Como elaborar un Cronograma de actividades

Saber como elaborar un  cronograma de actividades es básico hoy en día, pero también lo es saber leer e interpretar ese cronograma de actividades que hemos recibido de manos de nuestro gestor de proyectos. ¿Cómo se elabora e interpreta un cronograma de actividades realmente eficiente? Esa es la gran cuestión que abordamos en el artículo de hoy. 

¿Qué es el cronograma de un proyecto?

Los cronogramas son herramientas sencillas y accesibles para fijar los tiempos de ejecución de las fases de un proyecto. Generalmente, se realizan durante la última etapa de la planificación de un proyecto, cuando ya se han definido elementos sustanciales como los objetivos que se pretenden alcanzar, los recursos a utilizar y los gastos iniciales. Te explicamos las ventajas que utilizar un cronograma puede brindar a tu empresa en este artículo.

También puede ser definido como una suma de pequeñas metas a corto y mediano plazo, lo que favorece la gestión del empresario y le permite hacer una proyección razonable de los tiempos de consecución del proyecto. Si el plan es, en las fases iniciales del proceso, un conjunto de deseos casi siempre abstractos y poco definidos, el cronograma es la confirmación de esos deseos y su planificación en el tiempo.

No importa que un cronograma no se cumpla a rajatabla. De hecho, casi ninguno está elaborado con esa intención. Se trata de documentos orientativos, que guían la labor del directivo en esa fase inicial y que, por tanto,  pueden sufrir cambios antes, durante o después de la ejecución de las tareas allí descritas.

En la gestión del tiempo se pueden utilizar cronogramas diversos, en función de los objetivos perseguidos.

 ¿Conoces la importancia del cronograma de un proyecto?

El tiempo es oro y en el cronograma de actividades…platino. Si eres gestor de proyectos seguramente estarás de acuerdo con esta frase ¿verdad?

Y es que ya sabes que para elaborar cualquier tipo de proyecto tienes que valorar muchos y variados factores: la determinación de los objetivos, la definición de los recursos y del presupuesto, las tareas a realizar y, por supuesto, la definición de plazos, ese tiempo valioso que se convierte en el factor protagonista en la elaboración de un proyecto de alta calidad. En definitiva: el tiempo es uno de los factores que más importan en la gestión de proyectos; los plazos de entrega son vitales y deben ser cumplidos de manera rigurosa si queremos llegar a los objetivos marcados utilizando y aprovechando al máximo los recursos de los que disponemos.

¿Y cómo controlamos ese tiempo que es el pilar del éxito de cualquier proyecto? Con herramientas como el cronograma de actividades, una serie de gráficos en los que se representa de forma ordenada las tareas, recursos y actores que intervienen en cada proyecto y los plazos que se le asigna a cada fase del proyecto. Esto nos permite tener una visión global del proyecto, nos ayudará a realizar una gestión eficaz del mismo y nos permitirá consolidar nuestro papel de líderes de la empresa. 

Cronograma de pagos: un planificador muy habitual

Dentro de las clases de cronogramas, uno de los más usados es el que reseña los pagos a terceros y la entrada y salida de dinero de una compañía. Este tipo de cronograma puede servir tanto para la fase inicial de un proyecto de empresa, como para otra que ya esté constituida. En cualquier caso, es una herramienta de gestión de gran utilidad.

Antes de realizar un cronograma de pagos, todo director de un proyecto empresarial debe tener presente algunos factores básicos. Aquí señalamos los más importantes:

•  Tener claros cuáles son los gastos totales y parciales.
•  Definir los destinatarios de los pagos.
•  Definir los destinatarios de los ingresos.
•  Fijar con claridad las sumas correspondientes en cada caso.
•  Elaborar un archivo adjunto con facturas y otros documentos similares.
•  Tener claro el papel de los intermediarios (en caso de haberlos).
•  Ser ordenado, claro y constante en la recolección de datos.

