Errores que no debes cometer como Project Manager

Habitualmente se habla mucho de las habilidades, las capacidades y los talentos que debe tener un Project Manager en el momento de ejercer su función. Todos hemos oído alguna vez la importancia de aspectos como el manejo de equipos de trabajo, la motivación, el liderazgo y la toma de decisiones, entre otros.

Sin embargo, pocas veces nos atrevemos a darle la vuelta a la moneda y analizar con detenimiento los errores más frecuentes en los que caen las personas que se dedican a este ejercicio, tanto si hablamos de un negocio como de un proyecto específico dentro de las lógica de una compañía más grande.

Aunque cada circunstancia es distinta y las necesidades de los proyectos varían según sea el caso, en el fondo las prácticas que debemos evitar como Project Manager son más o menos las mismas: fallos que nos distancian de nuestros objetivos y de los de aquellos que trabajan a nuestro lado. ¿Se te ocurre alguno en concreto?

 

Project Manager: decisiones erradas a evitar

La labor de un Project Manager, al igual que la de cualquier otro profesional, no está exenta de riesgos y de la probabilidad de que cometamos errores que nos impidan alcanzar los objetivos que nos hemos trazado al inicio de los proyectos.

Dichas errores, sin embargo, no sólo entorpecen o retrasan nuestras aspiraciones como jefes de proyectos, sino que también nos alejan de aquellos a quienes nos acompañan en el camino, es decir, nuestros colaboradores.

 

 

Todo pasa por encontrar un equilibrio y saber usar las herramientas que tenemos a nuestra disposición. Vemos algunas de las actitudes, comportamiento o decisiones que más perjudican a un Project Manager durante el ejercicio de su función:

1. Obstaculizar el trabajo de los equipos:

Una cosa es querer controlar todo lo que sucede en el seno de un proyecto y otra muy distinta obstaculizar los equipos de trabajo. Un buen Project Manager debe ser el referente de sus colaboradores, el ejemplo a seguir en los aspectos del día a día, pero eso no significa que se adquiera el rol de policía o vigilante. Ejemplos de ello vemos cuando el líder interrumpe continuamente las labores previstas, rechace una y otra vez el trabajo de sus dirigidos, se preocupa demasiado por las horas y los plazos y, peor todavía, critica abiertamente los resultados obtenidos. Este último es el peor de los casos, pues hacer que los miembros del equipo miren al líder como a un competidor y no como un baluarte.

2. Ocultar información relevante al proyecto o darla sesgadamente:

La comunicación medular de cualquier proyecto es una tarea que le corresponde al Project Manager, tanto en sus fases de concepción como en las de difusión. Cuando dicha información se oculta o sea usa sesgadamente, por ejemplo para favorecer a uno o a varios miembros de los equipos de trabajo, se ha abonado el terreno para la desconfianza. Los colaboradores dejarán de creer los mensajes del líder y los grupos tenderán a la desunión, especialmente por parte de los trabajadores que no han tenido acceso a la información. Se generará un clima de aislamiento, individualismo y será casi imposible delegar con éxito y eficacia.

3. Restar importancia al esfuerzo de los colaboradores:

Algunos directores de proyectos aún viven en la idea de que los miembros de sus equipos de trabajo son máquinas. De hecho, exigen de ellos el máximo esfuerzo y luego se niegan a reconocerlo; lo ignoran y dan prioridad a otros asuntos. ¡Qué gran error! El gran valor de cualquier proyecto son sus colaboradores, pues en ellos reside el conocimiento, la habilidad y el talento. Aparte, es habitual que cuando un objetivo no se cumple y se anuncian cambios en la metodología o la estrategia, se pase directamente de una acción a otra sin hacer un análisis previo de lo que ha pasado. Esto también es una muestra del desinterés que puede llegar a evidenciar un Project Manager cuando es incapaz de jerarquizar los aspectos más relevantes en los proyectos que lideran.

4. Ambigüedad en las decisiones:

Los proyectos no pueden ni deben echar a andar en medio de la incertidumbre. Quien está al frente del barco debe tener claras las ideas y los objetivos, aunque luego los caminos que se aborden no siempre sean los previstos. El buen Project Manager deberá evitar titubeos, una comunicación excesivamente conceptual o teórica, decisiones ambiguas, demasiadas versiones de un mismo hecho y falta de perspectiva y de visión. Todo esto hará que el proyecto se vuelva errático, confuso y sin un horizonte definido, provocando, además, que los miembros de los equipos de trabajo se desmotiven y pierdan el compromiso con sus tareas. Y no es eso lo que quieres para tu proyecto, ¿verdad?

5. Poca colaboración y cercanía con las acciones del proyecto:

Si existe un rasgo que define especialmente al Project Manager del siglo XXI frente a otros tipos de líderes de proyectos es su cercanía con las acciones que se están llevando a cabo. Su función es controlar, acompañar, asesorar, orientar, seguir y supervisar todas y cada una de las cosas que ocurren en el seno de los proyectos. El error, en este caso, consiste en aislarse en su burbuja de dirección hasta el punto de perder la perspectiva de lo que se está haciendo: no buscar momentos para hablar con los colaboradores, no estar al tanto de sus demandas o necesidades, no ofrecer retroalimentación periódica y, en últimas, no tener sentido de la situación y negarse a liderar el proyecto en el terreno propiamente dicho, delegándolo sin más en terceros.

 

Para terminar, quizá podríamos mencionar un último error que se repite con relativa frecuencia en el terreno de la gestión de proyectos: pensar que la parte técnica es lo de menos y esperar a que todo se haga por acción de las circunstancias.

La técnica, sea de la naturaleza que sea, es sólo un apoyo y el Project Manager debe aprender a gestionar su ritmo y su evolución.