Las mejores técnicas de negociación

¿Cuál es la clave para cerrar un trato comercial exitoso? La respuesta puede parecer simple, pero la realidad es que las técnicas de negociación son un arte muy complejo. Esto explicaría por qué algunos consiguen siempre lo que quieren. El secreto reside en conocer cuáles son las técnicas de negociación específicas que, además de facilitar acuerdos, también construyen relaciones duraderas. 

Sigue leyendo para descubrir cuáles son las mejores técnicas de venta y negociación, y cómo las estrategias aprendidas en el Máster en Dirección Comercial y Ventas Part Time de EAE Madrid pueden aplicarse para optimizar las negociaciones en el ámbito de la logística y la cadena de suministro. 

Preparación y planificación de una negociación exitosa

Lo primero que requiere una negociación exitosa es una preparación y planificación correctas. Antes de comenzar a negociar, debemos tener una comprensión completa del entorno y todas las variables involucradas. Cometer un error en este aspecto puede ser fatal y resultar en oportunidades perdidas y resultados desfavorables. 

1. Investigación previa

Durante la etapa de la investigación previa en la preparación de cualquier negociación, se debe reunir y examinar toda la información pertinente acerca de la otra parte, del mercado y del entorno de la negociación. Si conocemos a fondo a nuestro interlocutor partiremos en la negociación con una ventaja importante. Por ejemplo, conocer su historial de negociaciones anteriores, su situación financiera actual y sus principales intereses, nos ayudará a anticiparnos a sus movimientos y prepararnos en consecuencia.

También es necesario investigar el mercado y las condiciones externas que puedan afectar la negociación, como las tendencias del mercado, las leyes aplicables y otros factores externos que nos proporcionan un contexto adecuado para evaluar las propuestas de la otra parte. 

2. Definición de objetivos y límites

Una vez hayamos recopilado la información necesaria, el siguiente paso será determinar nuestros objetivos en la negociación y hasta dónde estamos dispuestos a hacer concesiones. 

Con la definición de nuestros objetivos podremos disponer de una guía clara que nos ayudará a mantenernos centrados durante las discusiones. E igualmente importante es establecer nuestros límites (también conocidos como «puntos de ruptura»). Es decir, los términos y condiciones mínimos que estamos dispuestos a aceptar. Conocer nuestros límites nos permitirá negociar con mayor confianza y evitar aceptar acuerdos desfavorables.Y también es útil para ayudarnos a identificar cuándo es mejor retirarse de una negociación que no cumplirá con nuestras expectativas.

3. Identificación de intereses del interlocutor

La identificación de los intereses de la otra parte negociadora nos permite entender cuáles son sus necesidades y deseos explícitos, y descubrir sus motivaciones subyacentes. Es probable que los intereses reales de una parte pueden no ser evidentes a primera vista. Por ejemplo, una empresa puede parecer interesada únicamente en el precio, pero sus intereses podrían incluir también la calidad del producto, los plazos de entrega o las condiciones de pago.

Para identificar estos intereses, es útil hacer preguntas abiertas y escuchar atentamente las respuestas. Si utilizamos correctamente la empatía y la capacidad de ponerse en el lugar del otro podremos descubrir información muy valiosa. Y esta información nos permitirá adaptar las técnicas de negociación y propuestas para que sean más atractivas para la otra parte.

Comunicación efectiva

Una vez hemos planificado y preparado nuestra estrategia, es el momento de utilizar una comunicación efectiva, donde es necesario saber qué decir, pero también cómo decirlo y en qué momento. Una buena comunicación como técnica de negociación exitosa, abarca desde la escucha activa, hasta el uso estratégico del lenguaje corporal.

• Escucha activa No se trata únicamente de oír las palabras del otro, sino de entender realmente su mensaje. La escucha activa implica prestar atención, mostrar empatía y responder de manera adecuada. 
• Claridad y concisión Expresar nuestros puntos de manera clara y directa nos ayudará a evitar malentendidos y permitirá que el mensaje se reciba correctamente. Dependiendo de cada situación, puede ser muy útil usar un lenguaje sencillo y evitar la jerga técnica innecesaria, de manera que se facilite la comprensión y que la otra parte esté más abierta a nuestra propuesta. 
• Uso del lenguaje corporal Los gestos, las expresiones faciales y la postura tienen la capacidad de transmitir mensajes muy poderosos que complementan o contradicen nuestras palabras. Mirar directamente a los ojos es una señal que denota confianza y sinceridad, pero mantener cruzados los brazos se puede interpretar como una postura defensiva o cerrada al trato.
• Hacer preguntas estratégicas Las preguntas abiertas, que permiten una respuesta más amplia de sí o no, del tipo «¿cómo podría esta propuesta satisfacer mejor sus necesidades?» o «¿qué aspectos son más importantes para usted en este acuerdo?» pueden revelarnos detalles que podemos aprovechar para modificar nuestra estrategia.

