Reuniones eficaces: recomendaciones para directivos

Todos, en nuestro papel de directivos o de trabajadores, hemos tenido experiencias de reuniones laborales ineficaces. Es algo que por desgracia se repite con frecuencia y que en los casos más extremos puede llegar a poner en riesgo la productividad y los niveles de rendimiento de las empresas. Por eso, en esta ocasión hemos venido a hablarte de algunas claves para convocar reuniones eficaces. ¿Nos acompañas?

 

Cuando las reuniones laborales pierden su sentido

Las reuniones de trabajo son, al menos en el plano teórico, espacios en los que se tratan temas relacionados con el día a día de nuestras responsabilidades laborales, y que por lo general deben tener un interés general para ser convocadas.

 

Son espacios excepcionales, que rompen la cotidianidad y hacen un llamado a quienes las integran para ingresar en otra dinámica, la de la escucha y la negociación, la de las ideas y la exposición de argumentos, propuestas y opiniones.

Eso es lo que tendría que ser una reunión. Sin embargo, en no pocos casos ocurre todo lo contrario: las reuniones se convierten en dinámicas repetitivas, poco productivas, sin objetivos claros y en las que se terminan abordando temas que nada tienen que ver con las responsabilidades de los que están presentes en ella. Es decir, dejan de ser eficaces.

 

Reuniones eficaces: elementos a tener en cuenta

Seamos más claros aún: existen algunos elementos que deben tener todas las reuniones laborales si lo que quieres es obtener resultados concretos, útiles y satisfactorios. Te proponemos una revisión a algunos de ellos:

• Tiempo de convocatoria: deben convocarse con tiempo suficiente como para no interferir en otras cuestiones y para que las personas que vayan a intervenir en ellas estén lo oportunamente preparadas.
• Personas seleccionadas: las reuniones de más de 10 personas suelen perder efectividad. Por ello, es indispensable seleccionar a sus participantes en función de dos criterios: aquellas cuya presencia es imprescindible o aquellas que tienen un rol de representantes o delegados del resto de colaboradores.
• Definir los objetivos: es fundamental que definas de qué quieres hablarle a tus colaboradores. De lo contrario, a los 10 minutos será demasiado evidente que aquello que no va para ningún lado.
• Crear un esquema de la reunión: quien convoca debe, además de tener en mente lo que espera obtener de la reunión, idear un esquema en el que no se quede ningún tema fuera de la agenda. Este esquema, además, le servirá para ir marcando los tiempos y evitar que la reunión resulte excesivamente larga, algo que por desgracia sucede con demasiada frecuencia.

 

Reuniones eficaces: ¿cuál debería ser su desarrollo ideal?

Partamos de una cosa innegable: cada reunión se realiza en un entorno concreto y por tanto requiere de la toma de decisiones específicas y que satisfagan las necesidades de ese entorno y de las personas involucradas.

Es decir, no existe la reunión laboral ideal. Lo que en un determinado contexto fue útil y sirvió para extraer las conclusiones que se esperaban desde el inicio, puede que en otro escenario resulte poco efectivo e incluso perjudicial. Cada momento reclama unos requerimientos específicos y unas soluciones posiblemente únicas.

Eso no quiere decir que no exista un mínimo de condiciones que nos permita hablar de reuniones laborales eficaces. Claro que existen, y tienen que ver sobre todo con la forma en la que tú como directivo o líder empresarial conduces la reunión. Veamos con más detalle cuál sería su desarrollo idóneo:

1. Puntualidad en el inicio:

Lo primero que debes hacer para que tu reunión sea eficaz es comenzar a la hora señalada. Pensarás que es algo sin importancia, pero en realidad no lo es: se trata de un detalle que puede ayudar a que las personas que has convocado entren en situación. En cambio, si incumples la hora pactada, probablemente pase lo contrario: que no se tomen en serio lo que vas a decirles o que lleguen con una actitud negativa o cierta predisposición.

2. Primeros minutos: declaración de intenciones

En los primeros minutos, deja claros los objetivos de la reunión y haz una breve introducción de los temas que se van a tratar en la misma. Cuando sea preciso, explica el método a seguir y el sistema de intervenciones y argumentaciones. Vamos, que de lo que se trata es de dejar las reglas claras y evitar confusiones o que la reunión vaya por otros cauces.

3. Respetar el desarrollo previsto:

Si ya has anunciado los temas previstos y el orden de los mismos, sé coherente con ese plan de trabajo. Desarrolla cada tema y procura marcar el tiempo de cada uno de ellos. Habrá algunos que merezcan más minutos que otros, sí, pero en términos generales trata de ser equilibrado y justo. Lo contrario será como cambiar repentinamente las reglas de un juego.

4. Dirigir (o redirigir) los debates:

En todas las reuniones, sobre todo aquellas cuyo objetivo es abordar temas de carácter neurálgico, suele haber posturas encontradas. El rol que debes asumir como directivo o líder es conducir los debates y el intercambio de argumentos para sacar algo en claro. Un buen directivo incita a que sus colaboradores se manifiesten, hablen, debatan con respeto y claridad, y al mismo tiempo vela por el avance de la reunión evitando que ésta se detenga demasiado tiempo en cosas que no merecen importancia.

5. Evitar protagonismos:

Esta recomendación viene ligada a la anterior y tiene que ver con la necesidad de evitar que una persona o varias se impongan sobre las otras. En una reunión eficaz, nadie podrá estar por encima de nadie; tan solo el moderador o directivo hará uso de su autoridad para conducir las situaciones que considere oportunas. Cuando esto ocurre, el clima positivo suele alterarse y los focos de atención se desvían hacia aspectos que nada tienen que ver con los objetivos de la reunión.

 

Las reuniones eficaces son aquellas que culminan con resultados concretos. Al final de las mismas, es idóneo realizar una memoria o un sumario para extraer de ellas todas las conclusiones que sean útiles de cara al futuro inmediato. Si tras ese sumario no hubiese ninguna conclusión valiosa, lo más recomendable es convocar a una nueva reunión.