Cómo calcular la productividad con ejemplos

La fórmula básica que utilizan quienes saben cómo calcular la productividad se basa en una relación entre los productos producidos y los insumos utilizados en su producción. Aunque, a la hora de enfrentarse a este cálculo hay que tener en cuenta que existen muchos tipos diferentes de procesos de producción y que, todos ellos, tienen peculiaridades que los distinguen de los demás. Esto significa que no puede generalizarse y que hay que ajustar la fórmula al caso en particular.

Los insumos más comunes son horas de trabajo, capital y materiales, mientras que las ventas o la cantidad de bienes producidos son unidades de producción comunes. Algunas de las mediciones de productividad más habituales son la productividad laboral total de los empleados en conjunto, la productividad laboral de los empleados a nivel individual y la productividad de ventas. Pero no son las únicas que interesan a quienes buscan cómo calcular la productividad.

¿Qué es la productividad?

La tasa de productividad es la cantidad de producción generada en una hora de trabajo. En realidad, la productividad simplemente se refiere a la medición de la eficiencia del proceso de producción de una empresa. Esta medición toma en los inputs y outputs involucrados en el proceso de producción.

Los gerentes utilizan estas mediciones de productividad para determinar qué departamentos, plantas o trabajadores son más eficientes y cómo maximizar el uso de los recursos de la compañía para alcanzar un nivel óptimo de producción y mayores ventas o ingresos.

Si bien existe una fórmula básica para la productividad, existen diferentes formas de medir la productividad en diferentes actividades.

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¿Qué influye en la productividad de una empresa?

En términos generales, la productividad siempre ha estado asociada a la relación entre los resultados que arroja una actividad específica y los recursos que se emplean para su ejecución. Cuanto más eficaz sea nuestra gestión de dichos recursos y mejores sean los resultados, nuestro nivel de productividad será mayor.

Sin embargo, cuando trasladamos esta relación al campo empresarial, es necesario incluir un tercer elemento: el clima laboral.

Por clima laboral no sólo entendemos las infraestructuras, los recursos materiales y la tecnología en general que se pone al servicio de los trabajadores para el desarrollo de sus labores. Es mucho más que eso. También nos referimos a las relaciones y dinámicas que ocurren en el seno de cualquier organización.

Así las cosas, la productividad empresarial tiene que ver con la relación entre las actividades previstas, los recursos que se ponen a disposición del personal, el clima laboral y los resultados obtenidos.

Factores asociados al concepto de productividad

Sin embargo, decir «recursos», «herramientas» o «clima laboral» resulta impreciso. Todas estas son categorías demasiado amplias que es necesario puntualizar para que podamos comprender mejor el concepto de productividad.

Como resultado de esta puntualización, surgen dos tipos de categorías a las que se  asocian dos tipos de factores: externos e internos. Veamos en qué consiste cada una:

a) Factores internos:

En este caso, nos referimos a todos aquellos elementos que se generan en el interior de la empresa o que dependen de ésta y que tienen una influencia directa en los niveles de productividad de sus trabajadores. Los más significativos son:

• Calidad de los recursos. No sólo es importante que los recursos sean los más adecuados, sino también que tengan la calidad necesaria para la ejecución de las tareas y que su disponibilidad sea inmediata. La productividad está relacionada con los factores de producción. La producción de todos los departamentos debe planificarse, coordinarse y controlarse adecuadamente. La calidad adecuada de las materias primas debe utilizarse para la producción. El proceso de producción debe simplificarse y estandarizarse. Si todo está bien, aumentará la productividad.
• Adaptabilidad de la empresa al sector. Las empresas que no se adaptan a los cambios de cada mercado y a la aparición de nuevos competidores son las que más les costará aumentar su productividad y su rendimiento. La productividad de la organización se basa en los factores de gestión. La gestión de la organización debe ser científica, profesional, orientada al futuro, honesta y competente. Los gerentes deben poseer imaginación, habilidades de juicio y disposición para correr riesgos. Deben hacer un uso óptimo de los recursos disponibles para obtener el máximo rendimiento al menor coste. Deben usar las técnicas recientes de producción. Deben desarrollar mejores relaciones con los empleados y los sindicatos. Deben alentar a los empleados a dar sugerencias. Deben proporcionar un buen ambiente de trabajo y motivar a los empleados a aumentar su producción. La gestión eficiente es el factor más importante para aumentar la productividad y disminuir los costos.

