¿Qué es y en qué consiste el aprovisionamiento?

Aprovisionamiento en una Empresa

El aprovisionamiento en una empresa ha sido una parte transaccional vital en la realización de negocios casi desde que existe el comercio. Aunque los días en que se rastreaban las compras en papel quedaron atrás, el proceso de seleccionar y comprar cuidadosamente los bienes y servicios necesarios para las operaciones comerciales diarias sigue siendo tan importante como siempre.

En este contexto, los Másteres en el Área de Supply Chain Management de EAE Business School Madrid se presentan como programas académicos especializados que pueden mejorar las habilidades y el conocimiento necesarios para resolver los desafíos actuales de la cadena de suministro de cualquier empresa. Específicamente el Máster en Supply Chain Management & Logistics aporta una visión estratégica de la Dirección del Área de Operaciones y la gestión integral de la Cadena de Suministro.

¿Qué es el Aprovisionamiento?

El aprovisionamiento que es una gama de actividades involucradas en la obtención de bienes o servicios tiene un objetivo principal, obtener suministros a precios competitivos que ofrezcan el mayor valor de negocio.

Sin embargo, no todas las empresas definen los aprovisionamientos de la misma manera. Muchas empresas consideran que el aprovisionamiento abarca todas las etapas, desde la recopilación de requisitos comerciales y la contratación de proveedores hasta el seguimiento de la recepción de bienes y la actualización de las condiciones de pago. Otras sin embargo definen las adquisiciones como una gama más limitada de actividades, como emitir órdenes de compra y realizar pagos.

Importancia del Aprovisionamiento de una Empresa

Las tareas de aprovisionamiento son además un paso importante para comprender el funcionamiento de las cadenas de suministro o supply chain, porque ayudan a una empresa a encontrar proveedores que puedan ofrecer productos y servicios a tarifas competitivas.

Por ejemplo, si una empresa necesita un nuevo proveedor para brindar un servicio continuo durante un período de tiempo indefinido, el proceso de aprovisionamiento ayudará a la empresa a elegir el proveedor que mejor cumpla con todos los requisitos de la empresa a un precio razonable. Esto permite a la empresa evitar perder tiempo, dinero y recursos valiosos tratando con un proveedor inadecuado.

Minimizar los costos es un aspecto importante para mejorar los procesos de aprovisionamiento. Pero también es vital identificar proveedores que brinden la calidad de bienes y servicios que la empresa necesita y que tengan un buen historial de capacidad de entrega. Al permitir que la organización obtenga de manera confiable los suministros que necesita al menor costo, las adquisiciones pueden impactar directamente en el resultado final del negocio

Objetivos del Aprovisionamiento 

Las labores de aprovisionamiento van más allá de la simple compra de productos. Tiene objetivos esenciales que garantizan que las empresas funcionen de manera eficiente y eficaz.

1. Obtener las mejores ofertas. Al comprender lo que necesitan las empresas, el aprovisionamiento que es una gran ayuda, puede conducirlos a obtener mejores precios para bienes y servicios. Esto puede ser importante cuando hay recursos limitados o cuando una empresa enfrenta una dura competencia.
2. Saber qué se debe comprar. Realizar un seguimiento de las compras a lo largo del tiempo ayuda a las empresas a identificar tendencias y patrones que pueden indicar que necesitan comprar algo nuevo o ampliar su línea de productos actual.
3. Acelerar los procesos de compra. Al trabajar con los proveedores con anticipación, el departamento de aprovisionamiento puede agilizar el proceso de compra garantizando que toda la documentación necesaria se complete con anticipación, ahorrando tiempo y molestias más adelante.
4. Reducción de costes. Comprar artículos al por mayor o mediante contratos negociados reduce los costes generales para la empresa. Esto puede resultar útil cuando existe una gran restricción presupuestaria o cuando se deben cumplir requisitos costosos.

Tipos de Aprovisionamiento

Existen varias formas de clasificar el aprovisionamiento de una empresa.

• El aprovisionamiento directo. Se refiere a la obtención de todo lo necesario para producir un producto final. Para una empresa manufacturera, esto incluye materias primas y componentes. Para un minorista, podrá ser cualquier artículo comprado a un mayorista para revenderlo posteriormente a los clientes.

• Aprovisionamiento indirecto. Generalmente implica compras de artículos que son esenciales para las operaciones diarias pero que no contribuyen directamente a los resultados de la empresa. Esto puede incluir cualquier cosa, desde suministros y muebles de oficina, mantenimiento de equipos hasta campañas publicitarias o servicios de consultoría.

Por otro lado, se puede distinguir entre aprovisionamiento de bienes y/o servicios, donde en ambos casos se puede realizar tanto de forma directa como indirecta.

La adquisición de bienes se refiere en gran medida a la adquisición de artículos físicos, pero también puede incluir artículos como suscripciones de software. Mientra que la contratación de servicios se centra en la contratación de servicios basados ​​en las personas. Dependiendo de la empresa, esto puede incluir profesionales externos, mano de obra eventual o servicios de seguridad.

