Story mapping para trabajar mejor en equipo

“Reunirse en equipo es el principio, mantenerse en equipo es el progreso y el trabajo en equipo asegura el éxito”. Esta cita del magnate Henry Ford (1863-1947), es una acertada reflexión que no pierde actualidad sobre el concepto de trabajo en equipo.

La capacidad de trabajar en equipo es una de las más valoradas por cualquier empresa. Pero no hay que confundir trabajar en grupo con trabajar en equipo. La capacidad que nos interesa implica trabajar coordinadamente para alcanzar un objetivo predeterminado, cada miembro del equipo debe aportar lo mejor de sí mismo y ser capaz de llegar a acuerdos con el resto.

Aunque son numerosas las ventajas personales y profesionales que se adquieren a través del trabajo en equipo, las podemos resumir en tres cualidades: aprendizaje, motivación y cohesión del grupo. Y se benefician de ellas tanto los propios trabajadores como las empresas que fomentan el trabajo en equipo.

Pero, ¿cómo mejorar el trabajo en equipo? No basta solo con fomentarlo internamente, sino también aportar las mejores técnicas o herramientas para que su realización sea más efectiva y provechosa para todos los que participan de él.

En este sentido, hoy queremos aplicar una técnica que facilita la organización, asignación de tareas, prioridad de las mismas y la evolución del trabajo sobre un timing preestablecido. Se trata del Story Mapping (o Visual Story Mapping).

Esta técnica ideada por Jeff Patton de Agile Product Design permite generar una vista general de todo un proyecto, lo que su autor denomina “Big Picture”. En principio, es un sistema creado para desarrollos de productos tecnológicos complejos, pero sus principios se pueden aprovechar perfectamente para mejorar la organización del trabajo en equipo. Y eso es lo que queremos trasladar a estas líneas.

El story mapping en realidad es un mapa visual que se estructura en dos dimensiones: tiempo y funcionalidades. Construirlo es muy fácil, podemos utilizar materiales de uso común, como una pizarra grande, rotuladores y post-its de colores. Y se crea siguiendo estos tres pasos:

1. Identificar las principales funcionalidades en las que podemos dividir nuestro proyecto de equipo y situarlas en un orden lógico secuencial.
2. Descomponer cada funcionalidad en diferentes tareas para cada miembro del grupo y, a su vez, ordenarlas secuencialmente.
3. Identificar las sub-tareas que deben ser desarrolladas, es importante tener en cuenta que cada una de ellas debe entregar valor.

Una vez esbozado el mapa, podemos identificar a la fila de grandes funcionalidades como la columna vertebral de nuestro proyecto (“The backbone”). Se organizan de izquierda a derecha, siguiendo la línea de tiempo.

La fila de actividades es identificada por Patton como «The Walking Skeleton», es decir las actividades básicas que ofrecen una funcionalidad a lo largo de todo nuestro proyecto. Cada columna es una actividad y las sub-tareas se estructuran verticalmente, priorizándolas de arriba abajo, siendo las de arriba las más necesarias. En el gráfico siguiente se puede ver mejor todo este proceso:

Aplicado en la organización del trabajo en equipo, el story mapping se convierte en una herramienta de comunicación física de todas las personas involucradas en el mismo proyecto. Por lo que es importante que trabajen en el mismo lugar. Por tanto, esta técnica no es adecuada para equipos que trabajen a distancia.

Para finalizar, tan solo nos queda enumerar las ventajas del uso de la técnica del story mapping en la dinámica del trabajo en equipo:

• Visualiza el flujo de trabajo de forma sencilla.
• Mejora la coordinación y la sincronía del equipo.
• Delimita claramente las tareas a realizar y el progreso del trabajo.
• Muestra resultados concretos de forma regular.
• Favorece la interacción y la mejora de procesos en el equipo.

¿Qué te parece esta técnica para trabajar en equipo? ¿Qué otras técnicas aplicas para mejorar el trabajo en equipo?

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Foto: hannanicklin para Flickr