Ventajas de la planificación del cronograma de un proyecto

La utilización de esta herramienta tan útil en el diseño de proyectos beneficia tanto a la organización como al personal que trabaja en el mismo. Aunque la responsabilidad, el compromiso y la motivación son esenciales para cumplir los objetivos de la empresa, la utilización de cronogramas hará de la planificación algo visual y accesible para todo el equipo. Algunas de las ventajas que puede aportarte el uso de cronogramas:

• Determinar todas las actividades necesarias para hacer realidad los objetivos.
• Priorizar para determinar un orden lógico.
• Establecer los tiempos y asignar responsabilidades en el equipo de trabajo.
• Analizar qué recursos se necesitan para realizar la actividad.
• Establecer la relación o dependencia entre las diferentes actividades (tareas que no empiezan hasta que otras finalizan, las que no pueden finalizar hasta que otra finalice, las que no pueden comenzar hasta que no comience otra y las que no pueden finalizar hasta que otra comience).
• Permite estar seguro de que se está avanzando en la consecución de metas.
• Análisis de las actividades.

 

Cronograma de actividades: tipos

Para la realización de un cronograma de actividades existen varios modelos; veamos los más clásicos o utilizados hoy por hoy:

Diagrama de PERT (Project Evaluation and Review Techniques)

El diagrama de PERT es otra de las herramientas más utilizadas para la dirección y gestión de proyectos. Se utiliza sobre todo para proyectos complejos. Este diagrama permite relacionar cada una de las tareas entre sí y calcular el tiempo que se destinará a cada una de ellas. Es un gran complemento para otros métodos.
CPM (Critical Path Method)

Su traducción al castellano sería Método de Camino Crítico. Se utiliza para calcular el camino más corto para completar el proyecto. Es una forma de simplificar la gestión y, así, de optimizar al máximo los recursos disponibles.

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es uno de los modelos de cronograma de actividades más longevos y utilizados en la gestión de empresas de todo tipo. Su principal ventaja es que se adapta perfectamente a cualquier tipo de proyecto, independientemente de sector o tamaño.

La Estructura de Desglose de Trabajo frente al cronograma de Gantt

El comienzo de cualquier planificación del cronograma es la creación de una estructura de desglose del trabajo (la EDT o WBS en inglés muestra la estructura desglosada de trabajos mayores descompuestos en otros más pequeños y asumibles). La EDT es muy diferente a la lista de actividades y anterior a ella. La EDT define todo el trabajo que se entregará con el proyecto. Por su parte, una lista de tareas o un cronograma de Gantt lo que definen son las tareas necesarias para entregar cada componente o paquete de trabajo de la EDT. Una vez realizada la EDT, se analizarán las restricciones o factores que limitan las opciones del equipo, las dependencias y el calendario de recursos.

Cronograma de Gantt. ¿En qué consiste?

Desarrollado y popularizado por el ingeniero estadounidense Henry Laurence Gantt, se trata de una herramienta gráfica que relaciona las actividades proyectadas con el tiempo estimado para su realización. Para ello, se basa en la proyección continua de una ‘time line’ (línea de tiempo) que marca la consecución de los objetivos.

Empleado sobre todo en la gestión de proyectos, el cronograma de Gantt muestra el comienzo y el final de los diferentes trabajos que conforman el proceso, agrupando, además, las diferentes tareas en unidades mínimas de trabajo.

Gráficamente, está compuesto por un eje vertical en el que se muestran las tareas del proyecto y otro eje horizontal para la línea de tiempo que marca los plazos del proceso.

Por su planteamiento sencillo y ordenado, es una herramienta bastante extendida entre quienes emprenden un proyecto empresarial o de mercadotecnia por primera vez, así como para marcar pequeñas tareas relativas a una sección o dependencia de grandes compañías.

Cómo organizar un proyecto con el modelo Gantt

Antes de emplear el cronograma Gantt, los gestores del proyecto deben tener claro cuatro elementos básicos detallados a continuación:

a) Objetivos generales:

Se trata de definir qué es lo que persigue realmente el proyecto y para qué. Es decir, una justificación del mismo. A veces este aspecto depende de la filosofía corporativa de la organización; otras, en cambio, lo dictan las aspiraciones del cliente o consumidor. En cualquier caso, es fundamental tenerlo claro.

b) Tareas propuestas:

