En 1992, cuando los teóricos Robert Kaplan y David Norton publicaron el denominado Cuadro de Mando Integral, quizá no imaginaron que su modelo se convertiría en un referente internacional para la gestión empresarial y el cumplimiento de objetivos. 

De hecho ahora, casi tres décadas después, este recurso continúa aplicándose para mejorar aspectos internos de las empresas como las finanzas, la captación de clientes, los proyectos de innovación y aprendizaje, entre otros.

Pasos básicos para implementar el Cuadro de Mando Integral 

El Cuadro de Mando Integral (CMI) ha evolucionado paralelamente a los avances tecnológicos de los últimos años. Por ello, hoy día se presenta como una herramienta altamente eficaz y adaptada a las necesidades que plantean los procesos empresariales del siglo XXI y de la gestión en general.

Casi todos hemos oído hablar de sus ventajas y beneficios y de la manera como permite un mejor seguimiento y monitorización de los procesos. Sin embargo, solo en contadas ocasiones hemos tenido referencias sobre los pasos necesarios para implementar este recurso en las organizaciones, independientemente de su naturaleza o su actividad.

Valga decir que este proceso depende del tipo de organización y que ningún caso es igual a otro. Las necesidades y los objetivos internos son los que determinan de qué forma debe implementarse el Cuadro de Mando Integral.

No obstante, también es cierto que para que sea un proceso realmente eficaz deben seguirse una serie de fases mínimas. ¿Cuáles son esas fases? Repasemos uno a uno los pasos básicos para la implementación de este modelo:

1.Actualizar la misión y la visión:

Cuando construimos una casa, lo primero que hacemos es fijar los cimientos; luego nos encargamos del resto. En el caso de la implementación del Cuadro de Mando Integral, los cimientos equivalen a la misión y la visión de la empresa. Estos dos elementos son el punto de partida para implementar cualquier tipo de proceso interno; en algunas ocasiones basta con retomarlos y aplicarlos; otras veces es necesario replantearlos y actualizarlos según las exigencias propias de cada contexto. La misión y la visión de una empresa responden preguntas como qué tipo de negocio somos y qué es lo que realmente buscamos.

2. Análisis externo e interno:

Es imposible aplicar el Cuadro de Mando Integral sin antes haber realizado un análisis tanto interno como externo de las organizaciones. La herramienta más empleada al respecto es el DOFA, la cual visibiliza las fortalezas, las debilidades, las amenazas y las oportunidades de los negocios en su respectiva área. De este análisis se deriva el marco propicio para que cada empresa pueda desarrollar sus estrategias a corto, medio o largo plazo.

3. Definición de objetivos estratégicos:

El Cuadro de Mando Integral plantea cuatro perspectivas básicas para la gestión eficaz de procesos: finanzas, clientes, procesos internos e innovación. En cada una de ellas se deben establecer las prioridades y los objetivos que la empresa persigue. Estos deben estar relacionados y la suma de las cuatro perspectivas debe arrojar el grueso de la estrategia organizacional. Algunos ejemplos son:

– Finanzas: liquidez, flujo de caja, inversiones, financiación.

– Clientes: cuota de mercado, niveles de satisfacción, política de devoluciones.

– Procesos internos: proveedores, reducción de costes, ciclos de fabricación.

– Innovación: selección de personal, clima laboral, formación.

4. Elección de indicadores:

Se trata de una de las fases más importantes del proceso de implementación del Cuadro de Mando Integral. En ella, los objetivos que hemos planteado durante las primeras etapas deben convertirse en indicadores de medición, es decir, en elementos que nos ayuden a cuantificar o calificar si lo llevado a cabo ha sido exitoso o, por el contrario, no ha cumplido con nuestras expectativas. Lo ideal es que haya 2 o 3 indicadores por cada objetivo; si elegimos más, lo más probable es que se perjudique la estrategia y que la información deje de ser fiable y útil. Recuerda, no por tener más indicadores obtendremos mejores resultados; la clave está en definir los más eficaces.

5. Seguimiento y monitorización:

La implementación no acaba con las acciones que conforman la estrategia. Es importante llevar a cabo un proceso de seguimiento y documentación de lo que se ha alcanzado a lo largo de la implementación del Cuadro de Mando Integral. La información allí consignada será de gran ayuda para la implementación de  otros procesos similares o para la actualización del mismo.

 

Diferentes tipos de Cuadro de Mando Integral 

En un Cuadro de Mando Integral pueden mezclarse diferentes tipos de criterios, por ejemplo económicos, de responsabilidad dentro de la compañía, de tiempo u otros que se relacionan con las labores de determinados departamentos o áreas.

Algunos de ellos los combinan. Sin embargo, otros los abordan por separado y crean, de paso, varios tipos de Cuadro de Mando Integral. Veamos algunos de los más conocidos:

• Cuadro operativo:

Es el que se aplica específicamente para monitorizar tareas de departamentos o áreas puntuales de una empresa. Su actividad es diaria y la responsabilidad de su implementación recae por lo general en manos del líder o encargado de dicha área. Su complejidad depende del número de acciones previstas durante el proceso y del personal activo en cada departamento del negocio.

• Cuadro directivo:

Es una herramienta proyectada a corto plazo y dirigida a cargos directivos, tanto de la alta gerencia como de niveles intermedios. Su objetivo es controlar los resultados de la empresa y analizar la evolución de los indicadores que se hayan definido en las primeras etapas de la implementación.

• Cuadro estratégico:

Es el modelo ideal para una gestión y dirección proyectada a largo plazo. Genera información interna y externa sobre el estado de las organizaciones y de su entorno, con lo cual es especialmente propicia para los altos directivos o gerentes que llevan a cabo una labor integral. Por eso mismo,  además del cumplimiento de objetivos, este modelo de Cuadro de Mando Integral busca el posicionamiento global de una marca o empresa en el escenario que le corresponda.

 

 

El Cuadro de Mando Integral se debe aplicar siguiendo una serie de fases básicas, pero sin olvidar que a la vez cada experiencia es única. Además, se puede optar por alguna de las distintas propuestas que ofrece el modelo.