Características y ejemplos del modelado de procesos

Desde la década de los 60, el modelado de procesos ha evolucionado hasta convertirse en una herramienta indispensable para la representación de una empresa.

Se trata de un documento escrito que detalla los aspectos más significativos de una compañía. En él caben desde los más generales, como el diseño organizacional o el mapa de jerarquías, hasta las más puntuales, como el sistema informático empleado por los trabajadores.

El documento debe expresar con claridad los elementos que forman parte de la identidad corporativa y la filosofía de una compañía. Cuanto más preciso sea, el negocio quedará plasmado con mayor fidelidad. Hablamos de los siguientes aspectos:

• El propósito: qué hace la empresa
• La estructura: cómo está organizada internamente.
• La funcionalidad: su papel en el mercado.
• La dinámica: cómo actúa.
• Los componentes: unidades organizativas y otros actores.

Entre los usos más comunes del modelado está la organización de procesos que tienen que ver con el diseño organizacional, la planificación estratégica, el diseño de la arquitectura empresarial o la gestión de la calidad.

Sin embargo, el modelado no es una herramienta exclusiva de las etapas previas a la puesta en marcha de una compañía. También es muy común emplearla en fases posteriores, sobre todo en aquellas en las que se realizan procesos de negocio.

 El modelo BMM, análisis por niveles

Pero así como cada empresa debe aplicar su propio modelado de procesos, también los procesos obligan a que el tipo de modelado sea distinto cada vez. Existen numerosas técnicas gráficas y estadísticas para elaborar un modelado. Un ejemplo significativo es el BMM, uno de los más empleados en la actualidad.

Para empezar, el BMM (Business Model Method) propone una división de la empresa en niveles diferenciados por objetivos o características comunes.

Supongamos que la editorial A se somete al modelado de tipo BMM. Los tres niveles básicos en los que quedaría dividida la compañía son los siguientes:

1. Niveles de sistemas y tecnologías de información. Todos aquellos elementos que conforman el Hardware, Software y las redes de las que hace uso la editorial.
2. Nivel de procesos. Contiene los roles, los diferentes actores, las actividades y los objetos físicos que hacen parte del negocio, como por ejemplo los ordenadores, las sillas y el espacio en general.
3. Nivel de objetivos. Se refiere a las metas y a la visión y misión de una compañía, así como a otros aspectos que definan la relación de la editorial con el exterior, en este caso, los lectores, editores, el personal académico y otras editoriales.

De las relaciones que se establezcan entre los tres niveles, casi siempre ejemplificadas a través de gráficas o cuadros conceptuales, saldrán las estrategias a seguir en cada caso.

 Ventajas de la aplicación de un modelado de procesos

• Mejora la dirección de la empresa y permite descubrir áreas o talentos que no habían salido a flote hasta entonces.
• Mejora el dinamismo de una compañía y, por tanto, la calidad de los productos o servicios que presta.
• Promueve la realización de planes de negocio o planes estratégicos de cara al futuro. Es cuestión de incorporar el modelado a la filosofía empresarial.