Además de los objetivos, el gestor del proyecto debe realizar una estimación realista de las tareas que serán necesarias. Dichas tareas suelen agruparse por fases, las cuales, a su vez, deben ir relacionadas las unas de las otras. Tal como se dijo líneas más arriba, el “Gantt  chart” es un modelo que suele emplearse en proyectos de largo alcance y para los que resulta indispensable un ordenamiento temporal y temático.

c) Número de participantes:

Las tareas, a su vez, son desempeñadas por miembros de un equipo de trabajo, el cual puede variar según los plazos de entrega o el alcance del proyecto. Es importante que el gestor defina los roles de cada uno de estos miembros.

d) Recursos disponibles:

En este punto, el responsable del proyecto debe realizar una lista con todos aquellos elementos (técnicos o humanas) que permitirán el desarrollo de las tareas. Aunque suena una labor sencilla, en realidad no lo es. El principal riesgo que se corre en esta etapa es no contemplar la aparición de riesgos o dificultades durante el proceso, algo para lo que es propicio dejar cierto margen. Aquí también es oportuno incluir los gastos totales y parciales del proyecto.

Pasos. ¿Cómo se aplica un cronograma de Gantt?

1. Se definen las tareas propuestas. Dichas tareas suelen situarse en un eje vertical de la hoja de cálculo o del sistema informático empleado.
2. Se fijan los plazos de cada tarea y del proyecto en general. El tiempo para la ejecución de cada fase debe quedar claramente especificado. Entre más preciso sea dicho plazo, mejor serán los resultados. Hay que evitar las dilaciones.
3. Relacionar plazos con tareas. Es decir, trazar líneas en el centro del cronograma que vinculen los dos ejes principales. El resultado será un espacio que el gestor puede rellenar con especificaciones referidas a esa acción y ese plazo en concreto. Otra forma de hacerlo es usando colores para cada caso.
4. Monitorizar los resultados. El diagrama también permite hacer un seguimiento a las labores e introducir mejoras cuando el gestor lo considere conveniente. De este monitoreo depende, en gran medida, el resultado final.

¿Cómo puede ayudar el gráfico de gantt en la SC?

El gráfico de gantt es una de las herramientas más efectivas que se tienen para poder controlar el camino que están tomando las tareas a lo largo de la supply chain (SC). Implementar el gráfico de gantt a la supply chain puede traer múltiples beneficios, sobre todo, a la hora de controlar y evitar riesgos a lo larga de ésta.

• Posibilidad de detectar fácilmente los puntos críticos. Gracias a este gráfico se pueden ver fácilmente dónde existen cuellos de botella que impiden progresar de forma adecuada a lo largo de la SC.
• Ver periodos de inactividad. Se pueden detectar periodos en los que el tiempo no está bien gestionado y se están desaprovechando recursos, tanto humanos como técnicos, por una inactividad que no procede.
• Vigilar los retrasos. Al tener un eje temporal general se puede ir viendo si se cumplen plazos para así poner remedio en el caso de que se vea que existen retrasos en ciertas áreas.

Ventajas y desventajas del cronograma de Gantt

Ventajas del cronograma de Gantt

Las principales ventajas que presenta este documento son las que te mostramos a continuación:

• Facilita visualizar de una sola vez el cronograma global del proyecto. Lo que resulta muy práctico para saber las fases y tareas que se llevarán a cabo, los tiempos previstos y la evolución de los mismos.
• Establece una serie de plazos realistas, que se ven reflejados en el cronograma. De hecho, el planteamiento de un diagrama de Gantt debe hacerse en base a fines totalmente alcanzables, porque si se hace sin haber reflexionado antes sobre la capacidad real que tenemos no servirá de nada. En este sentido, resulta muy útil para conseguir establer objetivos realistas.
• Facilita la consecución progresiva de objetivos. La elaboración del cronograma exige descomponer el proceso en diversas partes que se van estructurando en pequeñas unidades. De esta forma, se establecen las fases y se detallan las acciones necesarias para llevar a cabo el programa. El proyecto se descompone y organiza en pequeñas metas fáciles de alcanzar.
• Es una eficaz herramienta de comunicación. Este diagrama es un instrumento de comunicación eficaz, pues permite transmitir a las personas implicadas en el proyecto, todas las etapas de forma clara.

