Eficiencia y eficacia, ¿cómo calcular sus valores?

Seguramente habrás oído hablar muchas veces de las diferencias y similitudes entre eficiencia y eficacia, dos palabras que si bien tienen mucho en común, su significado no es exactamente el mismo. A que el tema te suena familiar, ¿verdad?

Pues bien, en este post, además de profundizar en la utilidad de estos dos términos de cara a la gestión empresarial, te contaremos como calcular la eficacia, y también como calcular la eficiencia  cada uno de estos valores .

Diferencia entre eficiencia y eficacia: la cuestión del ‘cómo’

Eficacia y eficiencia son dos términos ligados al cumplimiento de objetivos. Aun así, en el plano empresarial y de gestión de proyectos esto no supone una similitud plena, pues la primera se refiere a la capacidad de lograr un efecto u meta y la segunda, en cambio, es la capacidad para disponer de algo o alguien que consiga esa mista meta.

Es decir, que la principal diferencia entre ambos conceptos no está en el qué sino en el cómo, pues difieren en la forma en que se llevan a cabo.

Para visualizar mejor esta diferencia, convendría recurrir a un ejemplo concreto: una empresa es eficaz cuando cumple el objetivo, previamente trazado, de elaborar 1200 tazas en 15 días. Por el contrario, será eficiente si en los mismos 15 días es capaz de fabricar 1700 tazas, es decir, si obtiene mejores resultados en el mismo plazo y con el menor número de recursos dispuestos para ello.

¿Cuál es la diferencia entre eficacia y eficiencia?

La diferencia entre eficacia y eficiencia se puede resumir de forma muy breve: ser eficaz consiste en hacer las cosas correctas, mientras que ser eficiente trata de hacer las cosas bien.

La definición de estos dos adjetivos termina de despejar toda duda:

• Efectivo: es quien o lo que se considera adecuado para cumplir un propósito, capaz de producir el resultado deseado o esperado.
• Eficiente: es la persona u objeto capaz de actuar o funcionar de la mejor manera posible con la menor pérdida de tiempo y esfuerzo.

Las empresas generalmente buscan aumentar y mejorar la eficiencia de sus operaciones y procesos de ventas. Después de todo, cuando trabajan con recursos limitados, prefieren maximizar el uso de cada uno de estos recursos, desde el presupuesto y la tecnología hasta el tiempo o las cifras de ventas.

Sin embargo, al perseguir la eficiencia a toda costa, algunas de estas empresas se están perdiendo una oportunidad valiosa para dar un paso atrás y observar hasta dónde llegan sus niveles de eficacia desde una perspectiva general.

Toda empresa debería buscar siempre el máximo de eficacia y eficiencia combinadas. Esto significa perseguir los objetivos correctos y ser eficiente, haciendo uso de los avances tecnológicos, sin perder tiempo, y teniendo una mejor alineación y colaboración entre los empleados.

Muchas empresas van por el buen camino y saben qué metas desean lograr, pero son ineficientes para lograrlas. Otras organizaciones operan de forma muy estricta, con todos los empleados trabajando de manera perfectamente coordinada y centrándose especialmente en la tarea en cuestión … pero, ¿y si la tarea en cuestión obedece al objetivo equivocado?

¿Qué es ser eficaz y eficiente?

En la práctica, la forma más sencilla de ver la diferencia entre ser eficaz y eficiente es con un ejemplo práctico. Por ejemplo, si se consideran las diferencias entre la efectividad de la actividad y la eficiencia de la actividad entre los agentes comerciales de una empresa.

Así, se parte de la premisa de que cada equipo de ventas tiene objetivos diarios, semanales, mensuales y trimestrales que, cuando se logran, son representativos de la efectividad de sus roles. Si sus representantes tienen la tarea de hacer un número determinado de llamadas cada día, y fácilmente alcanzan esa cifra, puede decirse que son efectivos en sus trabajos. Algunos incluso pueden ir más allá y superar ese límite de llamadas cada día. Pero, ¿qué pasa si esas llamadas producen pocas conexiones e incluso menos ventas?

Al final, habría que plantearse si es más importante para una organización perseguir la eficacia o la eficiencia. La cuestión es que, si se está tratando de crecer agresivamente y tiene recursos para quemar, la optimización de la eficacia podría ser el camino a seguir.

Sin embargo, si una empresa tiene recursos limitados para trabajar, es posible que el camino más conveniente sea el que pasa por realizar operaciones eficientes para maximizar sus capacidades sin apurar demasiado. Encontrar el punto óptimo entre eficacia y eficiencia es realmente el objetivo final de todas las empresas.

Eficiencia y eficacia, ¿se pueden dar al mismo tiempo?

Al plantearse la disyuntiva entre eficiencia y eficacia, un buen número de empresas optan por alguno de los dos conceptos o privilegian uno sobre el otro. Es decir, eligen entre cumplir los objetivos (eficacia) o emplear menos recursos (eficiencia).

Sin embargo, no siempre es necesario elegir entre una u otra opción. A veces la clave está en encontrar el equilibrio perfecto entre ambas, es decir, en hablar un mecanismo que haga compatibles tanto los recursos empleados como el cumplimiento de metas.

La conjunción de eficiencia y eficacia da lugar a un tercer concepto: la efectividad, que no es otra cosa que la conjugación de ambos conceptos.

¿Sabes calcular los valores la eficiencia y la eficacia?

Al ser conceptos distintos, eficiencia y eficacia no se pueden calcular con la misma fórmula. La manera más recomendaba para calcular el valor de cada una se resume así:

• Como calcular la eficiencia:

El número que se obtenga del cálculo de la eficacia se someterá a una escala de valor que, a su vez, determinará el grado de eficacia de una empresa. Lo ideal es que el resultado sea siempre mayor a 1; si es menor a 1, se hablará de ineficacia. En cualquier caso, la fórmula más empleada para ello es:

• (Resultado alcanzado / Coste total) x Tiempo invertido

(Resultado previsto/ Coste previsto) x Tiempo previsto

• Como calcular la eficacia:

El valor siempre se expresará en tanto por ciento y dará lugar a una puntuación con respecto al nivel de eficacia. La fórmula para ello:

•  Resultado alcanzado x 100 / Resultado previsto

Recuerda, aunque no son conceptos cuyo significado sea exactamente igual, eficiencia y eficacia son elementos complementarios para cualquier modelo de gestión. ¿A que no te lo habías planteado de esta forma, verdad?