La importancia del almacenamiento de datos para la toma de decisiones

El volumen de datos generados por las empresas es hoy día mayor que nunca. Este aumento exponencial ha llevado a las empresas a buscar nuevas soluciones de almacenamiento de datos que permitan a su vez la gestión y el análisis de los mismos.

Pero ¿qué es el almacenamiento de datos? Debemos tener claro que, además de ser una forma sistemática y organizada de almacenar grandes volúmenes de información, también nos proporciona las herramientas necesarias para realizar análisis y extraer de ellos información muy valiosa. 

De hecho, el análisis de datos o Big Data es hoy un área de conocimiento imprescindible para todo proceso de toma de decisiones en las empresas, motivo por el que programas como el Máster en Big Data & Business Analytics de EAE Business School ofrecen formación en un sector cada vez más demandado y, tecnológicamente, muy sofisticado. 

¿Qué es y cómo funciona el almacenamiento de datos?

Ahora que sabemos qué es el almacenamiento de datos como estrategia tecnológica de las empresas modernas, veamos cómo este sistema nos permite almacenar tanto datos históricos como actuales en un único lugar, ofreciendo una visión integrada y coherente de la información a lo largo del tiempo.

El proceso de almacenamiento de datos se lleva a cabo a través de varios pasos, conocidos colectivamente como procesos ETL (extracción, transformación y carga), seguidos por el análisis de los datos almacenados.

1. Extracción. En esta primera etapa, los datos son extraídos de diversas fuentes internas y externas. Estas fuentes pueden incluir sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), bases de datos operacionales, archivos, y otros datos generados por sensores, entre otros. Y los datos recopilados pueden ser estructurados (como en bases de datos relacionales) o no estructurados (como textos, imágenes, y videos).

2. Transformación. Una vez que los datos han sido extraídos, se llevan a cabo procesos de limpieza y transformación para garantizar su calidad y coherencia. Esto puede implicar la corrección de errores, la eliminación de duplicados, la conversión de formatos y la normalización. El objetivo de esta etapa del proceso es preparar los datos para su análisis, asegurando que sean precisos y estén en un formato uniforme.

3. Carga. Los datos transformados se cargan entonces en un repositorio centralizado diseñado específicamente para facilitar el acceso rápido y eficiente, permitiendo análisis complejos y la generación de informes.

Cuando logran un almacenamiento de datos limpios y estructurados adecuadamente, las empresas pueden utilizar herramientas de inteligencia de negocio (BI), aprendizaje automático y analítica de datos para extraer toda la información necesaria. 

Cómo ha evolucionado el almacenamiento de datos y su impacto en el sector empresarial

La evolución del almacenamiento de datos ha sido inevitable, pues ha debido adaptarse a nuevos volúmenes de información, tecnologías emergentes y, por supuesto, a las demandas del mercado. Y si en sus inicios, en la década de 1980, los primeros repositorios fueron creados para superar las limitaciones de los sistemas de bases de datos tradicionales, en la actualidad ya se trabaja con soluciones basadas en la nube y tecnologías de big data.

Esta evolución ha tenido, como era de esperar, un impacto profundo en el sector empresarial. Las organizaciones aprovechan ahora sus datos como un activo estratégico que les ayuda en la optimización de operaciones, personalización de experiencias de cliente y toma de decisiones basadas en análisis complejos sobre datos reales. 

Los beneficios clave que aporta el almacenamiento de datos

Gracias a la estrategia del almacenamiento de datos por parte de las empresas, se ha logrado transformar un entorno empresarial que ahora permite aprovechar el poder de los datos para mejorar su competitividad. Ejemplos claros de los beneficios de almacenar datos son:

• Mejora de la toma de decisiones. Gracias a la consolidación del almacenamiento de datos de múltiples fuentes en un único repositorio, las empresas pueden obtener una vista general de su negocio, mejorando así la capacidad de análisis y la interpretación de tendencias más complejas.

• Mejora de la eficiencia operativa. El almacenamiento de datos automatiza también el proceso de recolección, limpieza y organización de datos. Esto supone un ahorro de tiempo y recursos , a la vez que mejora la calidad de los datos disponibles para el análisis, que resulta una operatividad más efectiva.

• Acceso a información histórica de mucho valor para analizar tendencias a lo largo del tiempo, realizar pronósticos y planificar estrategias a futuro basadas en patrones pasados.

• Mejora de la competitividad. El acceso a datos profundos y la capacidad de actuar rápidamente en base a ellos, también permite a las empresas mantenerse un paso por delante de sus competidores. Esto es posible gracias a que el almacenamiento de datos permite tanto una reacción rápida a los cambios del mercado como la identificación de oportunidades de negocio antes que los demás.

• Innovación impulsada por datos. La capacidad de analizar grandes conjuntos de datos desde múltiples fuentes puede, además, revelar oportunidades de innovación en productos, servicios y modelos de negocio. 

El papel de la nube en el almacenamiento de datos empresariales

El almacenamiento de datos en la nube ha vivido también una evolución muy significativa en la forma en que las empresas acceden, almacenan y gestionan sus datos actualmente. 

Hablamos de soluciones escalables, flexibles y rentables que se adaptan tanto a grandes corporaciones como a pequeñas empresas, y que permiten beneficiarse de la inteligencia de negocios y el análisis de datos sin la necesidad de invertir en infraestructura física costosa y su mantenimiento asociado.

