que hasta ese momento permanecen ocultos o han pasado desapercibidos. En ese sentido, son una especie de mapas temporales.

No obstante, conviene decir que ésa no es la principal función de un cronograma. Para visualizar elementos se puede recurrir a planos, diagramas, mapas conceptuales u otros recursos más gráficos. El cronograma, recordemos, es sólo una relación entre tareas y plazos para hacer más óptimas las labores propuestas.

La elaboración de un cronograma, pues, comienza mucho antes de sentarse a relacionar tareas y plazos concretos, ya sea en el papel o a través de una herramienta tecnológica elegida para tal fin. En realidad, los cronogramas se van gestando en las fases de concepción y de planificación del proyecto.

Manos a la obra: cómo hacer un cronograma eficaz

Tras dejar claro lo anterior, conviene que nos centremos ahora en algunos consejos para diseñar correctamente nuestro cronograma y evitar los errores propios de esta etapa. ¿De qué consejos se trata?

• Divide el proyecto en etapas o tareas. Ningún proyecto puede ejecutarse de la noche a la mañana; si así fuese, no pasaría de ser una acción específica. Una de las principales características de los proyectos es que están compuestos por varias tareas, las cuales pueden, incluso, subdividirse en tareas de segundo o tercer grado. Las tareas pueden ser simultáneas o derivadas. El criterio más importante para definir esto es la capacidad de los equipos de ejecutarlas y el volumen de los recursos. En cualquier caso, es fundamental conocer las etapas y ordenarlas en una línea temporal.

• Los plazos, con cierto margen. Mucho cuidado con los plazos que defines durante el diseño del cronograma. Recuerda que siempre debe haber un margen para eventualidades. Si trabajas con plazos demasiado justos, lo más probable es que no los cumplas y el proyecto se retrase.

• Ten en cuenta la capacidad de tus colaboradores. Cuando definas los plazos de cada tarea, no olvides que la capacidad de ejecución de tus equipos de trabajo también influye. No puedes forzar a tus colaboradores a que trabajen por encima de sus posibilidades.

• Que no falten los recursos. La capacidad de tus colaboradores también se relaciona con los recursos disponibles. Planifica cada tarea teniendo en cuenta que los recursos son los adecuados y que no harán falta más. Seguro que has oído hablar de múltiples proyectos que se quedan en el limbo por falta de materiales, herramientas o artículos. Pues bien, que no sea tu caso.