Cronograma de actividades. ¿Cómo elaborarlo?

El diagrama de Gantt es una modalidad para la creación de un cronograma de actividades

Saber elaborar un buen cronograma de actividades es básico hoy en día, pero también lo es saber leer e interpretar ese cronograma de actividades que hemos recibido de manos de nuestro gestor de proyectos. ¿Cómo se elabora e interpreta un cronograma de actividades realmente eficiente? Esa es la gran cuestión que abordamos en el artículo de hoy. 

El tiempo es oro

El tiempo es oro y en el cronograma de actividades…platino. Si eres gestor de proyectos seguramente estarás de acuerdo con esta frase ¿verdad?

Y es que ya sabes que para elaborar cualquier tipo de proyecto tienes que valorar muchos y variados factores: la determinación de los objetivos, la definición de los recursos y del presupuesto, las tareas a realizar y, por supuesto, la definición de plazos, ese tiempo valioso que se convierte en el factor protagonista en la elaboración de un proyecto de alta calidad. En definitiva: el tiempo es uno de los factores que más importan en la gestión de proyectos; los plazos de entrega son vitales y deben ser cumplidos de manera rigurosa si queremos llegar a los objetivos marcados utilizando y aprovechando al máximo los recursos de los que disponemos.

¿Y cómo controlamos ese tiempo que es el pilar del éxito de cualquier proyecto? Con herramientas como el cronograma de actividades, una serie de gráficos en los que se representa de forma ordenada las tareas, recursos y actores que intervienen en cada proyecto y los plazos que se le asigna a cada fase del proyecto. Esto nos permite tener una visión global del proyecto, nos ayudará a realizar una gestión eficaz del mismo y nos permitirá consolidar nuestro papel de líderes de la empresa. 

 

Cronograma de actividades: modelos clásicos

Para la realización de un cronograma de actividades existen varios modelos; veamos los más clásicos o utilizados hoy por hoy:

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es uno de los modelos de cronograma de actividades más longevos y utilizados en la gestión de empresas de todo tipo.

Su principal ventaja es que se adapta perfectamente a cualquier tipo de proyecto, independientemente de sector o tamaño. Con el diagrama de Gantt podremos plasmar gráficamente el cronograma de actividades con unas barras horizontales que identifican el inicio y el final de cada fase del proyecto y las relaciona entre sí. De este modo, podremos ver por ejemplo, de manera visual y clara, que la fase 2 del proyecto comienza cuando la fase 1 esté al 50% y que la fase 3 no comenzará hasta que las dos anteriores estén al 100%.
Diagrama de PERT (Project Evaluation and Review Techniques)

El diagrama de PERT es otra de las herramientas más utilizadas para la dirección y gestión de proyectos. Se utiliza sobre todo para proyectos complejos. Este diagrama permite relacionar cada una de las tareas entre sí y calcular el tiempo que se destinará a cada una de ellas. Es un gran complemento para otros métodos.
CPM (Critical Path Method)

Su traducción al castellano sería Método de Camino Crítico. Se utiliza para calcular el camino más corto para completar el proyecto. Es una forma de simplificar la gestión y, así, de optimizar al máximo los recursos disponibles.

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Cronograma de actividades: fases

Si bien la selección del método es importante en función del tipo de proyecto, lo más importante son los pasos a seguir para la elaboración del cronograma de actividades. Así, tenemos varias fases:

  • Recopilación de la información fundamental. Reunir todos los detalles del proyecto, definir las deadlines y los obstáculos e incidencias que se puedan presentar en el camino.
  • Definición de tareas. Con la información en la mano, debemos establecer las actividades a realizar para la consecución del proyecto. También deben ser tenidos en cuenta los posibles riesgos asociados a estas actividades.
  • Secuenciación de tareas. Se establece la relación entre las actividades. Las que se pueden realizar de forma simultánea y las que no.
  • Establecimiento de los tiempos y recursos. Estimar el tiempo que necesitaremos para completar cada tarea y los recursos humanos y materiales que se necesitarán para llevarlas a cabo.
  • Distribución de tareas. Se le asignarán las tareas a los respectivos miembros del equipo, que se responsabilizarán de ellas hasta la consecución de las mismas.

Por supuesto, una vez que tenemos elaborado el cronograma de actividades, su seguimiento y revisión es fundamental para hacer los ajustes que sean necesarios para conseguir los objetivos planteados en un principio. Ahí, por supuesto, entra en juego el papel de un buen director de proyectos, un líder perfectamente formado que conoce a fondo su empresa, sus proyectos y, por supuesto, el potencial de su valioso equipo humano.

 

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