Ventajas y desventajas del cronograma de Gantt

En la gestión de proyectos, son necesarios algunos recursos que ayuden a la planificación  de los diferentes procesos y permitan llevar un control y registro de las tareas y actividades que lo componen. Uno de estos recursos es el cronograma de Gantt.

El diagrama de Gantt es una eficaz herramienta para la gestión de proyectos, que permite ver, de manera gráfica, el cronograma de actividades que forman parte del programa, su duración y secuencia.

En él se muestra las etapas de las que se compone el programa diseñado y las actividades planificadas para desarrollarlo. Para ello, se señala el principio y final de cada una de estas fases por medio de diagramas de barras. De esta forma, se puede visualizar  fácilmente  el calendario global del proyecto.

Este instrumento se lleva utilizando desde principios del siglo veinte. No obstante, el método se ha popularizado  gracias a las nuevas tecnologías que ha  facilitado su aplicación. En la actualidad existen software diversos que permiten planificar las tareas, actualizarlas e introducir las modificaciones necesarias, de forma rápida y sencilla.

Pasos para elaborar el cronograma de Gantt

Este método favorece la planificación global de proyectos. Para elaborarlo, independientemente del tipo de software que se utilice, se deben seguir una serie de pasos necesarios, que facilitarán la elaboración de este tipo de cronogramas.

Estos pasos se pueden resumir en las siguientes acciones:

• Reflejar las etapas del proyecto.
• Determinar las tareas principales a desarrollar.
• Indicar la duración de cada tarea.
• Señalar la interdependencia entre actividades.
• Establecer la lista de prioridades.
• Distribuir los recursos necesarios.
• Asignar las tareas a cada persona o equipo de trabajo.

 Ventajas del cronograma de Gantt

Las principales ventajas que presenta este documento son las que te mostramos a continuación:

• Facilita visualizar de una sola vez el cronograma global del proyecto. Lo que resulta muy práctico para saber las fases y tareas que se llevarán a cabo, los tiempos previstos y la evolución de los mismos.
• Establece una serie de plazos realistas, que se ven reflejados en el cronograma. De hecho, el planteamiento de un diagrama de Gantt debe hacerse en base a fines totalmente alcanzables, porque si se hace sin haber reflexionado antes sobre la capacidad real que tenemos no servirá de nada. En este sentido, resulta muy útil para conseguir establer objetivos realistas.
• Facilita la consecución progresiva de objetivos. La elaboración del cronograma exige descomponer el proceso en diversas partes que se van estructurando en pequeñas unidades. De esta forma, se establecen las fases y se detallan las acciones necesarias para llevar a cabo el programa. El proyecto se descompone y organiza en pequeñas metas fáciles de alcanzar.
• Es una eficaz herramienta de comunicación. Este diagrama es un instrumento de comunicación eficaz, pues permite transmitir a las personas implicadas en el proyecto, todas las etapas de forma clara.

Todas estas ventajas ayudan a la empresa a focalizarse mejor y a tener la oportunidad de acceder a todos los recursos necesarios para que sus objetivos de negocio se puedan cumplir al máximo. Por tanto, el cronograma de Gantt resulta muy útil en casos en los que es necesario tener una visión global de un proyecto empresarial, con las fases que va a atravesar y los responsables de cada una de dichas fases.

 Inconvenientes del diagrama de Gantt

Planteadas las ventajas del cronograma de Gantt, ahora es momento de ser un poco críticos y exponerte al detalle los incovenientes que le vemos. Los puedes leer a continuación:

• Para determinados proyectos puede resultar insuficiente. En proyectos amplios y complejos puede resultar insuficiente pues sólo facilita las tareas generales y la duración de cada una de ellas, sin especificar nada más. Por eso, es necesario combinarlo con otras técnicas, como el CPM o el PERT, que completan la información ofrecida por el primero.
• En proyectos  complejos y dinámicos puede resultar demasiado difícil su elaboración. La reorganización del cronograma puede resultar una tarea complicada y costosa, especialmente cuando no se dispone de las herramientas adecuadas.
• Precisa de una evaluación y revisión continua. Los proyectos son dinámicos y cambiantes. Determinados imprevistos pueden modificar el cronograma entero, por lo que es necesario actualizarlo periódicamente, para que cumpla con su fin. Y mucho más hoy en día, con el gran auge de las start-ups, que necesitan herramientas de gestión que les permitan flexibilidad en todos los sentidos de la gestión empresarial.