La Cadena de Aprovisionamiento

La cadena de suministro o cadena de aprovisionamiento es un componente crítico de cualquier negocio exitoso. Implica coordinar y optimizar procesos, recursos y estrategias que puedan garantizar un flujo y entrega eficiente de bienes o servicios del proveedor al cliente.

Componentes de la Cadena de Aprovisionamiento

1. Planificación. El equipo de aprovisionamiento de una empresa debe decidir si producir productos terminados o comprar materias primas de otras fuentes. Otras consideraciones incluyen calidad, velocidad y disponibilidad.

1. Abastecimiento. El siguiente paso consiste en seleccionar el proveedor perfecto que ofrezca un precio excelente, que pueda entregar el volumen requerido con prontitud y que sea confiable es clave para el éxito del abastecimiento empresarial.

1. Inventario. Tener varios proveedores es clave para mantener un inventario estable. Así, si un proveedor tiene un problema con su envío, podemos recurrir fácilmente al proveedor B para mantener nuestros niveles de existencias.

1. Producción y transporte. Esto incluye el almacenamiento en almacenes y cómo se transportarán los productos desde esos lugares a las tiendas.

1. Política de devoluciones. Debido a que la satisfacción del cliente es una de nuestras principales prioridades, es necesario contar con un protocolo claro para los procesos de devolución.

Gestión de la Cadena de Aprovisionamiento (SCM)

Una buena gestión de la cadena de suministros (SCM), o cadena de aprovisionamiento, se ha convertido en esencial para las empresas que desean seguir siendo competitivas en el mercado global actual.

Implica la optimización para hacerlas lo más eficientes posibles, ya que cuando se hace bien, la gestión de la cadena de suministro puede acelerar la entrega y el suministro de bienes al mismo tiempo que reduce los costos. Se basa en el principio de que cada producto depende de varias organizaciones en su cadena de suministro, y la ambición es que cada organización, y sus estructuras internas, operen con la máxima eficiencia.

Estrategias Efectivas de Aprovisionamiento

La gestión de la cadena de aprovisionamiento no puede realizarse sin un plan detallado. Este plan debe examinar la demanda del mercado y las tendencias actuales de la oferta. Otros aspectos que debe tomarse en consideración incluyen las horas de trabajo involucradas, el cálculo de costos, la viabilidad de tus métodos de producción y cuál será el beneficio esperado.

Ejemplos de Aprovisionamiento en una Empresa

Imagina una empresa agrícola que se especializa en la producción de frutas y verduras frescas. Su estrategia de cadena de aprovisionamiento está enfocada en la calidad de sus productos. Para ello, la empresa trabaja directamente con agricultores locales que le aseguran un suministro constante de productos frescos.

Además Implementa tecnologías agrícolas avanzadas para optimizar los rendimientos en el manipulado y reduce los tiempos de cosecha. Y utiliza sistemas de gestión de inventario para monitorear la frescura de los productos y minimizar los desperdicios. Después se asegura de que la distribución se realice a través de una red logística eficiente, priorizando la entrega rápida a los minoristas y supermercados. La empresa también utiliza el análisis de datos para prever la demanda del mercado y ajustar la producción en consecuencia.

La sostenibilidad es fundamental en esta estrategia dado que la empresa trabaja en el sector alimentario, por lo que adoptan prácticas agrícolas respetuosas con el medio ambiente y minimizan el uso de productos químicos, asegurando la adaptabilidad a las tendencias del mercado y las preferencias del consumidor.

Tendencias Emergentes en el Aprovisionamiento

El panorama empresarial moderno depende en gran medida de las cadenas de aprovisionamiento, que requieren atención y optimización constantes para mantener las operaciones funcionando sin problemas. Para adaptarse eficazmente a las cambiantes demandas de los consumidores, es importante que las empresas se mantengan informadas sobre las tendencias de la cadena de suministro y las últimas estadísticas que remarcan la importancia de:

• Un aprovisionamiento más ecológico.
• Cambios en los métodos de fabricación debido a los altos costes de electricidad.
• Mayores inversiones en tecnología.
• Soluciones de logística más flexibles.
• Búsqueda constante de profesionales que optimicen los procesos.

Conclusión 

El aprovisionamiento en una empresa abarca desde la obtención de materias primas hasta la entrega de productos al cliente. Por lo que la eficacia en este proceso impacta directamente en la competitividad y rentabilidad de la empresa. Una gestión adecuada de la cadena de suministro, con estrategias enfocadas en la eficiencia, la calidad, la sostenibilidad y la adaptabilidad a las tendencias del mercado, se hace cada vez más necesaria, lo que incluye la búsqueda de nuevos profesionales competentes.

Estudiar un programa como el Máster en Supply Chain Management & Logistics así como otros Programas académicos especializados del Área de Supply Chain Management de EAE Business School Madrid, ofrecen la capacitación necesaria para afrontar las tendencias emergentes, como el enfoque ecológico, cambios en métodos de fabricación, y las inversiones en tecnología que subrayan la continua evolución y relevancia del aprovisionamiento en el entorno empresarial moderno.