Pero si hay algo que debemos tener en cuenta, es que la negociación a menudo genera emociones intensas. Mantener la calma y ser profesional nos ayudará a manejar nuestras propias emociones, y a responder adecuadamente a las de la otra parte. Incluso en situaciones de tensión, puede ayudarnos a desescalar conflictos y mantener la concentración en los objetivos de la negociación.

Estrategias de persuasión

La persuasión, dentro de las técnicas de negociación, nos capacita para influir en las decisiones y comportamientos de la otra parte de forma ética. De hecho, existen varias estrategias de persuasión que, cuando se aplican correctamente, pueden cambiar drásticamente el curso de cualquier negociación.

1. Construcción de credibilidad: Sin credibilidad, es poco probable que la otra parte confíe en tus argumentos o propuestas. Pero para construir credibilidad es necesario poder demostrar competencia, honestidad, mostrar un historial de éxito del que podamos proporcionar pruebas y testimonios, y ser siempre transparentes en nuestras intenciones.
2. Apelación a las emociones: Para ser efectivas, las estrategias de persuasión deben estar fundamentadas en argumentos racionales, pero también tocar las emociones de la otra parte. Puedes contar historias impactantes, utilizar un lenguaje emotivo y mostrar empatía, para conectar emocionalmente y lograr persuadir de una  manera más profunda.
3. Reciprocidad:  La reciprocidad, como herramienta de persuasión está basada en la idea de que las personas tienden naturalmente a devolver favores. Entonces, en una negociación, ofrecer algo valioso sin esperar nada inmediato a cambio puede crear una obligación implícita de reciprocidad en la otra parte. Puede tratarse incluso de una concesión menor, como datos útiles o una oferta exclusiva.
4. Escasez: La escasez se basa en el principio de que las oportunidades parecen más valiosas cuando su disponibilidad es limitada. Se trata de crear una percepción de escasez que logre motivar a la otra parte de la negociación a actuar con mayor rapidez y decisión. Algunos ejemplos habituales de este tipo de técnicas de negociación pueden incluir ofertas por tiempo limitado, productos exclusivos o cupos limitados.

El uso correcto de todas estas técnicas de negociación persuasivas tienen la capacidad de mejorar nuestras capacidades y habilidades comerciales, contribuyendo activamente a la creación de acuerdos más favorables y relaciones más fuertes y consolidadas.

Técnicas de concesión y compromiso

Respecto a las técnicas de negociación en este área, existen algunas estrategias que es importante conocer cómo y cuándo las debemos emplear para potenciar los resultados.

• Concesiones planificadas En lugar de ceder impulsivamente, es importante planificar qué concesiones estamos dispuestos a hacer y en qué momentos estamos dispuestos a hacerlas. Esta es la mejor manera de mantener el control de la negociación en todo momento, y evitar que las concesiones hechas no sean demasiado costosas para nuestra posición. 
• Contingencias Las contingencias son cláusulas o condiciones específicas que se incluyen en un acuerdo para manejar incertidumbres o riesgos futuros. Es decir, permiten a las partes ajustar el contrato si ciertos eventos ocurren o no ocurren. Pueden ser contingencias de desempeño, financieras, de tiempo, e incluso contingencias legales y regulatorias. Todas ellas son una buena estrategia para facilitar la aceptación de un acuerdo, ya que ofrecen a la otra parte la sensación de reducción de riesgo, seguridad y flexibilidad necesarias.
• Compromisos graduales El compromiso gradual implica obtener pequeños acuerdos incrementales, que eventualmente nos llevarán a un compromiso mayor. La técnica está basada en la idea de que es más fácil conseguir que alguien acepte varios compromisos pequeños, a que acepte uno grande de una sola vez.

Y nunca está de más el ofrecer alternativas. Esto es, en lugar de presentar una única opción, se ofrecen varias alternativas diferentes que sean aceptables para nosotros y facilitadoras del cierre del trato. De esta forma daremos la impresión de flexibilidad que puede hacer creer a la otra parte sentirse más en control del resultado.

Manejo de conflictos y objeciones

Los conflictos y las objeciones son inevitables en cualquier negociación. Y es normal, ya que cada parte tiene sus propios intereses y prioridades. No obstante, saber cómo gestionarlos nos permitirá alcanzar un acuerdo satisfactorio para todas las partes.

Una de las primeras estrategias en el manejo de conflictos es la identificación temprana de posibles puntos de fricción dónde podrían surgir desacuerdos, y preparar respuestas y soluciones antes de que se conviertan en problemas mayores. Y cuando un conflicto ya comienza a escalar, entonces se impone la utilización de técnicas de desescalada para mantener la negociación en un terreno constructivo. Para ello, es necesario mantener un ambiente de respeto mutuo y cooperación, incluso cuando las discusiones se vuelvan más intensas.

