Autoservicio del empleado: qué es, características y ventajas

El autoservicio del empleado es una de las características de los sistemas de gestión de Recursos Humanos modernos. Esta funcionalidad permite a los integrantes de la plantilla ocuparse de muchas tareas diferentes relacionadas con los recursos humanos y el trabajo que, de lo contrario, tendrían que ser llevadas a cabo por los responsables de administración de personal en la empresa.

El autoservicio del empleado puede ayudar a muchas empresas a ahorrar horas de trabajo y aumentar la eficiencia. Sin embargo, esta opción puede no ser conveniente para todas las organizaciones.

 

¿Qué es el autoservicio del empleado?

El autoservicio del empleado es un portal que forma parte del software al que todos los integrantes de la empresa tienen acceso, no solo los profesionales de recursos humanos. A través de él, los empleados pueden acceder a su información de nómina, horarios y beneficios, actualizar sus propios detalles y más.

Se trata de una herramienta importante en el nuevo enfoque de gestión de personal en la empresa ya que la evolución de las culturas corporativas requiere que los sistemas de recursos humanos también evolucionen.

Si bien esto puede parecer obvio, los sistemas de recursos humanos han tardado mucho tiempo en evolucionar del proceso manual fragmentado que se utilizó durante décadas. Con la introducción del autoservicio, se está avanzando rápidamente hacia un sistema más lógico y eficiente.

 

Características de una solución de autoservicio del empleado

La mayoría de los sistemas de autoservicio del empleado permiten a los trabajadores actualizar su información personal (como una dirección, información de contacto e información bancaria) directamente, aunque puede ser necesaria la aprobación.

Algunos de estos sistemas también permiten a los empleados ver información de planificación de actividades, nómina e incluso gestionar solicitudes de días libres y vacaciones.

Cuando los empleados no están autorizados a cambiar directamente la información recogida en el sistema, el autoservicio del empleado es solo de consulta. En ese caso, necesita complementarse con la acción de profesionales de RR.HH., con quienes cada trabajador puede comunicarse a través del email para gestionar sus solicitudes.

 

Beneficios del autoservicio del empleado

Algunas compañías encuentran beneficios en el uso de un sistema de autoservicio del empleado, y la mayoría de trabajadores también prefieren este método, ya que les permite controlar su propia información. Además, les deja más tiempo para investigar diferentes opciones de beneficios sin las presiones de tiempo que pueden estar presentes al realizar estas gestiones con profesionales de recursos humanos.

Los profesionales de recursos humanos, gerentes y empleadores generalmente disfrutan de la decisión de implementar un sistema de autoservicio del empleado, principalmente porque:

• Se ahorra tiempo de trabajo para todas las partes.
• Se evitan las interrupciones.
• El proceso de gestión de la información se vuelve más simple y la información proporcionada puede ser más exhaustiva debido al formato interactivo.

Sin embargo, antes de invertir en un software de este tipo, las empresas deben sopesar los pros y los contras y realizar investigaciones internas y externas. Es habitual que en las grandes organizaciones de prácticamente cualquier industria la conclusión sea que los beneficios superan a los inconvenientes. No obstante, en el caso de las PYME hay que tenerlo muy claro antes de seguir adelante y hacer una inversión así.

El autoservicio puede transformar el sistema de recursos humanos de una empresa, pero es necesario que los gerentes de recursos humanos y los gerentes de otros departamentos trabajen juntos para que la utilización de los empleados sea lo más común y generalizada posible. Además, los empleados deben estar capacitados para usar el sistema como parte del proceso estándar de capacitación laboral.

Una vez implementada la solución de autoservicio del empleado, la empresa debe asegurarse de que todos los trabajadores se sientan tan cómodos usando el nuevo sistema, como realizando cualquier otro aspecto del trabajo antes de completar la capacitación.

¿Listo para empoderar a tu plantilla con el autoservicio del empleado? ¿Quieres darles la posibilidad de tener acceso directo y más control sobre su información para mejorar su satisfacción y compromiso?

Créditos fotográficos: BartekSzewczyk