• Nivel de capital. Son los recursos o los activos de una empresa que garantizan la puesta en marcha de planes de crecimiento. La productividad depende de los factores financieros. Las finanzas son la sangre vital de los negocios modernos. Debería haber un mejor control sobre el capital fijo y el capital de trabajo. Debe haber una planificación financiera adecuada. El gasto de capital debe controlarse adecuadamente. Se debe evitar la utilización excesiva y excesiva de capital. La gerencia debería ver que obtienen los rendimientos adecuados del capital que se invierte en el negocio. Si la financiación se gestiona adecuadamente, la productividad de la organización aumentará.
• Factores de ubicación: la productividad también depende de factores de ubicación, como la situación de la ley y el orden, las instalaciones de infraestructura, la proximidad al mercado, la proximidad a las fuentes de materias primas, mano de obra calificada, etc.
• Empleo de equipos y tecnologías. Las empresas, además, deben estar al tanto de los cambios y las innovaciones en materia tecnológica, sobre todo si se trata proporcionar los mejores recursos. La productividad depende en gran medida de la tecnología. Los factores técnicos son los más importantes. Estos incluyen la ubicación, el diseño y el tamaño adecuados de la planta y maquinaria, el diseño correcto de máquinas y equipos, investigación y desarrollo, automatización e informatización, etc. Si la organización utiliza la última tecnología, su productividad será alta.

• La motivación. Los equipos de trabajo más motivados son por lo general los más productivos. No puede existir productividad sin motivación. La productividad de la organización está directamente relacionada con los factores de personal. Se debe seleccionar al individuo adecuado para los puestos adecuados. Después de la selección, se les debe dar capacitación y desarrollo adecuados. Se les debe dar mejores condiciones de trabajo y ambiente de trabajo. Deben estar debidamente motivados; financieramente, no financieramente y con incentivos positivos. Deben introducirse políticas de incentivos salariales. La seguridad laboral también debe asegurarse. Se debe dar importancia a las opiniones o sugerencias de los trabajadores. Debe haber una transferencia adecuada, promoción y otras políticas de personal. Todo esto aumentará la productividad de la organización.
• Factor organizacional: la productividad es directamente proporcional a los factores organizacionales. Se debe utilizar un tipo simple de organización. La autoridad y la responsabilidad de cada individuo y departamento deben definirse adecuadamente. La línea y las relaciones del personal también deben estar claramente definidas. Por lo tanto, deben evitarse los conflictos entre la línea y el personal. Debería haber una división del trabajo y especialización en la medida de lo posible. Esto aumentará la productividad de la organización.

b) Factores externos:

Por el contrario, en esta categoría se sitúan todos aquellos elementos que no dependen directamente de las empresas, sino que están relacionados con el campo exterior en el que éstas se desenvuelven. Entre ellos podemos mencionar los siguientes:

• Los cambios en la industria. Es decir, todas aquellas relaciones, dinámicas, vínculos y negociaciones que ocurren en el entorno en el cual se desenvuelven las empresas, y que es necesario asimilar.
• Calidad de las materias primas. Los materiales necesarios para la fabricación y el diseño de productos inciden directamente en los resultados obtenidos. Mano de obra materiales están estrechamente ligados.
• El entorno macroeconómico. Todo lo que circunda a la actividad comercial es importante. Aunque en un principio parezca lejano, factores como los precios en bolsa, los niveles de inversión y la situación de la economía en general pueden condicionar para bien o para mal la hoja de ruta de cualquier empresa. La productividad depende de factores gubernamentales. La gerencia debe tener un conocimiento adecuado sobre las reglas y regulaciones del gobierno. También deberían mantener buenas relaciones con el gobierno.

¿Cómo aplicar la productividad total de los factores en tu empresa?

La productividad total de los factores (PTF) hace referencia al nivel de eficiencia de todos los insumos que forman parte de la elaboración de un producto. 

Cuando un producto está hecho de un solo insumo y la empresa no emplea más que ese insumo en distintos períodos, es relativamente fácil calcular el nivel de productividad entre dos períodos. Basta con comparar cuál de ellos ha sido más productivo, pues los insumos se han mantenido estables.