Por poner un ejemplo, el “reframing”, o reformulación, consiste en cambiar la forma en que se presenta un problema o una objeción para que parezca menos amenazante y más manejable. Otra técnica es la de «preguntas espejo», donde reformulamos la objeción como una pregunta para explorar más a fondo las preocupaciones. Por ejemplo, ante una objeción de precio, podrías preguntar: «¿Puede ayudarme a entender qué aspecto del coste le preocupa más?». 

Si nos centramos en los intereses comunes, en lugar de las posiciones individuales, es seguro que encontraremos puntos de acuerdo que ambas partes valoren para construir la negociación sobre ellos. De hecho, el manejo de conflictos y objeciones también nos puede ayudar a cerrar la negociación de manera positiva. 

Cierre de la negociación

Después de haber explorado opciones, hecho concesiones y gestionado objeciones, llega el momento de concretar el acuerdo y proceder al cierre de la negociación. Y una de las técnicas de negociación más efectivas para un cierre es la del resumen, que consiste en recapitular los puntos acordados durante la negociación y presentar el acuerdo en conjunto. 

El uso de un ultimátum suave nos otorgará el poder de establecer una última oferta de manera firme pero amigable, dejando claro que es el mejor acuerdo posible. Utiliza lo que has aprendido y proporciona varias alternativas que sean aceptables para ti. Por ejemplo, podrías ofrecer distintas opciones de pago o diferentes niveles de servicio.

Una vez que se ha alcanzado un acuerdo, es muy importante realizar formalmente la confirmación mediante la redacción y firma de un contrato, o simplemente un correo electrónico que detalle los términos acordados. 

Ahora bien, el cierre de la negociación no debe significar el final de la relación. Siempre es interesante mantener una buena relación con la otra parte que dé pie a futuras negociaciones. Y por supuesto, agradecer por su colaboración y reiterar los beneficios del acuerdo para fortalecer esta relación.

Tipos de negociación

La elección entre una negociación distributiva y una integrativa depende del contexto y los objetivos de las partes involucradas. La negociación distributiva es más apropiada cuando los recursos son limitados y las relaciones a largo plazo no son una prioridad. Y la negociación integrativa es preferible cuando se busca crear valor adicional y construir relaciones duraderas.

Negociación Distributiva vs. Integrativa

La negociación distributiva, también conocida como «suma cero» o «ganar-perder», se focaliza en la división de un recurso fijo, tal como al negociar el precio de un producto. Mientras que la negociación integrativa busca una solución «ganar-ganar», en la que ambas partes salgan beneficiadas.

Negociación Competitiva vs. Colaborativa

En la negociación competitiva cada parte intenta maximizar su propio beneficio, a menudo a expensas de la otra. Esto es común en situaciones donde las relaciones a largo plazo no son prioridad, y el objetivo principal es obtener la mayor ventaja posible. En contraste, la negociación colaborativa se basa en la cooperación y la búsqueda de soluciones que satisfagan a todas las partes involucradas, ideal cuando las relaciones a largo plazo son importantes y se valora la construcción de confianza y buena voluntad. 

Libros y cursos recomendados

Para aquellos interesados en profundizar en las técnicas de negociación, existen numerosos recursos educativos que pueden proporcionar un conocimiento más profundo y práctico sobre el tema. 

Libros recomendados:

1. “Getting to Yes. Llegar al sí: negociar un acuerdo sin ceder», por Roger Fisher, William Ury y Bruce Patton. 

Este libro es un clásico en el campo de la negociación y se centra en la negociación integrativa. Los autores presentan el método de negociación basado en principios, que se enfoca en intereses en lugar de posiciones, generando opciones para beneficio mutuo y utilizando criterios objetivos. 

2. “Nunca dividas la diferencia: Negociar como si la vida dependiera de ello», por Chris Voss. 

Chris Voss, un ex negociador del FBI, presenta técnicas de venta y negociación basadas en su experiencia en situaciones de alta presión. 

3. “El arte de negociar: Cómo improvisar acuerdos en un mundo caótico», por Michael Wheeler.

Wheeler propone una visión dinámica de la negociación, enfatizando la improvisación y la adaptación a situaciones cambiantes. Las técnicas de negociación descritas incluyen la preparación meticulosa y la capacidad de ajustar estrategias sobre la marcha.

Cursos recomendados: 

• Máster en Dirección Comercial y Ventas Part Time de EAE Business School Madrid. 

Este programa brinda un conocimiento profundo de las estrategias de negociación en la gestión de la cadena de suministro y la logística. Los estudiantes aprenden a negociar con proveedores, manejar contratos y optimizar procesos logísticos mediante técnicas de venta y negociación especializadas en el sector.