Contabilidad: saca el máximo partido a las plantillas Excel

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Las plantillas de Excel que usamos en contabilidad son mundialmente famosas, no solo por su practicidad sino también por su facilidad para adaptarse a distintos tipos de necesidades en el plano empresarial. Seguro que alguna vez las has usado, ¿verdad?

Pues bien, si tu respuesta es sí, no deberías dejar de leer el siguiente post sobre cómo sacar el máximo provecho a esta herramienta de cálculo.

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¿Las plantillas de Excel son solo para la contabilidad?

Hay quien aún piensa que las plantillas de Excel están hechas exclusivamente para elaborar cálculos tablas con valores numéricos o cronogramas. ¡Qué gran error! Este programa ofrece la posibilidad de realizar documentos de diversa índole, incluidos aquellos que llevan gráficos, cuadros u otras herramientas visuales.

Sí, es cierto que se trata de un programa especialmente idóneo para disciplinas como la economía, la contaduría, la administración o la contabilidad. Sin embargo, ¿quiere decir eso que no puede ser usada por profesionales del diseño gráfico, las artes, la fotografía u otras similares? La respuesta es una sola: no, en absoluto.

La mejor prueba de ello es en que con cada nueva versión, Microsoft Office, que es la casa matriz de esta herramienta, incorpora cambios cuyo objetivo central es dinamizar, alimentar y acompañar los cálculos y las tablas numéricas.

 

Saca provecho a las plantillas de Excel y mejora tu contabilidad

Cualquier consejo para sacar mayor provecho de las plantillas Excel de cara a labores de contabilidad en tu negocio tiene que tener en cuenta tus necesidades. El uso que tú le das a esta herramienta no es el mismo que el que le dan otras empresas. Aun así, de forma genérica podemos resaltar unos cuantos para dinamizar tus hojas de cálculo:

  1. Aplica estilo y diseño a los valores:

Las nuevas versiones de plantillas Excel permiten que apliques diseños, colores y formas a las hojas de cálculo. De esta manera, los datos cobran mayor interés en el conjunto. El diseño variará en de acuerdo al tema y a la intención.

  1. Captura imágenes provenientes de páginas web:

Al igual que Word, Excel nos permite incorporar imágenes o fotos provenientes de páginas web. Para ello, basta con realizar una captura de pantalla, editarla, copiarla y pegarla en la hoja de cálculo. ¡Un gran recurso!

  1. Oculta los datos confidenciales:

Ahora bien, si lo que quieres es que los datos que has colocado en una hoja de cálculo no puedan ser vistos por terceras personas, la opción es sencilla: dale a Formato de Celdas, ve a la pestaña Número, Personalizado, Escribir y hacer click en el ícono OK. De esta manera tus datos quedarán ocultos, y solo podrán ser vistos en la opción de Previsualización, que está junto al botón de Función.

  1. Agrega información complementaria a los datos:

Las formas del primer punto no solo sirven para destacar datos. También nos valen para incluir información relacionada con los valores numéricos que hemos destacado. Por ejemplo, una cifra como 26% puede ir acompañada de un breve texto que explique se trata de la tasa de paro juvenil en un país.

 

El secreto para hacer más atractivas tus plantillas Excel en contabilidad pasa por el uso de recursos gráficos que resalten los datos, agreguen información complementaria y, en últimas, los hagan más atractivas a ojos de los usuarios y los lectores.

 

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