Recordemos que la productividad, en términos genéricos, es la eficiencia con la que es empleada una unidad de factor productivo, es decir, los insumos que intervienen en la fabricación o elaboración de un producto específico.

Un insumo será más productivo cuando su empleo sirva para la producción de todas las unidades acordes con su cantidad. Por el contrario, será menos productivo en los casos en que produzca menos unidades de las que podría.

La manera tradicional de medir la productividad es a través de una fórmula en la que se confronten lo producido y los bienes consumidos Lo insumido siempre es negativo, pues se trata de lo que la empresa invierte para fabricar el producto o servicio; mientras tanto, lo producido es positivo, pues son las unidades mismas del bien.

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La PTF y los productos con más de un insumo

Cuando hablamos de un solo insumo por cada producto, el indicador correcto es el de la productividad. Pero cuando son varios los insumos o factores que intervienen en la elaboración de un producto, el total de rendimiento de factores se expresa mediante el concepto de Productividad Total de los Factores (PTF).

La PTF es, pues, la suma de los valores medios de la productividad de cada insumo. O sea, un valor global que generalmente se emplea en procesos complejos.

Sin embargo, el modelo de la PTF tiene varios condicionantes. Imaginemos una granja en la que tres trabajadores cultivan lechugas. La Productividad Total de los Factores sumaría la productividad de insumos como el trabajo, las herramientas, los materiales, las maquinarias para el arado, entre otros.

Lo que no contemplaría son los factores variables, como por ejemplo la lluvia de un año específico o las condiciones climáticas, que al fin y al cabo también influyen en el total de producción de las lechugas. Al no tener la certeza de cuándo va a llover o cuándo no, la PTF no puede hacer un cálculo de su influencia en la cosecha.

Otro elemento a tener en cuenta es la introducción de mejoras tecnológicas durante la ejecución de las tareas. Cuando eso ocurre, la PTF no puede prever el impacto que estas herramientas tendrán en los procesos. Eso sí, decisiones como éstas generalmente se toman para aumentar el nivel de Productividad Total de los Factores.

¿Cómo aplicar el concepto de PTF a una empresa?

Un proceso estándar para aplicar el concepto de Productividad Total de los Factores en las empresas debe seguir pasos básicos como:

• Definir los productos que se van a elaborar durante el proceso.
• Identificar los insumos necesarios para cada producto.
• Determinar el período para la elaboración de los productos.
• Realizar el cálculo total de productividad de cada insumo.
• Sumar los valores resultantes para obtener el nivel de PTF.

¿Cómo calcular la productividad? La formula: 

La formula para medir la productividad que emplean quienes saben hacer el calculo de la productividad es tomar la producción total alcanzada por todos los trabajadores de la empresa y dividirla por las horas trabajadas:

• productividad = producción / horas trabajadas

La producción suele representarse típicamente como una cantidad en euros, representando el valor agregado por las horas trabajadas.

Por ejemplo, si los trabajadores en una línea de producción producen un número determinado de geles de ducha, por ejemplo, 100.000, con un valor mayorista de 100,000 euros en un turno y los costes de los insumos no laborales, tales como materias primas, máquinas y electricidad son de 50.000 euros, la diferencia de ambos relejaría el valor agregado, en este caso, de 50.000 euros.

Para calcular la productividad sería necesario dividir esa cantidad por el número de horas que representa el turno de trabajo, que podrían ser 80. Así, al dividir 50.000 entre 80, obtendríamos que la productividad es de 625 euros /hora.

Alternativamente, la producción puede medirse en unidades de producción o cualquier otra medida que sea significativa para el negocio. Esto es útil cuando las cantidades de valor agregado en euros son difíciles de estimar. Así, la formula de calcular la productividad de esta forma sería dividir las 100.000 unidades producidas entre las 80 horas trabajadas para conseguirlo. El resultado serían 1250 unidades fabricadas por hora.

Saber cómo calcular la productividad ayuda a los responsables de la toma de decisiones empresarial a introducir los ajustes necesarios y optimizar el aprovechamiento de los recursos disponibles en su negocio.

Créditos fotográficos: Kenishirotie