Hallazgos en los libros contables

Los libros contables son fundamentales para ordenar las finanzas de una empresa. Gracias a ellos la empresa puede llevar un registro contable, realizar el balance anual y cumplir con sus obligaciones fiscales de forma correcta. La contabilidad debe llevarse al día de cara a mantener el control sobre la misma –evitando que haya errores- y de cara a justificar los movimientos económicos de la compañía frente a la Hacienda Pública.

Cuando uno se decide a comenzar la aventura de emprender, su ilusión y recursos están centrados normalmente en la idea, en el proyecto. La atención a otros aspectos, como los libros contables, se convierte en una pesada y tarea, sobre todo por el desconocimiento que suele existir en base a dichos documentos y como gestionarlos. Este artículo pretende ser una guía para emprendedores. En él, podrán descubrir cuales son los libros contables que debe poseer un negocio y su tipología.

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Libros contables obligatorios

Cuando la empresa, por su tipología, requiere de contabilidad, debe formalizar anualmente los siguientes libros en el Registro Mercantil.

1. Libro Diario. Es el libro en el que se registran todas las operaciones que se realizan de forma diaria en la empresa: cobros y pagos. Todas las transacciones se anotan de forma cronológica.
2. Libro de inventarios. Al menos una vez al año, la empresa está obligada a realizar un inventario que incluya los bienes, derechos, obligaciones y las unidades monetarias de la misma.
3. Cuentas anuales. En este se incluirá el balance de la empresa, en el que quedarán señaladas las pérdidas y ganancias de la empresa, los flujos efectivos, la memoria de actividad y el estado de cambios en el patrimonio neto. El libro está formado por varios registros que interconectados.
4. Libro de remuneraciones. Es obligatorio para todas aquellas empresas que tengan más de cinco empleados. En este documento se llevará a cabo el registro de las remuneraciones de dichos empleados.

Libros contables auxiliares

Se trata de aquellos libros que a pesar de no ser obligatorios, es conveniente que la empresa cuente con ellos para que le sirvan como apoyo en la gestión de los libros contables obligatorios.

1. Libro de caja. Se utiliza para controlar las salidas y entradas de efectivo de un negocio.
2. Libro de banco. Se utiliza para registrar todas las operaciones que se realizan con el banco o bancos con los que trabaja la empresa.
3. Libro de entradas y salidas de almacén. Sirve para el registro de las operaciones que se realizan en el almacén (en caso de que la empresa lo tuviese).
4. Libro auxiliar de vencimientos. Tiene gran importancia ya que nos ayuda a mantener controlados los vencimientos de deudas.
5. Libro fondo de utilidades tributarias (FUT). Este libre permite llevar a cabo el control de las declaraciones de renta de primera categoría.
6. Libro mayor. Se trata de un resumen de los movimientos de cada una de las cuentas del libro diario. Lo que se saca de este documento es un saldo de deuda o de deuda a reclamar por cada cuenta. Luego, dicho registro se lleva al balance.

Los libros contables tienen una forma de legalización concreta y unos plazos, procedimientos y forma de presentación (esta ha evolucionado con el avance de las nuevas tecnologías) que se deben cumplir para llevar a cabo dicha legalización. Se trata de un proceso que veremos más en profundidad en un futuro artículo.

Es fundamental recordar que la gestión y presentación adecuada de dichos libros es clave para el control de la contabilidad de la empresa y para el adecuado cumplimiento de los deberes fiscales de la misma.

PYME y contabilidad: errores que puedes evitar

En una PYME, la contabilidad adquiere una especial relevancia, ya que las finanzas no suelen ser tan desahogadas como pudieran serlo en empresas de mayor entidad, por lo que cada euro cuenta, todavía más. Sin embargo, algunos de los empresarios de pequeños o medianos negocios incurren en errores que les causan serios desajustes financieros.

El ajetreo del día a día, las presiones o la falta de conocimiento pueden llevar a los responsables de la parte más relevante de una PYME, su contabilidad, a cometer fallos que pueden costar caro. Se trata de errores como los siguientes:

• No ser escrupuloso con la contabilidad. En lo que respecta a este asunto, todo cuenta. De hecho, la clave para minimizar problemas es dejar constancia de absolutamente todos los gastos e ingresos, por pequeños o insignificantes que parezcan. No solo sirve para prevenir desajustes, sino que es una práctica que contribuye a reforzar la credibilidad de la empresa y que puede librarle de disgustos si, por ejemplo, se anuncia una Inspección de Hacienda.

• Confundir ingresos con beneficios. A pesar de ser conceptos diferentes, quienes no tienen suficientes conocimientos en el área financiera pueden cometer el error de intercambiarlos. Este fallo de la PYME en su contabilidad suele producirse cuando es el mismo empresario quien se ocupa de hacer los registros, en vez de contratar a un profesional con experiencia. El problema se traduce en una disminución del flujo de caja esperado, problemas de planificación, posibles sanciones y recargos por demora, e incluso mala imagen de cara a los clientes, proveedores y socios.
• Olvidarse de la conciliación bancaria. Verificar que lo registrado en los libros contables coincide con la imagen de las finanzas de la empresa que tiene la entidad bancaria es esencial para mantener la alineación con los planes estratégicos del negocio y evitar sorpresas desagradables. Muchas veces, la acumulación de pequeñas cantidades que no han sido anotadas o los fallos humanos en el registro de determinadas cifras a las que sobran o faltan dígitos o en las que los decimales no se marcan correctamente, llevan a resultados distintos. Esto se traduce en la irrealidad de las cuentas, que ofrecen una imagen del negocio distinta a la de la situación que atraviesa.

Además de estos tres errores tan típicos de la PYME, la contabilidad en los pequeños negocios puede verse afectada por las operaciones internacionales y los tipos de cambio, las tasas impositivas aplicables a las transacciones o los cambios en la legislación aplicable.

Ser capaz de tener todo bajo control es la mejor forma de ahorrar, la vía más directa para optimizar las inversiones y un seguro para la continuidad del proyecto empresarial en el tiempo.

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