Algunas de las ventajas que ofrece el almacenamiento de datos en la nube son:

1. Escalabilidad. Las empresas pueden ajustar sus recursos de almacenamiento y procesamiento de datos en la nube según sus necesidades, permitiéndoles una expansión o reducción eficiente en cualquier momento y sin necesidad de hacer una planificación de la capacidad física a largo plazo.

2. Reducción de costes. Las empresas sólo pagan por el almacenamiento y los servicios de procesamiento que realmente utilizan.

3. Acceso y colaboración mejorados desde cualquier lugar, en cualquier momento, siempre que haya una conexión a Internet. Ideal para entornos de trabajo remotos y la colaboración entre equipos y departamentos. 

4. Acceso a tecnologías avanzadas de análisis de datos y machine learning que nos permiten realizar análisis predictivos y prescriptivos, y desarrollar aplicaciones inteligentes directamente en la nube.

5. Mecanismos de recuperación ante desastres y copias de seguridad automáticas garantizan que los datos empresariales siempre estén seguros y sean recuperables en caso de incidentes de cualquier tipo.

6. Seguridad. Los proveedores de servicios en la nube han invertido significativamente en medidas de seguridad avanzadas, incluyendo encriptación, autenticación y seguridad física de los centros de datos, lo que da a las empresas una tranquilidad extra muy bien acogida.

La importancia de la seguridad y la privacidad de la información almacenada

Numerosos  proveedores de servicios de almacenamiento de datos en la nube ofrecen configuraciones y servicios que ayudan a las empresas a cumplir con regulaciones de privacidad y protección de datos, como el GDPR en Europa. Pero la protección de datos no es sólo una cuestión de cumplimiento normativo; es un imperativo estratégico que afecta a la confianza del cliente, a la reputación de la marca y, en consecuencia, al éxito del negocio.

Apuntamos algunos  elementos que no se pueden pasar por alto respecto a la seguridad y privacidad en el almacenamiento de datos en las empresas:

• Protección contra amenazas cibernéticas. El almacenamiento de datos enfrenta amenazas de seguridad desde múltiples frentes, como ataques de malware, ransomware, phishing y violaciones de datos. Es necesario, por tanto, implementar medidas de seguridad robustas, como la encriptación de datos en reposo y en tránsito, autenticación multifactor y el monitoreo de seguridad proactivo.

• Gestión de accesos. Una gestión correcta implica el uso de políticas de control de acceso basadas en roles, la autenticación de usuarios y el seguimiento y auditoría regulares de los accesos a los datos.

• Cifrado de datos. Asegura que, incluso en el caso de una brecha de seguridad, los datos comprometidos permanezcan inaccesibles para los atacantes. De hecho, el cifrado debe ser una práctica estándar en la estrategia de seguridad del almacenamiento de datos de cualquier empresa.

Pero la seguridad y la privacidad de la información también dependen en gran medida del factor humano. Por ello,  la educación y la concienciación continua de los empleados es necesaria para fortalecer la postura de seguridad de una empresa. Al igual que las evaluaciones regulares de riesgo, que nos ayudarán a identificar y mitigar posibles vulnerabilidades en los sistemas de almacenamiento de datos. 

Lecciones aprendidas y conclusiones

Ahora que sabemos qué es el almacenamiento de datos y cuál es su funcionamiento, es necesario reflexionar sobre algunas de las lecciones más importantes y las conclusiones derivadas de la evolución del almacenamiento de datos en las empresas.

Acerca de las lecciones aprendidas:

1. La flexibilidad es clave. La transición hacia soluciones de almacenamiento de datos en la nube ha demostrado la importancia de la flexibilidad en el manejo de datos. 

2. La seguridad y la privacidad no son opcionales en un mundo donde las violaciones de datos pueden tener consecuencias devastadoras. Las organizaciones deben priorizar la protección de la información como un componente crítico de su infraestructura de TI.

3. Datos como activos estratégicos. Los datos deben ser vistos y tratados como activos estratégicos valiosos que pueden hacer crecer a cualquier organización.

4. Importancia de la gobernanza de datos con políticas claras sobre la recopilación, el almacenamiento, el acceso y la eliminación, para garantizar que se manejan de manera ética y en conformidad con las regulaciones aplicables.

5. La necesidad de cultura y capacitación para aprovechar al máximo las soluciones de almacenamiento de datos.

La digitalización es inevitable, así que la transformación digital, incluido el almacenamiento de datos avanzado, no es una opción actualmente, sino una necesidad para las empresas. Pero, además, el campo del almacenamiento de datos está en constante evolución, por lo que la importancia de adoptar nuevas tecnologías de forma recurrente también está a la orden del día. 
Porque más allá del almacenamiento de datos, la prioridad debe estar en saber cómo se pueden utilizar esos datos para generar valor. Y para ello, además de tecnología, es necesario formar personas y crear procesos orientados a maximizar el potencial de los datos como hacemos en EAE Business School Madrid. La colaboración y el acceso abierto del almacenamiento de datos puede además facilitar el acceso seguro y fomentar la colaboración entre equipos, al tiempo que se mantiene un compromiso firme con la seguridad, la privacidad y el uso ético de los datos.