Todas estas ventajas ayudan a la empresa a focalizarse mejor y a tener la oportunidad de acceder a todos los recursos necesarios para que sus objetivos de negocio se puedan cumplir al máximo. Por tanto, el cronograma de Gantt resulta muy útil en casos en los que es necesario tener una visión global de un proyecto empresarial, con las fases que va a atravesar y los responsables de cada una de dichas fases.

 Inconvenientes del diagrama de Gantt

Planteadas las ventajas del cronograma de Gantt, ahora es momento de ser un poco críticos y exponerte al detalle los incovenientes que le vemos. Los puedes leer a continuación:

• Para determinados proyectos puede resultar insuficiente. En proyectos amplios y complejos puede resultar insuficiente pues sólo facilita las tareas generales y la duración de cada una de ellas, sin especificar nada más. Por eso, es necesario combinarlo con otras técnicas, como el CPM o el PERT, que completan la información ofrecida por el primero.
• En proyectos  complejos y dinámicos puede resultar demasiado difícil su elaboración. La reorganización del cronograma puede resultar una tarea complicada y costosa, especialmente cuando no se dispone de las herramientas adecuadas.
• Precisa de una evaluación y revisión continua. Los proyectos son dinámicos y cambiantes. Determinados imprevistos pueden modificar el cronograma entero, por lo que es necesario actualizarlo periódicamente, para que cumpla con su fin. Y mucho más hoy en día, con el gran auge de las start-ups, que necesitan herramientas de gestión que les permitan flexibilidad en todos los sentidos de la gestión empresarial. 

¿Cómo hacer un cronograma de actividades?

Si bien la selección del método es importante en función del tipo de proyecto, lo más importante son los pasos a seguir para la elaboración del cronograma de actividades. Así, tenemos varias fases:

• Recopilación de la información fundamental. Reunir todos los detalles del proyecto, definir las deadlines y los obstáculos e incidencias que se puedan presentar en el camino.
• Definición de tareas. Con la información en la mano, debemos establecer las actividades a realizar para la consecución del proyecto. También deben ser tenidos en cuenta los posibles riesgos asociados a estas actividades.
• Secuenciación de tareas. Se establece la relación entre las actividades. Las que se pueden realizar de forma simultánea y las que no.
• Establecimiento de los tiempos y recursos. Estimar el tiempo que necesitaremos para completar cada tarea y los recursos humanos y materiales que se necesitarán para llevarlas a cabo.
• Distribución de tareas. Se le asignarán las tareas a los respectivos miembros del equipo, que se responsabilizarán de ellas hasta la consecución de las mismas.

Herramientas para elaborar el cronograma de actividades

Para elaborar un cronograma, tendrás que utilizar las siguientes técnicas y herramientas:

• Estimación de tiempos partiendo de la EDT.
• Secuencia lógica de actividades.
• Diagrama de red para visualizar las dependencias y calcular la duración total del proyecto.
• Ruta crítica, aquella que va desde el inicio al final del proyecto, toma más tiempo en comparación con otras rutas y no tienen espacios entre actividades: si alguna actividad de esta ruta falla, se retrasará el proyecto.
• Diagrama de Gannt, representación gráfica para mostrar el tiempo previsto para las actividades a lo largo del proyecto. Se utiliza para presentar el proyecto a las personas u organizaciones que participan (stakeholders). Se representa cada actividad con su inicio y final, las actividades relacionadas y las dependencias entre ambas.
• Compresión. Optimización del cronograma mediante la reducción de duraciones con técnicas como el crashing o el fast traking.

De todo ello tiene que surgir el cronograma como un documento flexible y actualizable semana a semana. La administración del cronograma es una de las herramientas fundamentales en la labor del responsable de proyectos. Deberás manejar, dependiendo de la dinámica del proyecto, la continua alineación del proyecto reevaluando los recursos y las opciones disponibles cuando sea necesario.

Por supuesto, una vez que tenemos elaborado el cronograma de actividades, su seguimiento y revisión es fundamental para hacer los ajustes que sean necesarios para conseguir los objetivos planteados en un principio. Ahí, por supuesto, entra en juego el papel de un buen director de proyectos, un líder perfectamente formado que conoce a fondo su empresa, sus proyectos y, por supuesto, el potencial de su valioso equipo humano.