Cronograma de actividades y dinámica de proyecto

El cronograma es la transcripción a tiempos de los procesos y acciones para llevar a cabo un proyecto. En él se establece cuánto tiempo va a costar a la organización que sus recursos lleven a cabo cada proceso. Además, sirve de guía para establecer el grado de avance en la consecución de objetivos tomando en cuenta las restricciones y las incertidumbres. Comprende la realización de toda la secuencia lógica para hacer realidad los resultados. Si eres gestor de proyecto o estás formándote para serlo, el cronograma será una de las herramientas más utilizadas no sólo para controlar el avance, también para reajustar continuamente lo necesario para gestionar los recursos, costes u objetivos de cada proyecto.

Ventajas de la planificación del cronograma de un proyecto

La utilización de esta herramienta tan útil en el diseño de proyectos beneficia tanto a la organización como al personal que trabaja en el mismo. Aunque la responsabilidad, el compromiso y la motivación son esenciales para cumplir los objetivos de la empresa, la utilización de cronogramas hará de la planificación algo visual y accesible para todo el equipo. Algunas de las ventajas que puede aportarte el uso de cronogramas:

• Determinar todas las actividades necesarias para hacer realidad los objetivos.
• Priorizar para determinar un orden lógico.
• Establecer los tiempos y asignar responsabilidades en el equipo de trabajo.
• Analizar qué recursos se necesitan para realizar la actividad.
• Establecer la relación o dependencia entre las diferentes actividades (tareas que no empiezan hasta que otras finalizan, las que no pueden finalizar hasta que otra finalice, las que no pueden comenzar hasta que no comience otra y las que no pueden finalizar hasta que otra comience).
• Permite estar seguro de que se está avanzando en la consecución de metas.
• Análisis de si las actividades.

La Estructura de Desglose de Trabajo frente al cronograma de Gantt

El comienzo de cualquier planificación del cronograma es la creación de una estructura de desglose del trabajo (la EDT o WBS en inglés muestra la estructura desglosada de trabajos mayores descompuestos en otros más pequeños y asumibles). La EDT es muy diferente a la lista de actividades y anterior a ella. La EDT define todo el trabajo que se entregará con el proyecto. Por su parte, una lista de tareas o un cronograma de Gantt lo que definen son las tareas necesarias para entregar cada componente o paquete de trabajo de la EDT. Una vez realizada la EDT, se analizarán las restricciones o factores que limitan las opciones del equipo, las dependencias y el calendario de recursos.

Herramientas para elaborar el cronograma de actividades

Para elaborar un cronograma, tendrás que utilizar las siguientes técnicas y herramientas:

• Estimación de tiempos partiendo de la EDT.
• Secuencia lógica de actividades.
• Diagrama de red para visualizar las dependencias y calcular la duración total del proyecto.
• Ruta crítica, aquella que va desde el inicio al final del proyecto, toma más tiempo en comparación con otras rutas y no tienen espacios entre actividades: si alguna actividad de esta ruta falla, se retrasará el proyecto.
• Diagrama de Gannt, representación gráfica para mostrar el tiempo previsto para las actividades a lo largo del proyecto. Se utiliza para presentar el proyecto a las personas u organizaciones que participan (stakeholders). Se representa cada actividad con su inicio y final, las actividades relacionadas y las dependencias entre ambas.
• Compresión. Optimización del cronograma mediante la reducción de duraciones con técnicas como el crashing o el fast traking.

De todo ello tiene que surgir el cronograma como un documento flexible y actualizable semana a semana. La administración del cronograma es una de las herramientas fundamentales en la labor del responsable de proyectos. Deberás manejar, dependiendo de la dinámica del proyecto, la continua alineación del proyecto reevaluando los recursos y las opciones disponibles cuando sea necesario.