Proceso de conciliación bancaria: factores

Cada final de mes, las empresas realizan una tarea que refleja el estado de sus cuentas y las compara con los soportes enviados por las entidades bancarias que gestionan dichas cuentas. Esa tarea se llama conciliación bancaria.

Se trata de un proceso mucho más complejo de lo que parece y en el que intervienen varios factores. Los pasos básicos para efectuarlo son:

1) Consulta de los estados de cuenta de la empresa. Los responsables del área de finanzas revisan el informe en el que han apuntado, a lo largo del mes, los movimientos bancarios de la empresa. Estos documentos deben dar cuenta tanto de los ingresos como de las salidas o egresos propios de ese período.

2) Revisar los extractos bancarios. Más o menos en la misma fecha, las entidades bancarias que gestionan las cuentas de la empresa enviarán a ésta el listado de movimientos del mes. Los responsables de finanzas lo analizarán detalladamente en cada uno de sus puntos.

3) Comparación de los dos estados de cuenta. Posteriormente, el grupo de contabilidad procederá a comparar el estado de cuentas de la empresa y los extractos enviados por la entidad bancaria.

Cabe advertir que los dos saldos no coinciden casi nunca. Sin embargo, existe un matiz en estos casos: la diferencia puede estar justificada por motivos que luego trataremos. Si no es así, la empresa deberá ponerse en contacto con su banco.

 

 

 

Conciliación bancaria: desajustes justificados

Cuando decimos que el saldo de los libros contables de la empresa casi nunca es el mismo que el de los extractos bancarios, no nos referimos a que dichas diferencias sean en todos los casos motivos de desajustes que necesiten nuevas acciones.

Algunas veces la diferencia se debe a que los bancos envían los extractos de cuenta sin incluir los movimientos realizados en la última etapa del mes, con lo cual resulta más que lógico el desajuste entre los dos documentos.

Para corroborar que sólo se trata de eso, los responsables del área contable pueden consultar el siguiente extracto de cuenta que envíe la entidad bancaria, en el que debe aparecer la diferencia de la que hablamos. En últimas, es una cuestión de adaptarse a los tiempos y los plazos de envío de cada corporación financiera.

Hoy día, además, este proceso resulta mucho más ágil si tenemos en cuenta que casi todos los bancos ofrecen a sus clientes la consulta de saldos y movimientos vía online. Es decir, ya no es necesario esperar la próxima notificación escrita; se puede acceder a la cuenta virtual de las empresas y consultar los datos.

Aparte, en la actualidad existen numerosas herramientas digitales para facilitar todo el proceso de conciliación bancaria, desde la recogida de datos e información hasta el contraste con los documentos bancarios.

 

Claves para un proceso de conciliación bancaria eficaz

Ya te hemos adelantado algunos de los aspectos básicos en una conciliación bancaria, pero nos gustaría profundizar en ellos. Toma nota:

• Definir el período a conciliar:

Lo más habitual es que las empresas realicen la conciliación laboral al final de cada mes, pues es el período en el que se pagan las nóminas y se efectúan otro tipo de compromisos con los proveedores, distribuidores y distintos agentes. Pero no es la única manera de hacerlo. Por ejemplo, hay empresas que comparan las cuentas con los extractos correspondientes a períodos quincenales o semanales; en el otro extremo, las hay que prefieren dejar esta labor para finales del año. Sea como sea, lo cierto es que el período a conciliar debe estar definido de antemano para evitar que otros movimientos de cuenta desajusten el saldo comparativo.

• Conciliar cada cuenta (si hay más de una) por separado:

Algunas empresas tienen más de una cuenta, las cuales no necesariamente se gestionan en la misma entidad. En esos casos, es importante asegurarse de que cada cuenta tenga su propio proceso de conciliación bancaria y que la información consignada en los libros contables de la empresa corresponda a las cuentas con las que comparamos la información.

• Tener actualizada la contabilidad de la empresa:

Por supuesto, es fundamental que los libros de contabilidad de la empresa estén al día, pues de lo contrario la conciliación bancaria sólo arrojará desajustes. Si un mismo período se ha contabilizado de forma gradual en períodos más cortos, eso supone la integración de los datos en uno total y, de este modo, nos ahorraremos el tener que conciliar varias veces.

• Apoyarnos en la última conciliación:

Un buen punto de partida en este proceso es la última conciliación bancaria que hayamos realizado. El dato registrado en ese documento debe ser el mismo con el que iniciamos el período contable que nos proponemos conciliar.

• Elaborar un documento propio de la conciliación:

Finalmente, una vez tengamos el extracto del banco en una mano y el libro contable de la empresa en la otra, se recomienda elaborar un nuevo documento en el que apuntaremos las coincidencias y las diferencias entre uno y otro saldo. Ese texto será la conciliación bancaria como tal y nos servirá tanto para aprobarla y dejarla como referencia para el próximo mes, como para pedir una revisión a la entidad bancaria que le corresponda. Debe ser un documento claro, conciso y específico.

 

Conciliación bancaria: ¿qué hacer si las cuentas no cuadran?

La conciliación bancaria no debe entenderse como un método para maquillar o avalar errores que se hayan cometido en un determinado período. Por el contrario, es un recurso para identificar las causas de los desajustes contables y realizar los cambios (o las acciones) pertinentes para que no se repitan.

Cuando el error no es de la empresa sino del banco, algo que ocurre pocas veces, los responsables del área contable deben hacer la respectiva reclamación a la entidad para que ésta revise sus cuentas y proceda según corresponda.

Reclamar por esta causa es un derecho que tiene la empresa (y cualquier cliente en general). Si se comprueba que el fallo ha sido de la entidad bancaria, esto también debe quedar registrado en la conciliación.