Estos son los 5 motivos por los que debes digitalizar tu gestión de cuentas por pagar

En el contexto actual, el método manual para la gestión de cuentas por pagar ha quedado obsoleto. ¿Todavía estás dudando si te conviene digitalizar el proceso? Te damos 5 motivos fundamentales que no dejarán margen a tus dudas.

El día a día de un director de finanzas no es tarea fácil. Controlar los gastos y las facturas ocupan parte del tiempo en la cotidianidad financiera habitual de una empresa. A las horas de trabajo, hay que añadir un esfuerzo ingente para llevar un control total de los procesos de facturación, las órdenes de compra, la información y el estado de las facturas, los tipos de gastos corporativos, etc. ¿Cómo puedes lograr un seguimiento exhaustivo de tu gestión de cuentas por pagar?

Te damos los cinco motivos por los que debes digitalizar tu gestión de cuentas por pagar:

1. Porque optimizas recursos

¿Cuántas veces has perdido una factura? No la encuentras y cada mes vuelves a la misma tortura mental. ¿Dónde la habré puesto? La digitalización de tu gestión de cuentas por pagar es la solución al descontrol de todas tus facturas corporativas. Ya no tendrás todo un equipo de administración y finanzas buscando el documento, podrá centrarse en otras tareas de mayor interés y prioridad.

2. Por la automatización de procesos

Si tienes clara la normativa interna de aprobación de facturas, solo tendrás que incorporarla en un motor de reglas automático y direccionar las aprobaciones. Con la automatización del proceso de gestión de facturas, las aprobarás y las rechazarás rápidamente y con agilidad, además de garantizar que cumplen la política de pagos de la empresa y que están revisadas correctamente. Eso sí, el sistema automatizado no se olvidará de pasar los flujos de procesos de facturación por tantas aprobaciones como lo requieran. 

3. Por la precisión en el proceso de compra

Planificar tus gastos con detalle es más fácil con un sistema automatizado del proceso de facturación. El proceso de compra es más preciso y podrás pagar a tus proveedores siempre a tiempo. Con la digitalización del proceso puedes crear solicitudes de compra y enviarlas para aprobarlas y convertirlas en órdenes de compra preparadas para los proveedores.

4. Porque ofrece una visibilidad completa del proceso

En una sola pantalla, podrás visualizar todo el proceso de facturación, el estado de cada factura, los gastos, los volúmenes y ciclos de tiempo, con una infinidad de datos que te permitirán llevar a cabo un seguimiento específico de cada tarea y proporcionar información a tus empleados basada en la analítica, una herramienta que les capacitará para tomar decisiones y negociar las condiciones más óptimas con los proveedores. Asimismo, podrás obtener una integración con los sistemas contables de la empresa, elaborar reportes a medida, según las necesidades de cada momento o del objeto de un estudio determinado.

5. Por el ahorro de tiempo

Según los últimos estudios, se ha comprobado que en la actualidad las empresas tardan unos 8 días de media en procesar una factura, frente a solo 3 días si tuvieran un sistema automatizado del proceso de gestión de cuentas por pagar. La diferencia es notable para desaprovechar esta gran ventaja, ¿verdad?