Protocolo en eventos: qué tener en cuenta para una organización impecable

En EAE Business School Madrid entendemos la importancia de una organización impecable en cualquier evento, ya sea corporativo, social o académico. De esta forma, el protocolo en eventos es una herramienta estratégica que garantiza el éxito y la buena imagen de la organización. 

En un sector donde cada detalle cuenta y la experiencia del asistente es clave, contar con una formación sólida en protocolo y organización de eventos se ha convertido en un factor diferencial para los profesionales que aspiran a desarrollar su carrera con éxito.

¿Qué es el protocolo en eventos y por qué es importante?

El protocolo en eventos es el conjunto de normas y costumbres que guían la organización y el desarrollo de cualquier acto. Abarca desde la planificación hasta la evaluación final, asegurando que cada fase se ejecute con precisión y coherencia.

Su aplicación facilita mantener el orden y la armonía, reforzar credibilidad y garantizar una comunicación fluida entre todos los participantes. 

Además, contribuye a crear una experiencia positiva para los asistentes y a cumplir con las expectativas del público objetivo.

En definitiva, controlar el protocolo y la organización de eventos es una inversión en la reputación y el éxito de la organización.

Fases de un evento: planificación, ejecución y evaluación

La organización de un evento se divide en tres fases principales: planificación, ejecución y evaluación. 

Cada una de estas fases requiere una atención especial y una gestión precisa para asegurar resultados óptimos en el evento.

Antes del evento: diseño, objetivos y planificación protocolaria

Esta es la fase inicial y fundamental. Aquí se define el concepto del evento, se establecen los objetivos, se identifica el público objetivo y se elabora un plan detallado que incluye:

• Diseño del evento: definir el tipo de evento, el tema, el formato y las actividades.
• Establecimiento de objetivos: determinar qué se espera lograr con el evento (promoción, networking, recaudación de fondos, etc.).
• Planificación protocolaria: diseñar el programa, establecer el orden de precedencia, definir los roles y responsabilidades, y coordinar la logística.
• Presupuesto: establecer un presupuesto detallado y realista.
• Marketing y comunicación: diseñar una estrategia de marketing y comunicación para promocionar el evento y atraer a los asistentes.
• Selección del lugar: elegir un lugar adecuado para el evento, teniendo en cuenta el tamaño, la ubicación, las instalaciones y el ambiente.
• Gestión de proveedores: seleccionar y contratar a los proveedores necesarios (catering, sonido, iluminación, seguridad, etc.).

Durante el evento: coordinación, atención y gestión del protocolo

En esta fase, el plan se pone en marcha. Resulta imprescindible contar con un equipo bien alineado que se encargue de:

• Coordinación general: supervisar que todo se desarrolle según lo previsto y solucionar cualquier problema que pueda surgir.
• Atención a los asistentes: recibir, orientar y atender a los invitados, asegurando que se sientan cómodos y bien atendidos.
• Gestión del protocolo: aplicar las normas de protocolo establecidas, supervisar el orden de precedencia, intervenciones y garantizar el cumplimiento de la etiqueta.
• Comunicación: mantener informados a los asistentes sobre el desarrollo del evento y cualquier cambio que pueda surgir.
• Logística: supervisar el correcto funcionamiento de la logística (catering, sonido, iluminación, seguridad, etc.).

Una gestión eficiente durante esta fase es fundamental para lograr una ejecución impecable del evento y la satisfacción de los asistentes.

Después del evento: cierre y análisis de resultados

La fase final es tan importante como las anteriores. 

Incluye:

• Cierre del evento: agradecer a los asistentes por su participación y despedirlos de manera cordial.
• Recopilación de feedback: obtener opiniones de los asistentes para identificar áreas de mejora.
• Análisis de resultados: evaluar si se alcanzaron los objetivos establecidos y analizar el retorno de la inversión.
• Informe final: elaborar un informe detallado con los resultados del evento, las lecciones aprendidas y las recomendaciones para futuros eventos.
• Seguimiento: mantener el contacto con los asistentes y los patrocinadores después del evento.

Profesionales del protocolo y la organización de eventos

El sector de la organización de eventos requiere profesionales con una amplia gama de habilidades y conocimientos. 

Algunos de los perfiles más demandados son:

• Director de eventos: responsable de todas las fases del evento.
• Coordinador de eventos: encargado de supervisar las diferentes áreas y equipos involucrados en el evento.
• Especialista en protocolo: experto en normas de protocolo y etiqueta, encargado de garantizar el cumplimiento de las mismas.
• Responsable de comunicación: encargado de la estrategia de comunicación y marketing del evento.
• Gestor de patrocinios: responsable de la búsqueda y gestión de patrocinadores.

Estos profesionales deben poseer habilidades de liderazgo, comunicación, organización, negociación y resolución de problemas.

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Ejemplo de protocolo de un evento real

Vamos a analizar un ejemplo de protocolo de un evento, tomando como referencia una entrega de premios. 

En este tipo de evento, el protocolo define:

• Orden de precedencia: quiénes se sentarán en la mesa principal y en qué orden.
• Orden de intervenciones: quiénes hablarán y en qué momento.
• Etiqueta: código de vestimenta para los asistentes.
• Guiones: discursos de los presentadores y los premiados.
• Logística: distribución de los asientos, catering, seguridad, etc.

Un ejemplo de protocolo de un evento bien gestionado garantiza que la ceremonia se desarrolle sin contratiempos y que todos los asistentes se sientan valorados.

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